会議の無駄な時間を減らす為に出来ること。

皆様は、会議の中で「無駄な話が多かった、生産性のない会議だった」と思った経験はありますでしょうか？？

今回はそんな経験が起きてしまう傾向と対策等についてご紹介します。

パーキンソンの凡俗法則について

1958年に英国の歴史学者および政治学者であるシリル・ノースコート・パーキンソンの著作物「パーキンソンの法則：進歩の追求」で提唱された3法則の総称がパーキンソンの法則です。なので、パーキンソンの凡俗法則は3法則の1つです。

パーキンソンの凡俗法則とは、「組織は些細な物事に対して、不釣り合いなほど重点を置く傾向がある」ということを表しています。

端的に言うと、どうでもいいことばかりこだわってしまう、という法則です。

具体的な会議の例え

パーキンソンはこの法則について、代表的な例え話を紹介します。

会議の議題は「原子炉の建設計画」と「自転車置き場の設置計画」です。

「原子炉の建設計画」については専門的な知識が必要なこともあり、なかなか議論が活発に行われず、あっさりと結論が出されました。

一方、「自転車置き場」に関しては、誰もが自分の存在を誇示するかのように様々な意見が飛び交います。

結果、その会議で使われた時間のほとんどは「自転車置き場」についての議論で、本来議論すべき内容についてなかなか進まない、というものです。

今回は会議を例に紹介しましたが、会議に限ったことではありません。 仕事だけでなく日常生活でもパーキンソンの凡俗法則は潜んでいるのです。

時間や労力の配分、お金の使い方などでも同じような失敗がきっとたくさんあるはずです。

「パーキンソンの凡俗法則」の対策

それではパーキンソンの凡俗法則の対策について具体的に紹介していきます。

①議題の内容を整理し重要度を設定する

議題の内容を整理し、重要度を予め設定します。そして、アジェンダに整理した内容・重要度などを記載します。

会議の際は、アジェンダの予定に従って進め、話を脱線させないようにするわけです。あらかじめテーマも決められているため、無駄な時間を削減されます。

②時間配分を決める

重要度を見越して時間配分を適切に設定することが重要です。

１時間の会議なら、重要案件は40分、それ以外の案件は20分などあらかじめ設定し、アジェンダに盛り込む事です。

③事前に共有する

会議前に参加者に対して、①で作成したレジュメやアジェンダなどを事前に配布して、決められたテーマや重要度を共有しましょう。共有をしておく事で、決められたテーマのみ意見を考えてきてくれるので、話の脱線等の影響を最小限に抑えることができます。

まとめ

人はどうでも良いことに、時間やエネルギーを使ってしまう傾向があるということを具体的なシチュエーションから理解できたかと思います。

対策も大事ですが、併せて会議の際は、「人の時間を奪っている・時間は有限であるという意識」を参加者全員が持つことも大切だと思うので、是非参考にしてみて下さい！