社員総会開催レポ

Authenseは、2022年1月28日（金）に「Authense Award 2022」を開催しました。いわゆる「全社員総会」です。

2021年8月にオフィスを移転し、ブランドをリニューアルし、新たな1歩を踏み出したAuthense。
社員総会もこれを機に一新することにしました。今回は、社員総会リニューアルの背景と、実際の開催内容をレポートしたいと思います。

社員総会は何のためにやるの？

そもそも、社員総会って何のためにやるのでしょうか？
「何のためにやるのか？」この目的をきちんと意識しないままに進めてしまうと、ただの形式的な会になってしまい、代表含めた全社員の数時間という時間を無駄にしてしまう事になりかねません。

Authenseの社員総会の目的は…

「Authenseの企業理念（MVV）を全社員で共有し、本質に理解すること」

「MVVを体現している社員にありがとうの気持ちを伝え、皆で褒めること」

この２つです。

そして、この総会は、社員が「参加したい」と思う会じゃなけければ意味がありません。
だから「社員が参加したいと思う総会を作る事」それが、今回の総会一新のもう一つのミッションでした。

社員総会をリニューアルした訳

これまでもAuthenseは、毎月1回「社員総会」を行っていました。
その総会の内容は、「代表からのメッセージ」「業績の報告」「新入社員の紹介」「MVP表彰」「その他報告はなんでも」という感じで、思いついたトピックをなんでもかんでも詰め込んだ会になっていました。

総会の企画運営は、総務が行っていましたが、様々なコンテンツが盛り込まれた総会だったため、取りまとめも大変で、その月の総会が終わったら、すぐ翌月の総会の準備が始まるという状態で、年中、社員総会の準備をしているような状態になっていました。

また、コロナで完全にオンライン化したこともあり、仕事をしながら総会を耳で聞くという、ながら社員が増え、仕事を理由に出席率も悪い状態でした。
総会運営のためにかけている工数から考えても、その効果が見えない状態になっていました。

そこで、あたらめて総会の目的を整理し、毎月行う月次報告会と半期に一度行う社員総会を、完全に切り分けて開催することにしました。

毎月行う「月次報告会」については、

・収支の報告
・各部門の部門長からの部門報告
・新入社員紹介
・ヨクスル※
※ 「ヨクスル」とは？
会社に対して、改善提案や聞きたい事を募集してそれに経営陣が答えるというトピックです。

の4つのコンテンツに絞りました。
資料もフォーマットを統一し、極力運営側の工数を取らないシンプルな報告会にしました。

そして、大切な社員総会については、下記のような構成で、各所にMVVを散りばめた表彰をメインとした総会にする事にしました。

【Authense Award 2022 概要】

・オープニングトーク
・パネルディスカッション
・授賞式
　①法律事務所事務職員能力認定試験 合格者発表
　②BLUE MOMENT AWARD 授賞式
　③VENUS BELT AWARD プレゼンテーション　※当日の社員の投票により決定
　④PRESIDENT AWARD 授賞式
　⑤MVP 授賞式
　⑥ VENUS BELT AWARD 授賞式
・エンディングトーク

Authense Award 2022事前準備

まずは、Authense Awardのために、HR部門を中心に運営チームを結成しました。
まずは、Awardのテーマを決めからスタートです。
決定したテーマに沿ってAward全体をデザインする事にしました。
そして、当日の映像設備や動画の準備などは、外部の専門家に依頼する事になりました。

また、設定したAwardのテーマをより深く理解してもらうために、テーマに合わせてZoomの背景も統一しました。
Award数ヶ月前からzoomの背景を配布し、皆に利用してもらいました。
各賞のトロフィーについても、テーマに合わせ、青空をイメージしたデザインにしました。

次は、Awardを盛り上げるためのslack専用チャンネルの開設です。
専用チャネルでは、各賞の紹介を行ったり、当日までのカウントダウンの様子を掲載したりしました。

Award開催中は、出演者への応援や祝福コメントなどが飛び交い、大いに盛り上がりました。

Authense Award 2022　当日

今回のテーマは「Fly Out！」
Fly Outは「飛行機で出かける、出発する」という意味があります。
今まさに新たなステージへと向かうAuthenseをイメージし、こちらのテーマに決定しました。

2名の司会は、入所1年目のフレッシュな若手社員を起用しました。

オープニングトーク

元榮代表から社員総会をリニューアルするに至った経緯やテーマの趣旨ついての説明がありました。
そして、今回のAwardでキーワードとなるMVV（Mission、Vision、Value）について、熱烈に語られました。

パネルディスカッション

パネルディスカッションのテーマは、「AuthenseのMVV（Mission、Vision、Value）」についてです。

社歴や職種、勤務地などが異なり、さらにMVVを特に体現している4名の社員を登壇者に招いてのディスカッションです。
業務をする上で意識していること、上手くいかない時に工夫していることなど、熱いトークが繰り広げられました。
普段他の社員がどんな事を考えながら仕事をしているのかを知るのにとても良い機会になりました。

授賞式　法律事務所事務職員能力認定試験 合格者発表

法律事務所事務職員能力認定試験は、日本弁護士連合会が行っている、法律事務所の事務職員や企業等の弁護士の下で法律事務に携わっている職員を対象とした試験です。
この認定試験はAuthenseのMissionである「すべての依頼者に最良のサービスを」の実現のため推奨している認定試験の一つです。
今回は11名が合格しました！

授賞式　BLUE MOMENT AWARD（ブルーモーメントアワード）

今回新たに新設した二つの賞のうちの一つである「BLUE MOMENT AWARD」。
賞のネーミングは、総会のテーマに合わせ「空の色」から決定しました。

※ブルーモーメントとは、地平線の下に隠れている太陽の光が、空の高いところに当たることにより、青い光が散乱し、深い青色に染まって見える空のことを意味します。高い意識によって業務に取り組む姿勢が、他の社員にも良い影響を与え、Authenseというカラーをより一層深くしてくれる社員へ贈る賞として設定。

この賞は、社員による他薦方式で受賞者を決定しました。社員投票の結果、なんと60名もの社員の名前が上がりました！
今回はその中から1名の受賞者が選ばれました。
トロフィーを手にとても嬉しそうです！

授賞式　VENUS BELT AWARD（ビーナスベルトアワード）

今回新たに新設したもう一つの賞である「VENUS BELT AWARD」
こちらも総会のテーマに合わせ「空の色」から決定しました。

※VENUS BELTとは、太陽の反対側に見えるピンク色の空を意味します。赤い空の後ろには地球の影があり、それより上の高い空では青い光が散乱して青っぽい色になっているため、混ざり合ってピンク色に見えます。Authenseというバックグラウンドを盾に、個々の努力とチーム力を結束することで、今まで見ることのできなかった良い成果を生むことがきたチームへ贈る賞として設定。

こちらの賞は、チームでの自薦方式で募集を募りました。
最終的に18チームのエントリーがあり、その中から3つのチームが選ばれ、当日のプレゼンと社員投票に挑みました。
プレゼン後すぐにオンライン投票を開始し、続々と票が集まりました。結果発表は総会の最後に行いました。
投票の結果「新卒チュータープロジェクトチーム」が総投票数154票中80票を獲得して受賞が決定しました！
当日参加型の賞は、今回初めての試みでしたが、とても盛り上がったイベントになりました。

授賞式　PRESIDENT AWARD（プレジデントアワード）

AuthenseのMissionである「すべての依頼者に最良のサービスを」の実現に向けて、他の社員の模範となる社員を称える賞です。

MVP対象としてノミネートされた社員の中から選出される特別賞で、今回の受賞者は2名でした。
受賞した2名には、Slack上でも多数の祝福コメントが寄せられていました。

授賞式　MVP

AuthenseのMVV（Mission、Vision、Value）を体現し、他の社員の模範となり、良い影響を与えた半期で最も活躍した社員を称える賞です。
「PRESIDENT AWARD」と同様に、マネージャー以上の推薦により選出されます。
今回受賞したのは、コーポレートデザイン部の社員でした。
社内の多岐にわたる様々な業務をいつも笑顔で対応し、縁の下の力持ちとして他部署の仕事を支えてくれていることに対し、祝福のコメントのほかに、感謝の言葉も多く寄せられていました。

社員満足度アンケート

社員総会を全面リニューアルして臨んだ最初の「Authense Award」社員の満足度は83％！

これから、もっともっと改善していきますので、お楽しみに！

以上、Authense Award2022のレポートでした！

■協力会社
今回は、一般社団法人デザインシップさまに全面的にご支援をいただきました。事前準備の段階から、様々なアドバイスをいただき無事開催することができました。誠にありがとうございました。