企業アーカイブをより知ってもらうためには

私にとっても、2020年は様々な状況が一変してしまうほど、激動の1年であったことは言うまでもありません。この1年を経験した上で、改めて私が本職としているアーカイブ事業の今後の目標を考えていきたいと思います。

先の見えない時代だからこそ

　企業におけるアーカイブは、企業ブランディング、内部統制など、企業が成長するために必要不可欠な取り組みであり、これまでに企業が蓄積してきた資産(特に無形資産)を把握するための材料となる資料を伝え残す努力(=アーカイブ)をしなければ、いつかは散逸、忘れ去られてしまいます。

その取り組みをいったん止めてしまうと、企業が手掛けてきた実績やノウハウ、文化を知るための手がかりを再び見つけ出すために手間をかけなくてはなりません。もしかしたら探し出せなくなるかもしれません。実績やノウハウ、文化は企業にとって重要な資産です。

先の見えない時代だからこそ、歩んできた道を振り返る・・・アーカイブは早急に取り組むべきものだと考えています。

アーカイブは不要不急か?

　アーカイブという取り組みはここ近年注目されつつありますが、まだまだ認知度の高い取り組みとは言えません。アーカイブについて説明する機会があれば、ご理解いただける企業様は多いので、とにかくアーカイブの認知度を高める取り組みが重要だと思っています。

しかしながら、その重要性は理解していただけるものの、今をどう乗り越えるかということのほうが重要で、先の心配(無形資産の散逸)をする余裕がないという企業様もいらっしゃいます。たしかに各企業は常に厳しい状況に置かれていると思います。つまり、不要ではないが、急ではない(不急)と言われてしまうのがアーカイブの実状だと感じています。

上記のように私は、アーカイブは早急に取り組むべきものだと考えています。そのため、私はアーカイブを決して不要不急ではない取り組みであることを発信し続けていく必要があると考えています。

アーカイブという言葉の言い換え

　企業アーカイブに関する記事はWeb上ではいくつか見られますが、企業においてなぜアーカイブをする必要があるかということを説明している記事はそんなにありません。(それだけ説明が難しいということでもあります)

　アーカイブは今現在の企業が置かれている状況を打破できる取り組みであり、そのメリットと、実施しないことのデメリットを明確に提示していきたいです。そして、アーカイブなぜその効果を発揮するのかというプロセスをできるだけ示していきたいと考えています。

　また、アーカイブはたくさんの工程が複合的に含まれているため、一言で”アーカイブ”と言っても、その範囲が広く、曖昧な部分もあります。だからアーカイブの本質が認知されづらいということもあるでしょう。

そこで、我々は様々な工程が含まれるアーカイブを”アーカイブ”という言葉でひとくくりに表現するのではなく、もっとみなさんが明確にイメージできる表現でアーカイブを説明し、その認知を高めたいと考えています。

つまり、”アーカイブ”という言葉を使わずにアーカイブを説明できるように発信していきたいです。

「オフィス断捨離」

たとえば、DXの推進によって、働き方改革、オフィスの在り方、ビジネスの在り方に変化が生じた企業もあるでしょう。その変化を実現するためには、どのような情報を社員に共有すべきか、社員が離れていても同じ組織のメンバーとして意識してもらうためにはどうしたらよいか、またリモートワークに必要な環境(クラウド、ネットワーク、個室など)をどのように用意していくかと考えていくと、資料の共有、オフィスのスペース検討、または移転などが必要となります。

新しいことをするためには何かしらの整理が必要になるはずで、"整理"はアーカイブの軸となる工程の一つです。つまり、アーカイブはオフィス環境の変化(それに伴うビジネス変化、気持ちの変化も含む)に必要な工程=「オフィスの断捨離」と言い換えることで、アーカイブはDX時代にこそ、すぐに取り組まなくてはならないものになるはずです。

ということで、アーカイブを言い換えた言葉のひとつとして「オフィス断捨離」というワードを提言してみたわけですが、アーカイブという言葉をみなさんが知っているような言葉に言い換えてみると、より認知度が高くなるのではないのかなと思う次第です。

このオフィス断捨離をはじめとした様々な切り口で、先の見えない時代だからこそ、企業が早急に取り組むべきことついて発信する場を作っていこうとうと思います。