オンラインでもっとも生産性が高いのは、”だれも喋らない”会議(理論編)

こんにちは。米川（@yoneshi0320）です。

これから求められる人材、「バフ人材」。彼ら彼女らが発揮する「バフ（＝チームの能力を最大限発揮させる行為）」に関するnoteです。

バフ人材とは？は、こちらをお読みください。

※今回の記事は「理論編」です。手っとり早くフォーマットや活用事例を知りたい方は、「実践編」をご覧下さい。

17秒で読めるまとめ

・オンライン会議は、誰かが喋ると他の人は聞くしかない
・ゆえに、パレートの法則(2割のひとが8割しゃべっている)が起こりやすい
・マネジャーがしゃべる割合は、会議の目的による。良し悪しはない
・アイデアやおもしろい意見を出したいなら、全員が考えぬくことが大事
・「活発にコミュニケーションすればブレイクスルー」は、幻想
・生産性を上げたいから、誰も喋らない会議のフォーマットを考えた
・具体的なフォーマットと活用事例は、実践編で

こんにちは。オンライン会議の「負の面」

ZOOMやTeamsでのオンライン会議が市民権を得た2021年。しかし、会議の「進め方」もアップデートされているか？といえば、ぼくの周りはあまり変わっていないです。

当のぼくも、ついこの前までは進め方を意識したことはありませんでした。しかし、とある売上数兆円企業の営業人事支援、具体的には、育成施策の企画や企画会議の進行まとめ役を請けたことで、オンライン会議の「負の面」にぶちあたりました。

会議にも"パレートの法則"

会議初回。人事チームのメンバーは8名、時間は1.5時間だったのですが、マネジャーとその右腕の方が1時間以上喋っていたのです。たしかに初回なので、目的や意味をきちんと共有する必要があります。が、あまりにも聞くのが長すぎる体験。

その後も2回の会議でマネジャーが進行したのですが、どれも8割はマネジャーと右腕の方がしゃべる結果に。(言わずもがな)他メンバーの発言量は、低いままでした。

イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートは、1890年代に経済において「全体の数値の大部分は、全体を構成するうちの一部の要素が生み出している」と提唱。これはパレート(80:20)の法則と呼ばれますが、まさに2021年のオンライン会議でもみられたのです。

(脳の)メモリの無駄使い

もちろん、一概にこの会議の進め方が悪いとは言えません。企業、特に若手クラスから聞く不満に「マネジャーが仕事の目的や、自分への役割期待を説明してくれない」が挙げられます。このマネジャーはその点で責任を果たしている、といえます。

一方、ぼくにそもそも依頼された目的は「メンバーから多様な意見が上がってくる会議にして、企画の質を上げたいから」でした。なるほど。とすると、当の状況は好ましいとはいえません。

なぜこの状況が起きているのか？様々な理由は考えられますが、ぼくは要因のひとつに「メンバーの脳のメモリを無駄づかいしている」を設定しました。

せっかく参加しているのに、発言者が話す(=アウトプット)に対し、他7名は聞く(＝インプット)しか、起きてないのです。

「みんなで話すと良い意見が出る」は、幻想

USBメモリやイオンドライヤーを開発した、世界で活躍するビジネスデザイナーの濱口秀司さん。彼は「コミュニケーションの量は、アイデアに無関係」と断言しています。

"実際に多くのプロジェクトで、専門能力を有したメンバーが集まり、ブレインストーミングやミーティングを行うことで「1+1=2を超える成果」を出そうとしていることだろう。

しかし、この段階ではっきり認識しておくべきは、「2を超える成果」が生まれるのは、コミュニケーションの行われる「場」ではなく、あくまで「個人の頭の中」である、という事実である。

多くの人がこの点を理解しておらず、コミュニケーションをしている人の間にある”空気”にこそ、既成概念であるバイアスをブレークできるイノベーティブな発想のヒントがあると思い込んでいる。"

出典：濱口 秀司『SHIFT：イノベーションの作法』ダイヤモンド社

SHIFT：イノベーションの作法

ぼくが参加していた会議は、だれか一人が発言していると他のひとは発言できず、(皮肉にも)活発なコミュニケーションすら起きていなかったのです。

では、どうすべきだったのか？

3回目の会議後、ぼくは考えました。メンバー個々に考えぬいてもらい、かつそのシェアから新たな切り口を見つけ、アイデアを1次元上に昇華(しょうか)させるためにはなにが必要か？

そしていきついたのが、”だれも喋らない”会議のフォーマットです。
会議の生産性を「目的に対するアウトプット量(=一人あたりのアウトプット量×メンバー数)　/　会議時間」と定義するなら、メンバー全員の脳がアウトプットしている時間が長いほど、生産性は高くなります。

だれかがアイデアやそこに至(いた)る背景を発言している間、他の人がアウトプットできない。
であれば、発言者がそもそも「発言しない」のが最適では？となるのは自明でした。

はやくフォーマット教えてよ

ではその会議のフォーマットは具体的にどういうものか……は、長くなってしまうので、実践編でお伝えします。

まとめ

・オンライン会議は、誰かが喋ると他の人は聞くしかない
・ゆえに、パレートの法則(2割のひとが8割しゃべっている)が起こりやすい
・マネジャーがしゃべる割合は、会議の目的による。良し悪しはない
・アイデアやおもしろい意見を出したいなら、全員が考えぬくことが大事
・「活発にコミュニケーションすればブレイクスルー」は、幻想
・生産性を上げたいから、誰も喋らない会議のフォーマットを考えた
・具体的なフォーマットと活用事例は、実践編で

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次回は2021年12月25日（土）更新

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