AIと考える！失敗したプロジェクトから学ぶ要件定義の重要性と対策法５つ！

こんな方へオススメです！

・プロジェクトマネージャーになりたい方
　
・現在プロジェクトを進めている方
　
・プロジェクトマネジメントに関する知識やスキルに自信のない方
　
・初めてプロジェクトを担当する方　
　
・プロジェクトの成功に向けて改善を考えている方

こんな方へオススメです！

そこで本コラムでは、iPM naviに参加している大手コンサルファームの社員・出身者が、実際に”プロのPMアドバイザー”で参画した失敗プロジェクトを立て直した実例を紹介します。

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

プロジェクトマネージャーとして、初めてプロジェクトを担当すると、失敗する可能性が高いものです。

失敗は避けられないものではありませんが、失敗した経験から学び、次回は成功に向けた改善を行うことができます。

そこで、私も参加しているiPM naviとChatGPTがコラボレーションして、あなたに向けたスキルアップできるコラムを配信しています。

このコラムでは、失敗プロジェクトの事例を元に初心者プロジェクトマネージャーが陥りがちな問題点や改善方についてアドバイスをしていきます。

１.はじめに

今回のコンテンツでは、失敗プロジェクトを通じて学ぶプロジェクトマネジメントの重要性について探ります。

具体的には、総合テストのテスト範囲ミスによるスケジュール遅延を取り上げ、初心者プロジェクトマネージャーが直面した問題と失敗の原因を明らかにします。

さらに、同様の問題を回避するための解決策を４つ提案します。

２.失敗プロジェクトの事例

２.１.プロジェクトのスコープと体制

・クライアントは大手食品企業

・クライアントの情報システム部で基幹業務の新規開発を実施

・原料管理、製造管理、物流管理がシステム化対象

・中堅SierのA社が開発全般を請け負う

・開発体制は業務チーム、基盤チーム、テストチーム、管理チームで構成

・プロジェクトマネージャーはA社の佐藤（PM初心者）

２.２.失敗プロジェクトの内容

現在の作業は、要件定義工程の最終日です。

「要件定義の品質基準を設定しなかったことで、品質の合否が判断できず基本設計を実施できないことでスケジュールが遅延する」という問題が起こりました。

当該工程の最終日に、要件定義の品質が悪いことで、設計チームから基本設計が実施できないとの指摘を受けました。

そのため、再度、要件定義を実施することからプロジェクト計画の見直しを行う必要が出てきました。


そこで初心者プロジェクトマネージャーは、プロジェクトオーナーに「システムのリリース日の延期」を求めました。


しかし、プロジェクトオーナーからは

「要件定義の品質基準が不明確な状態で、再度、要件定義を行なっても意味がない！リリースは変更できない！」

とクレームがありました。

初心者プロジェクトマネージャーは、この問題を回避することができず、

・システムのリリースが大幅に遅れた。

・プロジェクト全体の工数が計画以上に超過した。

**守秘義務により企業名・団体名・個人名等は架空名称となります。

３.失敗の原因

この原因は、以下の通りでした。

（１）要件定義における品質基準が準備されていなかった。

（２）要件定義を行うメンバーのスキルが低かった。

（３）要件定義工程で発生した課題の優先度を間違えていた。

４.ChatGPTのアドバイス

ChatGPTが失敗プロジェクトの事例と３つの失敗の原因を元にして、様々なデータを収集し分析した結果から解決策を導いています。

（１）要件定義の品質基準の設定と効果
要件定義の品質基準を設定することは、プロジェクトマネージャーにとって極めて重要です。

品質基準は、プロジェクトの成功に向けた方向性を示し、要件定義の進行状況と品質を評価する基準となります。適切な品質基準を設定することで、次のような効果が期待できます。

まず第一に、要件定義の明確な基準があることで、チームメンバーは目標を共有しやすくなります。

共通の目標が明確になることで、チーム全体が協力して一丸となって要件定義に取り組むことができるでしょう。

さらに、ステークホルダーやプロジェクトオーナーとのコミュニケーションもスムーズになります。

品質基準を共有することで、期待する成果物や要件の詳細について誤解が生じる可能性が低くなります。

第二に、品質基準はプロジェクトのリスクを低減する効果があります。

要件定義が不十分だったり、誤った要件が含まれていたりすると、後の工程で変更が必要になるリスクが高まります。

しかし、明確な品質基準があれば、要件に不備がないか早い段階で検知でき、追加の修正が必要になる前に対応できます。

これにより、スケジュールの遅延や余分なコストの発生を防ぐことができます。

最後に、適切な品質基準を設定することで、プロジェクトの品質が向上します。

要件定義が正確で明確な場合、設計や開発の段階でのミスや不備が減ります。

結果として、高品質な成果物を効率的に生み出すことができ、顧客や利害関係者の満足度を向上させることができるでしょう。

要件定義の品質基準を適切に設定することで、プロジェクト全体の進行を円滑にし、成功への道を拓くことができます。

（２）要件定義のスキル向上とチームのサポート
プロジェクトマネージャーとして、要件定義のスキル向上は不可欠です。

要件定義はプロジェクトの基盤を築く重要な工程であり、その品質に直結します。

次に、要件定義のスキル向上とチームのサポートについて考えてみましょう。

まず、プロジェクトマネージャー自身のスキル向上です。要件定義におけるベストプラクティスや手法を学び、要件の整理や分析、文書化などのスキルを磨くことが重要です。

これは、トレーニングやワークショップを通じて行うことができます。

また、経験豊富なメンバーや他のプロジェクトマネージャーからのアドバイスを仰ぐことで、実践的な知識を得ることもできます。

次に、チームのサポートです。要件定義は複数のメンバーが関与する工程であり、単独で進めることは難しい場合もあります。

プロジェクトマネージャーは、チームメンバーのスキルや能力を理解し、個々の役割に適したタスクを割り当てることが重要です。

また、コミュニケーションを強化し、メンバーが情報を共有しやすい環境を整えることも大切です。

チーム全体の理解度を高めるために、定期的なミーティングや進捗報告の場を設けることで、要件定義の精度を向上させることができます。

要件定義のスキル向上とチームのサポートが合わさることで、プロジェクト全体の品質と効率が向上し、失敗を回避するための基盤が築かれます。

（３）課題の優先度管理とリスク回避策の策定
要件定義工程で発生する課題は避けられないものですが、その解決の優先順位を正確に把握することが重要です。

課題の優先度を誤ると、重要な問題を見逃してしまい、プロジェクトの失敗につながる可能性があります。

課題の優先度管理とリスク回避策の策定には以下のポイントがあります。
まず、課題の優先度管理についてです。

プロジェクトマネージャーは、発生した課題を適切に分類し、その影響度や緊急度を評価します。

優先度が高いと判断された課題には早急に対応し、プロジェクトの進行に影響を及ぼすリスクを最小限に抑えます。

優先度の低い課題については、後続の工程やリリース後に対応することで、現在の要件定義工程に影響を与えるリスクを軽減できます。

次に、リスク回避策の策定です。要件定義工程における課題は、後の工程に波及する可能性が高いため、早い段階でリスク回避策を検討することが重要です。

リスク回避策は、課題の根本原因を特定し、その原因を排除するための手段を講じることを指します。

例えば、要件定義の不備がスキルの問題によるものであれば、トレーニングやスキルアップの機会を提供することで改善を図ります。

また、ステークホルダーとのコミュニケーションが課題であれば、より頻繁なミーティングや報告体制の改善を検討します。

課題の優先度管理とリスク回避策の策定により、プロジェクトマネージャーは課題を効果的に解決し、失敗を回避することができます。

さらに、プロジェクト全体の進行を安定させ、要件定義工程からスムーズなプロジェクト推進へと繋げることができるでしょう。

５.iPM naviプロコンサルのアドバイス

Pro consultant iPM navi MASA

PM naviに参加しているプロコンサルの実践経験から得たノウハウを活かして、失敗しないための解決策を解説します。

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