【ビジネス書解説】『AI分析でわかったトップ5%社員の時間術』

2022年11月4日 12:00

こんにちは。
今回は、越川慎二さんの『AI分析でわかったトップ5%社員の時間術』について解説していきます。

はじめに

仕事が終わるのは、いつも夜遅い時間になった経験があると思います。
サボっているわけではなく、一生懸命に働いているけど、気がつくと時間が足りなくなっています。
仕事に追われてばかりで、周りに評価されることもないです。
上司に残業はしないように言われているが、定時に終わることはめったにないです。
目の前の仕事をただこなすことが目的になってしまうと、本来目指すべきことが達成できなくなります。
手段を目的化し、結論ありきで行動することを「確証バイアス」と呼びます。
いつまでも仕事に追いまわされることを無意識のうちに「よし」としてしまいます。
本来の目標から離れて仕事をこなすことが目的となり、作業充実感を持ってしまいます。

残業沼から抜け出し、「最小の努力で現場から脱出できる方法」があります。
それはトップ5%社員が実践している時間術です。
この時間術は一般的な95%社員でも実践可能です。
5%社員の時間術を真似した2.2万人のうち、89%の人が「より短い時間でより成果を残すことができた」と答えています。

大成功を目指すのではなく、ちょっとだけ行動を変えてください。
そうすれば、ちょっとの頑張りで現状から逃げられます。
行動をまず変えていきます。
そうすれば、自ずと意識が変わります。意識が変われば、不要な作業をやめ、重要なことに注力できるようになります。そして成果が上がります。

この記事では一流の人の結果を出す時間術を10個紹介していきます。
この記事を観て勉強になった、為になったと思った人はいいねやコメントを是非お願いします。

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具体的なアクションプラン

【1個目】　作業途中でも一度手を止める。

何か作業を始めるとモチベーションが高まり、ドーパミンの分泌によって作業興奮状態になり、脳が「作業を続けるように」と信号を出してきます。
これを「作業興奮」と言います。
作業興奮に襲われると、作業を続けること自体が快感になり、作業時間が延びてしまいます。
また、興奮状態では判断力が鈍り、目的を見失います。
順調に作業が進んでいるのに途中で手を止めたら、集中力が途切れて効率が悪くなりそうだと思うかもしれないです。
しかし、作業を中断する効果は、行動心理学的にも正しいです。
心理学用語で「心理学リアクタンス」、「ツァイガルニク効果」という言葉があります。
心理学リアクタンスは行動を制限されると、反発心から余計にそれをしたくなる心理現象です。
ツァイガルニク効果とは達成できたことよりも達成できなかったことを覚えている心理現象です。

仕事の中断時間を決めても、その時間が迫ってくれば心理的リアクタンスがはたらきます。
「何とかキリがよいところまでは作業を終わらせたい」という思いから処理スピードが上がります。
また、途中で休憩をはさんでもツァイガルニク効果で仕事の続きが気になります。
休憩後も集中力を保ったまま仕事を継続できます。
時間制限を設けて無駄な作業興奮を抑えるために、こまめに休憩してください。
5%社員は、こうすることで集中力を保てる時間の頻度を増やします。

【2個目】　時間の余裕は、気持ちの余裕からつくる。

忙しくて時間がないと心の余裕がなくなり、パフォーマンスが落ちてしまいます。
しかし5%社員はその逆で、「時間に追われて仕事が立て込んでしまうのは、気持ちの余裕がないからだ」と考えています。
5%社員は時間・集中力・エネルギーが有限であることを知っています。
この3つの有限リソースを無駄づかいしないようにしています。
5%社員に時間・集中力・エネルギーの相関関係をヒアリングしました。
「不安やイライラがあると集中力が欠け、業務遂行能力に影響が出る」と発言していました。
マイナスのことを考えると、それだけで疲れたり、イライラしたりして無駄にエネルギーを使います。

「朝に自律神経を整えることで一日を落ち着いて過ごすことができる」と発言する5％社員が多くいました。
そのため、時間に余裕をつくって心を落ち着かせるのではなく、心に余裕をつくって、無駄なエネルギーを使わないようにしてください。

【3個目】　メンバーを巻き込んで早く作業を終わらせる。

タスクマネジメントについて95％社員と5％社員にヒアリングをしたところ、その定義が異なっていました。
95%社員の考えるタスクマネジメントは「自分が受け持つタスクを自分で実行し、期限内で終わらせること」と考えます。
一方、5%社員が考えるタスクマネジメントは「仕事を受けるかどうか考えることもタスクマネジメントの一部」でした。
さらに、5%社員は、仕事を受けた後に「自分でやること」と「誰かに依頼すること」を分けて管理していました。
5％社員は他人を巻き込んで仕事を依頼することもタスクマネジメントと考えています。

「期限内にタスクを終える」という点では95%社員も5%社員も同じ考えです。
しかし、「タスクを実行するのは自分だけではない」というのは5%社員の特異点です。
5%社員は依頼する相手のベネフィットと依頼内容の意義・目的をしっかり伝え、相手が納得したうえで仕事を振ります。
また、依頼する仕事の主語は、「相手と自分を含めた私たち」と話しかけます。
人を巻き込むには、高度なスキルが必要です。

巻き込み方のメソッドが確率できれば、より短い時間でより大きな課題を解決できるようになります。
作業よりも、時短の仕組み化に時間を費やしてください。

【4個目】　作業時間と思考時間を分ける。

5%社員が発言した言葉の中で印象的なのは、「思考停止を避ける」というパワーワードです。
5%社員は「考えずに作業を進めることは危険」だと認識しています。
「思考をはたらかせることはたしかに疲れるが、かといって手を動かす作業に集中してしまうと目的を見失ってしまう」と発言していました。
また、仕事に取りかかると、作業興奮に見舞われることを自己認識しています。
しかし、作業興奮を振り切るために意識的に作業を止めて、休憩をします。
この休憩の目的は、肉体と精神を休ませることではなく、「肉体を休ませることで、思考をはたらかせること」だとわかりました。
ちょっとした休憩でコーヒーを飲みに行ったりすることで、作業興奮を抑えて「何のために作業を進めているか」を考え直します。

作業に集中するときは、脳をはたらかせるようなエネルギーを使わないでください。
また、肉体的に疲れそうになったら休憩して、その間に思考を動かしてください。
行動が本来の目的から逸れ（それ）ないように修正します。

【5個目】　「やめること」を決める。

5%社員は、「続けることの大切さ」と「あきらめることの大切さ」の両方を理解しています。
新しい挑戦をするときは、何かをやめてからスタートしています。
やめることを決めるのは簡単そうに思えますが、実際は簡単ではないです。
凝ったパワポ資料や、「メール見ました」という返信などは、やめても業務に影響がありませんが、なくならない習慣です。
では、5%社員がどうやって「やめること」を決めているのか、4つの手法を紹介します。

１つ目はトレードオフで考えます。
最大のインパクトを残す成果を出すために、エネルギーをかけるポイントを見出します。
そこに注力することで、有限の時間を最大活用してください。

２つ目は解決策ではなく、「理想を掲げる」ことです。
大量の仕事を片づけるための解決策は、「とにかく早く片づけること」と考えられがちです。
しかし目の前の解決だけ考えていると、同じ問題が繰り返されて、根本解決ができないです。
ミネソタ大学名誉教授のサニー・ハンセン博士は人生の役割を次の4つに分けました。
「Labor(レイバー　仕事)」、「Love(愛)」、「Learning(リーニング　学習)」、「Leisure(レジャー　余暇)」です。
人生の理想像を考えるときは、この4Lのどんな順番をつけるかが大切です。

3つ目は手段が目的になっていないかチェックします。
実現したい理想が明確だと、目的につながらない手段はすぐに切り捨てることができます。
そこで仕事と人生の優先順位が整理できたら、さらに重要な仕事を絞り込むために、手段と目的の切り分けをします。

4つ目は外円(自分でコントロールできないこと)を捨て、内円(自分でコントロールできること)にフォーカスしてください。
社会情勢や自分の上司を変えることはできないので、そこにエネルギーやストレスをかけないでください。

【6個目】　悩む・心配する時間を減らす。

仕事中に悩んでしまうと、負の感情にエネルギーと時間が奪われます。
過去の失敗を何回も思い出して考えることを「反芻（はんすう）思考」と言います。

過去をくよくよ悩む反芻（はんすう）思考がうつ病の原因ともされています。
悩みのメカニズムを理解すれば、悩みが仕事の邪魔をしないように抑えることができます。
そこで、悩みのかわしかたを3つ紹介します。

１つ目は周りの目は幻想だと思うことです。
世間や周りの人が、それほど特定の個人について、ずっと考えることはないです。
自分が思うほど、周囲は自分に注目していないです。

２つ目は未来は誰にもわからないので、今に集中することです。
例えば、ソフトバンクは当初、ソフトウェアを再版する会社でした。
しかし、今は、ビジョンファンドなどの投資会社に転換しています。
将来のことを考えても、何が起こるかわからないです。
未来に不安を感じる時間は無駄だと考え、切り捨ててください。

3つ目は得意なことに全精力を集中することです。
苦手克服のために時間を費やすなら、自分が得意なことに全精力を集中させて、他人よりも飛び抜けた成果を出すことのほうが、費用対効果が高いです。
苦手克服の努力をするときは、やめる基準を設けます。
これ以上の習得は不可能だと思ったら、得意なことに時間をかけてください。

【7個目】　45分単位で仕事をこなす。

5%社員は、時間に区切りをつけて作業をします。
45分仕事をしたら、一度立ち上がって大きく深呼吸し、トイレ休憩や水分補給をします。

「どれだけのことをできたか」よりも、「集中した45分を何回積み重ねられたか」を意識してください。
仕事を時間内に終わらせるためには、速さだけではなく、量をこなします。
しかし、集中力やエネルギーには限界があります。

39社に行動実験を行い、「休憩せずに5時間の作業を行うチーム」と「45分おきに休憩を入れて作業をしたチームで」、その成果を比較しました。
すると、後者のほうが処理能力は1.2倍~1.5倍高い結果になりました。
45分ごとに休憩を入れたチームの人は、「体力」や「やる気」などに頼らず、100%のパフォーマンスを出す時間を1分でも長くしようと意識していました。
充実感に満たされていたとしても、だらだらと作業をしていたら成果に直結しないです。

【8個目】　行動目標と締切を宣言する。

やるべきタスクを理解しても気分が乗らずに、タスクに取りかかるのが遅くなる経験をしたことがあると思います。
しかし、気分が乗るまで待っていたら、スタートが遅れてしまい納期に遅れてしまいます。
期限を明確にすることで、本能的にそれを死守しようというスイッチが入ります。

そして、仕事に取りかかざるを得ない状況になり、集中できます。
これを「締め切り効果」と呼びます。
さらに、タスクの行動目標と締め切りを周囲のメンバー3人に伝えます。
これは「宣言効果」を活用しています。
「宣言効果」とは、周囲の人に行動目標とその達成期限を共有して、その目標を達成しやすくする効果です。
複数名のメンバーに目標と期限を宣言することで、「ばかにされたくない」という心理がはたらきます。
そのため、自分にプレッシャーをかけることができます。

期限を決めて本能的に仕事をスタートさせる「締め切り効果」と、周囲の目を気にして行動を強化する「宣言効果」を活用してください。
それで、自制心をコントロールします。

【9個目】　通知設定を変える。

私たちは、感情値の高いものに集中力を奪われます。
感情値とは、喜んだり怒ったりといった感情をAIで分析する際に表される数値のことです。
仕事中にTwitterのDM(ダイレクトメッセージ)を使っているのであれば、それをメールやチャットに転送させて、処理するぐらいの切り分けが必要です。
ビジネスとプライベートの境目を曖昧にしないでください。
仕事をしているのか楽しんでいるのかわからなくなります。

5%社員は、SNSに時間を費やすと集中力を奪われるということを理解し、仕事中はSNSをブロックする仕組みをつくっています。
たとえば、スマホではソーシャルアプリのアイコンはホーム画面のトップページに置かず、二画面もしくは三画面に配置します。
ソーシャルアプリや動画視聴アプリなどのプライベートで使うアイコンはスクロールしないと目に入ってこない仕組みをつくっています。
そうすることで、気が散るのを防いでいました。
また、ビジネスチャットアプリについても、5%社員は重要度の高いメッセージにすぐ気がつく仕組みをつくります。
通知設定を変更し、重要な人物からの投稿や、重要なキーワードを含む投稿があったときに通知がくる設定にします。

【10個目】　上手に断る3つのテクニック。

出勤してもテレワークでも成果を出し続けるチームでは、「今ちょっといいですか？」の声がけが、ほかの組織に比べて4倍以上ありました。
これは「互いに助け合っているから、頼ってもいい」という相互関係が成り立っている証し（あかし）です。

5％社員は、仕事の断り方が上手です。
上手に断る3つの方法を紹介します。
１つ目は延期することです。
「今ちょっといいですか？」にすぐ対応できないとき、5%社員は「2時間後でもいいですか」などの対策を提示し、相手が心地よくこちらの状況を受け取れるようにコミュニティケーションを取ります。

２つ目は完全に断ることです。
時には時間をずらしても対応できないときがあります。
そんなとき5%社員は、ただ単に「NO」と突き返すのはではなく、その理由をしっかりと説明することで上手に断ります。
たとえば、「明日までに仕上げなくてはいけないデザインがあるので今日は受けることができません」などです。
断る際、その理由が「緊急度の高い仕事がほかにある」ということであれば、断わられたほうは「頼み方が悪かったかな」など変な気苦労を背負うことがないです。
その後もラフに頼りあえる関係を築けます。

3つ目はほかの人を紹介することです。
これは「自分がいっぱいいっぱいで受けられない」ということではないです。
ほかの人のほうが的確な助けになると確信したときの断り方です。
できないことを受けてしまえば、自分も相手も苦しめます。
そこで人を紹介する「紹介貢献」で、相手との良好な関係を維持します。
自分が適任でないと一方的に伝えるのではなく、ほかの適任者を紹介すれば、相手に不快にさせることはないです。

３つの断り方を覚えて、やるべき仕事とやるべきではない仕事を分別してください。