ノンプログラマーかざまの業務自動化事例を公開！（Part1）～GASとの出会い～

はじめまして、組織運営 Dept. の かざま です。

突然ですが、皆さんは定型業務でこんな悩みを抱えていませんか？

事務作業を行う中で、表計算ソフトやアンケート、チャットツールなど、様々な業務ツールを使った定型業務がたくさんありますが、定期的に実施しなきゃいけないのに、ひとつひとつの作業に地味に時間はかかるし、手作業でやってるとミスも起こるし、負担が大きいですよね。

時間をかけて、気を使って業務を行っていると、それだけで疲れてしまって、他の業務を後回しにしてしまうこともしばしば...。

そんな働き方が続いたら、はたらくのが楽しくなくなっちゃいますよね...😥

かざまもそんな悩みを抱えたひとりでした。

どうしたら定型業務がたくさんあっても楽しくはたらけるんだろう？

その答えを探るべく、部署の定型業務を洗い出して、業務改善を行うことに！！！
結果やいかに・・・

まずは自己紹介

改めまして、この記事の執筆者の かざま です。

かざまは、ワークスHIの管理部門の1つである組織運営 Dept.で働く、社会人5年目社員です。

これまでに、部署のコミュニケーション活性化施策の運営や、社員のナレッジベースの整備、会議体運営などを業務として行ってきました。

この連載では、開発未経験、ノンプログラマーのかざまが、楽しくはたらくために業務自動化に取り組む姿を、かざまの視点でお送りします。

100名ひとりひとりにコツコツ連絡なんて
やってられない...！

かざまが所属する組織運営 Dept.では、50～200名規模の会議の運営を月次で行っています。

その中でもかなり負担になっていたのが、資料作成依頼やアンケートの回答依頼等の各種リマインド業務です。

対象者を精査して、ひとりひとりにチャットツールで連絡して…という作業は、100を超えると骨が折れますし、だからといって全体連絡で済ますと、全員が連絡を読んでくれず、回収率が悪くなったり。

そこで思いついたのが、
この作業をどうにかして楽にできないかということ！

どうしたら簡単に定型業務を楽にできるんだろう

定型業務を楽にする方法をネットで調べると、タスク自動化ツールがいくつか出てきます。（IFTTTやZapierなどが有名ですね）

これを使えば、ブロックを組み立てるように業務ツールの動作を組み合わせ、一連の流れを自動で動作させることができるようになります。

視覚的に組み合わせができるので良さそうだなと思いましたが、ツールの高度な機能を使うには有料プランの契約が必要となり、できれば追加コスト0で実現したいという部署の要望もあったので、採択に至らず…。

コストは掛からないけど、わかりやすいなにかないかなぁ、と調べまくっていたら、Google Apps Script（GAS）という方法を見つけました！

Google Apps Script（GAS）ってなに？

GASは、Googleが提供するサービスの1つで、プログラミングをして、いろんなツールの自動化をすることができます。

GASはGoogleの各種ツールととても親和性があるサービスなので、ワークスHIで利用しているGoogle Workspace（旧GSuite）のGoogleドライブやGoogleカレンダー、Gmailなどで行う業務の自動化が可能になりますし、Google Workspace以外の業務ツールとの連携も可能なので、Slack等のチャットツールとの組み合わせも問題なし！
Google WorkspaceとSlackを多用するかざまの業務にぴったりでした。

GASは、日本でも多くの人に活用されているので、ウェブ検索で事例を簡単に見つけられますし、プログラミングに使う言語が、Javascriptベースなので、もしわからないことがあったら、社内の開発者に聞くこともできるなと思い、GASのプログラミングで業務自動化に挑戦することにしました！

次回予告

GASを使うことは決めたけど、初めてのことばかり。
未経験であり初心者のノンプログラマーかざまが、どうやって業務自動化を実現させたの...？

次回は、どんな業務自動化を行ったのか、どんな効果があったのか、具体的な事例と一緒にお届けします！

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