バックオフィスがルールを作ってバックオフィスで対応して管理状態が保たれている・・・
そんなバックオフィスに私はなりたい・・・
Xでバックオフィスがどうのこうのというポストを見ただけなんですが。
バックオフィス歴が長くなってくると、
ルールなし、フロントだけで業務を回していると絶対大ポカやらかす
というのは世界の常識(^O^)
でもバックオフィスがルールを作るとたいていフロントからは嫌われる・・・
ルールがあればシステム化できるはずでは？
というのが今の自分の仕事のテーマだったりします。
社会はルールでできている
ルールは「守らないといけない」という側面と「ルール通りにやると物事が進む」という側面があります。
ルールがないと何かをしたいとき「お伺いを立てないといけない」とか「そもそも誰にお伺いを立てれば」とか。まさに古代の政治であったり現在でも「暗黙のルール」と称して残っているものだったりです。
ルールさえあれば人間関係がどうだろうと、例え担当者の虫の居所が悪かろうと何かしら進む。進まないならルールに則って裁けばいい。
ルールの弊害を声高に叫ぶ人はそれが分かっていないか自分がルール＝自分だけが好きなようにやりたいだけの人です。
若手研究者はルールが苦手なことが多いが、その苦手をノーフォローでやらせていたのがこれまでの状態
これは若手研究者の性格、よりもルール設計の不備によるところが大きいであり、理想的にはあってはいけないことですが、不慣れな若手だとルールが理解できずに手戻りとか発生して苦手意識を・・・よくあります。私も若い頃相当苦労しました。
研究開発職場はその辺をやってくれる専門部署とか持ってないため自分でやらないといけないのですが、職場の先輩方のフォローも全くなく・・・今にして思えば、多分先輩方もルール知らなかった（笑）
はっきり言えば、若手が苦労するルールというのはルールの側に不備があるので、ルールを作った人間の問題です！！
ルールは一義的であり明示されていなければならない
解釈で変わるルールは良くありません。それはそうですよね。捻じ曲げる人間がいては困りますし。
できれば分岐すらないルールが望ましいです。個人的に時折、あっちこっちに担当が飛ぶフローチャートで作られたルールを見るのですが、あれば初見殺し。流れはあくまで１本の直線で「いつ、だれが、何をする」を箇条書きにした方がよほど分かりやすい。「そうはいっても並列で処理するところが・・・」とかありますが、だいたいそこで停滞するので優先順位つけて1つずつ進めた方がいい。
「明示」・・・ネットに載せとけばいい、ではなくて階層的にたどれるように。そこができていないものはけっこう多い。実はそこをしっかり階層的で分かりやすくするだけでDXの第一段階はクリアじゃない？と思います。
再現性＝常にやれる、誰にでもやれる、初めてでもやれる
ルールの一義性、明示性が怪しいとき、対応サイドとしては再現性が取れることを目指します。ルールによっては恒常的に対応が発生するもの、定期的に対応が発生するもの、変化があったときだけ対応が発生するもの、があります。
恒常的なものは習慣になりますが、他の２つは習慣化しづらい。それでも定期的ならRPAの可能性がありますが、「変化があったときだけ」はRPAすらやりづらい。いずれはデータベース化して「変化したとき」にフローが走ればよいのですが・・・
ルールが目指すものは、初めてやる人が支援なしでもストレスなく進められることです。
ルールに不備があるのなら、経験した自分たちが一義化、明示化して後進がストレスなく運用できるようにする。それは・・・
ルールに携わる人間が真っ先に考えること。それは、自分がある日突然いなくなっても後進が状況を理解して維持、進められること。
極論すると、ある研究者がいなくなって8割くらいの内容が引き継げなくても困らないケースの方が多いです。いつかは取り返せるかもしれないし、取り返せなかった内容は量産性が怪しい・・・あとは必要なものを取り返すための苦労はできる、というのが大きいかな？
ルール、管理された体系、管理状態、は、後進が読めないと作り直しになります。あとこっちは2割の再現は許されないことが多い。10割にしないと。
自分がいない未来のために一義化、明示化、システム化を進めます。
超絶テクニックは極力使わない
オリジナル技術は使わない。例えばExcel一つとっても特殊な関数は使わない。アドインも使わない。マクロもできれば使わず済ませたい。
個人的には、職場でゼネラル系のルールを構築している人間で、
アドインを使っている人は三流以下
最新の関数や、関数で良いところにマクロを使ううちは二流
誰が見てもすぐ分かる関数だけで構成できて一．五流
それに堅牢性と編集性の両立（適切なシート保護とか）を入れられたら一流
だと思っています。