どうしても上手くできない、メンバーのアサインタイミング

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

わたしがプロコンサルとして参加しているiPM naviのコラムをご紹介します。

ITプロジェクトは、開発を進めるう上で、いくつかの開発プロセスを順番に進めていきます。 

各プロセスで必要なスキルが違うため、プロジェクトへ参加するメンバーの着任タイミングも違うものです。 

メンバーの着任タイミングを間違えることで、プロジェクトのスケジュールが遅延したり、品質が劣化、メンバーの疲弊といったリスクがあります。

PMであれは、しっかりと考慮しなければなりません。

こんにちは、プロコンサルのMASAです。

私が参加しているiPM naviで、ベテランPMの方から、

『メンバーをプロジェクトに着任するタイミングが悪く、いつも個数を超過している』との相談がありました。

そこで、私がベテランPMの方へ解答した内容を事例を含めて、コラムにまとめました。

今回の内容は、PMを初めてやる方でも、現場で活用できる内容となっています。

また、PM経験のある方も、ご自分の方法論と比較しながら読んでください。

1.要員計画を作る

プロジェクトは、要員計画に従って必要なタイミングでメンバーをアサインしていきます。

実は、これができることは理想とされています。

また、多くのプロジェクトマネージャーは、プロジェクトスキルを持ったメンバーであれば、計画通りにはサインすることで即座に戦力になると考えがちです。

しかし、現実的にはこのようなことは稀です。

アサインされたメンバーが、プロジェクトスキルにマッチしていて、lどんなに優秀であっても、プロジェクト成果物の内容や関連するシステムを理解するには、多少なりとも期間が必要です。

これをアップ期間と呼びます。

キャッチアップ期間を知らずに、メンバーをアサインすると品質コストスケジュールに悪影響が出ます。

それでは、キャッチアップ期間はどのくらい必要なのか？

一般的には、プロジェクトマネージャーの経験から期間を設定することが多いものです。

言い換えれば、プロジェクトマネージャーの裁量ということになり、プロジェクトマネージャーによって、ばらつきが出てしまいます。

ばらつきを極力抑えるようにキャッチアップ期間の目安を解説します。

2.キャッチアップ期間を決める

アサインタイミングとは何でしょうか？

メンバーをプロジェクトチームへいつ配属させるかということです。

しかし、即座に戦力になるのは難しいものです。

そのため、キャッチアップ期間が必要となります。

キャッチアップ期間を設定するには『キャッチアップ期間算出表』を使います。

キャッチアップ期間算出表は、メンバーが最初に担当する作業の条件と係数の組み合わせから、キャッチアップ期間を考慮したメンバーのアサインタイミングを決めることができます。

(1)メンバーが最初に担当する作業の条件を整理する

成果物が正確に作られていることを大前提として、これらが、該当するのかを識別します。

・先行タスクがある。

・業務またはシステムのインターフェースがある。

・担当作業がクリティカルパスの一部である。

(2)係数からキャッチアップ期間を算出する

係数は、経験年数によって、決まっていて、この係数を使ってキャッチアップ期間を算出します。

【 キャッチアップ期間の目安 】
担当する最初のWBS3階層目ワークパッケージの工数 × 係数 × 20

*係数の凡例（係数は目安） 0.1、0.2、、0.3、、0.4、0.5 アサインするメンバーの作業開始の日程に、キャッチアップ期間を加えることで、前倒しにプロジェクトチームへ参加することになります。

(3)事例

メンバーの高橋が担当する作業は、全ての条件が揃っていて6月1日から作業を開始することになっている。

最初に担当する作業の工数は、1人月である。

そのことから、10日間のキャッチアップ期間を設けることで5月22日にチームから参加することになる。

このように、プロジェクトへの参加日程を決めていきます。

また、組み合わせのパターンによって、プロジェクトマネージャーは、メンバーに対してキャッチアップ期間中に本人の作業である仕様の理解、技術的な理解以外にキャッチアップさせることを明確に指示して、監督しなくてはなりません。

特に、組合せA（上図）は、プロジェクトの中でも途中から参加するには、非常に難しい局面となります。

・先行タスク

・インターフェースの相手の状況

・クリティカルパスに関するリスク事象

このように、多くのことを理解しなくてはなりません。

そのため、プロジェクトマネージャーは担当するのメンバーがプロジェクトへ参加した時点から、メンバーの理解度を十分に把握することが大事です。

アサインするメンバーの性格や経歴によって、使う係数を変更することをお薦めします。

これによって、プロジェクトで有効となるキャッチアップ期間を決めることができるでしょう。

このように、キャッチアップ期間を算出して要員計画へ反映させてください。

まとめ

今回は、プロジェクト計画を立てる中で、プロジェクト体制の構築を考える上で、『メンバーの着任タイミング』について、解説しました。

体制構築を考えるときは、要員計画を策定します。

一般的な要員計画であれば、WBSで整理した作業とスケジュールを組み合わせて、要員のアサインタイミングを決めていきますが、この方法は『即座に戦力になる』という考え方です。

どんなに優秀なメンバーでも、新しいプロジェクトに配属された途端に、即戦力にはなれません。

プロジェクトの状況等を把握する他mのキャッチアップ期間が必要なのです。

これを、きちんと設定しないと品質、スケジュールに悪影響を与えてしまいます。

キャッチアップ期間を求めるには、感覚や経験ではなく公式を使うことを、おススメします。

【 キャッチアップ期間の目安 】 
担当する最初のWBS3階層目ワークパッケージの工数 × 係数 × 20

 *係数の凡例（係数は目安） 0.1、0.2、、0.3、、0.4、0.5

今回のお悩みごとは、多くのPMが抱えていると思います。

・専門家に聞くにしても高いお金が必要

・ネットで調べるのも時間が掛かる

このようなことで、プロジェクトの問題を解決できない人や学び直しに躊躇している人が多いと思います。

iPM navi は、このような不便さを一気に解消できる無料サービスを公開中です。

お悩みワードを選ぶと解決ヒントになるコラムが検索できます。

他ではない新しいサービスが無料で利用できます。

あなたのプロジェクト活動のツール、学び直しの教材に使ってください。

詳しくはiPM naviのサイトで確認してください。

サイトはこちら↓

iPM navi | プロジェクトマネジメントの基礎から応用まで学べる

最後まで読んでいただき有難う御座いました。