遅れないWBSスケジュールを作るコツ

お疲れ様です、ゆーろー@常駐しないPMOです。

わたしがプロコンサルとして参加しているiPM naviのコラムをご紹介します。

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writing by MASA
*このコラムはiPM naviで配信しています

プロジェクトは、計画したスケジュールに従って作業を進めていきます。

「作業工数は正しく見積もれたのに、WBSスケジュールが遅延してプロジェクトが失敗した」

そんなふうに反省するPMも多いようです。

何を使って、WBSスケジュールを作るのでしょうか？

それは、作業工数です。

作業工数を見積もる時に、必要な要素が漏れていたら、誤ったWBSスケジュールが出来上がります。

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こんにちは、プロコンサルのMASAです。

iPM PREMIUMで運営しているオンラインサロンでは、プロコンサルが企業さまのPMへ個別のレクチャーやプロジェクトの後方支援を行なっています。

その活動を通じて、プロジェクトを成功に導くために活用した大手コンサルファームならではの特別なノウハウやメソッドをコラムにしています。

今回のコラムは、部品製造メーカーの情シスに勤務する30歳のPMの方からのご相談となります。

PMからのご相談

■相談者
部品製造メーカーの情シスに勤務する30歳のPM

■相談内容
わたしは、部品製造メーカーの情シスに勤務する30歳のPMです。

PMの経験は3年です。

①わたしは、元々開発エンジニアで、３年前からPMを行っています。

また、PMとしての理念はタスクをしっかり洗い出し、タスクとタスクの繋がりに気を付けてWBSを作ることです。

②作ったWBSをもとに、わたしのエンジニア時代の経験から作業工数を見積もっています。

③見積もった作業工数は常に正しいと自負しています。

④しかし、毎回プロジェクトはスケジュール遅延という結果に終わります。

⑤作業工数は正しいのに、スケジュール（プロジェクトの所用期間）が遅延する悪いクセを改善したいと思います。

どのような方法を取れば良いでしょうか？


■相談のポイント
①相談者は、正確に作業工数を見積もっている。

②相談者は、毎回スケジュールが遅延してプロジェクトが終了する。

③相談者は、正確にスケジュール（プロジェクトの所用期間）を見積もる方法を模索している。


*このコラムを読む前のおススメ
今回のテーマはスケジュールを立てることです。それにはWBSを作成するノウハウが必要です。復習したい方は、こちらのコラムが参考になります↓

こんな時は、こうしてみれば良いですよ！

このように前提条件を整理しました。

・相談者は、正確に作業工数が見積もれる。

・クライアントは、プロジェクトのQCDを厳守するために協力的である。

・プロジェクトは、厳格にスケジュールを算出することが困難である。


プロジェクトは、論理的に考えて作業工数が正確であれば、スケジュール（プロジェクトの所用期間）も正確になるものです。

これは、作業量と作業の所用期間が関係する『人月』という考え方によるものです。

1人月とは、1人が1ヶ月で行える作業量のことであり、この場合スケジュールは1ヶ月間となります。

しかし、プロジェクトは未知を既知に変えていく作業の連続であり、完璧な！厳格な！を求めるのは難しいのもです。

そのため、クライアントが許容する範囲で計画を立て合意することが大事です。

また、隠れたリスク、メンバーのスキルや経験が工数を考える上で重要な要素となり、スケジュールにも大きく影響することを理解して、作成した計画を見直してください。

まずは、このことを認識して、この問題をアプローチしていきましょう！ *このアプローチはDX時代に適応したリスキリングしているPMの方にも実用的に使えます。


アプローチ1
既に作成されたWBSの各タスクに対して所用期間を設定する。

アプローチ2
過去の類似プロジェクトを参考にして、リスクを洗い出す。
既に、リスクが洗い出されている場合は、抜け漏れを確認する。

アプローチ3
過去の類似プロジェクトを参考にして、リスク工数を算出して、そのリスクに対応する所用期間を設定する。

アプローチ4
過去の類似プロジェクトを参考にして、各タスクに必要とされる人数を設定する。

アプローチ5
過去の類似プロジェクトを参考にして、プロジェクトに参加するメンバーを選定する。

アプローチ6
過去の類似プロジェクトを参考にして、プロジェクトへ参加するメンバーのアサインタイミングを検討し、プロジェクト成果物を理解するために必要となる適切なキャッチアップ期間を算出する。

アプローチ7
過去の類似プロジェクトを参考にして、開発期間を算出する。

【算出式】
タスク所用期間（アプローチ1）＋キャッチアップ期間（アプローチ6）＋リスク対応する所用期間（アプローチ3）


アプローチ8
作成されたスケジュールを下表の『レビューチェック表』をもとに、有識者のレビューを受ける。

まとめ

やるべき作業を洗い出すとは、大きく2つあります。

・開発作業を洗い出す。

・プロジェクトを円滑に進めるためのリスク対応作業を洗い出す。

前者は、エンジニアリング経験が必要ですが、後者はマネジメント経験が物をいいます。

毎回のようにお伝えしていますが、プロジェクトは未知を既知に変えるという、あやふやな作業であり、スムーズにゴールに辿り着くのは難しいものです。

そのため、リスク対応作業をどれだけ洗い出せるかが、PMには必要なスキルです。

今回のコラムでは、そもそもSE経験があるPMであることから、前者（開発作業を洗い出す）だけを考慮したWBSスケジュールになってしまったと思われます。

プロジェクトは、予期できない内的・外的要因によって、思わぬトラブルに見舞われることもあり、必ずバッファー期間を設けることが必要です。

PMは、プロジェクト計画の段階で、このような観点でWBSスケジィールを作ることを意識して下さい。

・リスクを洗い出す。

・リスク対応工数からリスクを緩和させる期間を考える。

・新規メンバーがアサインされることを考慮して、キャッチアップ期間を考える。

これらを、しっかり実施することで、プロジェクトを円滑に実行することができるでしょう。

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最後まで読んでいただき有難う御座いました。