アプリ運用担当が取り組みたいアイデア３選

アウトプットしたいアイデアについて

　今まで考えてきたアイデアたちはこんなのあればいいよね～、こうなれば便利だよね～といったフワッとした感じでした。
　今回は同僚のAさんと上司のBさんに協力を仰ぐことで、それらのアイデアたちを精査し実装化できるか、実装化する優先順位についてミーティングを実施しました。（お忙しい中お時間いただきありがとうございました！）

KJ法で自分の中の考えを整理

MTGでアイデアの発散・収束を実施

　第一の課題としてはやはり、今後売上をどう確保していくか。
広告媒体の販売に際してオウンドメディアの比率を上げることが重要ではあるが、外部メディアの活用による認知拡大、新メニューの開発等やるべきことは山積みの状態です。
　案件の獲得は代理店の協力を得ることで売上を拡大すること、今回は、案件の進捗管理や通常業務に伴う会議室確保やルーティンワークの効率改善にフォーカスしてアイデアを収束する方向で進めることになりました。

①直案件の進捗管理アプリ

　各代理店がとってきてくれる案件は進捗管理ツールで登録されるので、履歴を追うことができます。
　しかし、メーカー様との直案件や商品部経由の案件はメールでやり取りをすることが多いので、一つ一つの内容をExcelやPowerPointに整理していく必要があります。
　毎回毎回積み重なるメールの中から該当のメールを探しだして進捗やスケジュールを拾うのはかなり面倒で時間がかかります。
　OneNoteは検索機能に優れているので重宝しているのですが、特にメールの検索はうまく引っかかってくれない・・・。

プロジェクトツール　招待制でのメンバー管理

使用するもの
・Glide
・Googleスプレッドシート

フロー
　現状エクセルに登録している案件内容を代わりにスプレッドシートに登録する↓
　連携しているGlideに各案件のメーカー名、担当者名、担当部署、広告出稿期間、メニュー名、その他留意点等の項目を表示。

【Glide】同時進行する案件を手元で編集・進捗確認できるアプリを作成 - Qiita

　以前作成したアプリを本格的に使用できるように改善を図ります。
　Glideの便利なところは、スプレッドシートを直接開かなくても、Glide側からスプレッドシートの編集ができることです。
　その為、急遽出先で変更内容があってもGlideで作成した進捗管理アプリを開けばその場で編集が可能となります。
　代理店とのやり取りに使用しているツールは編集履歴などもすべて記録として残るので、Glideでも編集履歴を確認することができれば便利なのですが、こちらは外部とのやり取り用ではなく、チームメンバー間での使用を想定しているため編集箇所をTeamsなどのチャットツールで共有することで問題ないだろうとの結論に至りました。

②会議予約システム

会議に参加するメンバーの予定表を参照し、空いている時間帯を複数ピックアップすることで、それらを候補日として提案してくれます。
実装することができれば地味に便利だなと思い、フローを試行錯誤しました。
現状、参加メンバーの予定表一覧を表示し、目視で空いている日程、時間帯を抑えます。

ここが空いてる！をピックアップしてくれる

使用するもの
・Power Automate Desktop
・Outlook

Power AutomateでOutlook予定表のイベント情報を取得する方法 | てじらぼ (teijitaisya.com)

実装のフローについて調べていたところこちらの記事がヒットし非常に参考になりました。
取得したJSONデータをうまく使用すれば予定が入っていない時間帯の抽出が可能になりそうです。

PADのアクション項目から実装イメージを検討

ルーティンワークに関してはPower Automate 等の自動化ツールで運用するとかなりの業務負担の軽減につながります。
社外とのやり取りに使用する場合、まずテスト運用で問題が無いか確認することは必須のため、組み上げてからの本格運用までのエラー項目を洗い出し、１つ１つ精査していくことが重要だということに留意する必要があります。

ピックアップ後のメール送付まで自動化

③安否確認回答内容自動集計システム

　安否確認訓練といって毎月1回、地震や津波などの自然災害が発生した際に、従業員の安否を確認するシステムからメールが届きます。
　本災害の際に各従業員はそのメールに記載されているリンクから自身や家屋の状況報告を行います。
　先輩や上司のお話だと東日本大震災の際には東北エリアはもちろんのことさまざまな店舗でも被害があったので、いざという時に従業員や従業員家族の命を守るためにも、おざなりにできない業務の一つです。（新入社員のころ正直面倒くさいと思っていました）

使用するもの
・LINE Bot
・Make

現状メールで安否確認メールが届きますが、仕事ではない休日や立て込んでおり忙しいときに通知が届いた場合気づかないまま時間が過ぎてしまうことも。
そういったときにメールを検知したらMakeから連携しているLINE Botへ通知が飛んでそこからチームメンバーへ連絡が行くフロー。
ただ、現状安否確認のシステムがすでに導入されているのでそこへの回答はマスト事項。
上司より部内の対象メンバーの回答状況を、システムにログインせずとも状況を把握したいとの声があったため、そこの対応策としては実装する価値はありそうです。
タッチポイントは多いに越したことはないとの考えで、ぜひ実装化したい案の一つです。

最後に

　アイデア出しから実装までのフローについてメンバーと考え、ある程度のイメージは付きました。しかしいざ実装の為の作成段階に入ると予想していないエラーや壁が出てくると思われます。
　情報収集と臨機応変にアウトプットの形を対応させることと、譲れない部分・ここは絶対うまく形にしないといけない部分の優先順位を考えて今後の実装化に向けて動きたいと考えています。