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U-35 若手法務交流会（わかほう）運営マニュアル

わかほう事務局

わかほうは毎回、ボランティアの有志メンバーによって運営されています。そこでこのnoteでは、参加してみて「次は運営してみようかな？」と思った方向けに、運営メンバーがどういう仕事をするのかについて書いておきます。


運営チーム

運営チームは事前準備から当日運営まで全てを分担して担当します。基本は3~4名で回しています。

基本的な連絡はSlackで非同期で行い、顔合わせMTG1回と運営会議3-5回で進めていきます。

役割多いです

その時々でそれぞれですが、以下のような役割をメンバーで分担します。大人の文化祭みたいな感じで、ワイワイしながらも各メンバーがテキパキ動いて、少人数でなんとか回しております。そこそこ忙しいので、本業が忙しい時期等にはちょっと厳しいかもしれません。

・参加申し込みフォームや事前アンケートの準備
・事前の参加者からの問い合わせ対応
・食事や飲み物等のケータリングの手配
・当日の会場設営＆受付＆写真撮影
・全体の流れの決定＆スライド作成
・当日の全体のタイムキーパー司会進行
・（企画がある場合は）その運営
・会場の後片付け

後は、GASが使えたり、SNSに強かったりといったポイントがあれば、急に神様扱いになります（笑）

打ち上げとOBOG Slack

大変な運営を頑張ったあとは、登壇チームと合同で打ち上げをしています。打ち上げはメンバー8人でじっくり話せる場でもあるので、かなり仲良くなれます。

また、基本は一回で運営チームは卒業ですが、運営SlackにはOBOGチャンネルがあるので、そこで他の期の運営メンバーとも交流ができます。また、わかほうに持ち込まれる取材依頼や若手向けのヒアリング依頼等もあるので、出版社の方や普段関われない先輩方とお話しする機会があったりもします。

登壇チーム

登壇チームは30代男女/20代男女の4名で毎回構成しています。基本的には会社規模や資格の有無等でバランスを取っているため、一般公募せずに運営チームの知り合いに声をかけることが多いですが、今後は公募もあるかもしれませんし、バランスもそんなに気にしなくなるかもしれません笑

登壇チームも運営Slackに入ってもらいますが、打ち合わせ1回のみで、そこで事前アンケートをもとに質問を割り振ったら、次は本番です。50名の前で話すという、運営チームとはまた違った大変さがあります。また、当日は運営チームのフォローという形で、一緒に受付や会場設営等のお手伝いをお願いすることもあります。打ち上げやOBOGのシステムも運営チーム同様です。

主催者

わかほうとわかほうの間を繋いで、運営・登壇メンバーに前回のノウハウや反省を伝える役割です。また、一旦すべての費用を立て替えたり、意見が割れた時に最後責任を持って決定したりする、文化祭でいうところの先生ポジションでもあります。

自分で日程を決め、人を集め、イベントをやるという、法務ではなかなか経験しないことをやることで、個人としてもスキルが伸びますし、みんなからも認識されますし、運が良ければ取材をもらえたりします。一方で、やはり稼働量は一番多いです。SNSのメンテやこのnoteのメンテ等も仕事になります。

今はGoogleのアカウントに全ての資料が残しているので、そのうち主催者も交代したいなと思っています。興味ある方、ぜひまずは運営スタッフに名乗りあげてください！一番大変だけど、一番得るものも大きいポジションです。

第３回に向けて、第２回の引き継ぎ

毎回運営が変わると、なかなか引き継ぎができないので、ここに書き残しておこうと思います。次回からは運営メンバーでイベントレポート書いて、そこに書き残しておいても良いのかも？

よかった点

・食事は片手で食べれるものに、飲み物はペットボトルの配布にしたことで、ゴミが出なかったのはよかった
・後片付けを参加者の方にも手伝ってもらえて、撤収が超スムーズだった。法務の皆さんの良識を感じた
・交流だけでなく、本まで持ち帰っていただけたのは良かった
・15分という1回のタームの時間設定がちょうどよかったように感じた
・テーマトークについても好評だった。テーマ選定は改善の余地ありかも？

改善点

【事前準備】
・わかほうってなに？という質問が増えてきたのでnoteとかを開設したい
・参加条件が曖昧で問い合わせが多かったので、どこかに書いておきたい
・事前キャンセルが多く、想定より予算がかかったので、もう少し食事の発注量を減らしても良さそう
・投影時に必要なケーブルを持っていき忘れてセーフィーさんに借りることになり、ご迷惑おかけして反省
【登壇周り】
・登壇の内容はもう少しカジュアルなテーマでも良かったのかも
・もう少し登壇メンバーと聞いているメンバーで双方向の登壇にしたい
・登壇するメンバーは事前準備（答えを考えておく）が結構大事！
【当日運営】
・第1回は連絡先交換タイムがあったが、第2回はなかったので、後で聞こうと思って繋がれない人が多かった。次は連絡先交換タイムを設けたい
・テーマトークエリア、人が多すぎると自己紹介くらいで終わってたので、もう少し人数絞るとかあっても良いかも
・キャンセルが多く、連絡対応等も含めて大変だった
【その他】
・1Fのロビーの通過方法など、"オフィスのあるフロアまで来るのが大変だった"という声があった
・会場と荷物を置ける場所は同じ方が、導線がスムーズだった
・主催者の属人的になっている部分があるので、もっとマニュアル化できる部分をマニュアル化して引き継げるようにしたい

過去のメンバーからのメッセージ

最後に、過去に登壇・運営してみたメンバーからのメッセージを載せておきます！

登壇メンバー

規模や職種は違っても、法務ってだいたい同じことで悩んでるんだなぁという気づきを得られて、すごく安心感と勇気をもらえました。
わかほうで話した皆さまから刺激を受け、仕事でとある挑戦をしてみることにしました。新しい挑戦をするきっかけをくれたわかほうに感謝しています！

温かくも刺激的な場所で、今の自分を冷静に振り返られる場かなと思っています。
新しい仲間との出会い、SNSでの活躍などを通じて、すごく励みと安心感をもらえています。これからも、若手法務の皆さんの居場所でありたいですね。

向上心の塊な若手法務有志の皆さんとわかほう事務局をできたことはとてもいい経験でした！また、何を話すか考える中で、自分の考えを整理することもできました。
当日も、日々悩んでいることを参加者の方々と共有でき、皆さんのお話も伺えて勇気をいただけました！
まずは一般参加した後、事務局としての参加もいかがでしょうか？また違う景色が見えて楽しいです！

運営メンバー

事務局という仕事を通じて色んな知り合いが出来ました！
参加者とはまた違った視点で楽しめるので、ぜひ事務局にも応募お待ちしています♪　

日々の業務に向き合い、創意工夫されている方ばかりで、刺激と勉強になりました。
SNSでDMして運営に入るのは緊張しましたが、登壇者・運営・主催の皆様とも交流でき、大正解でした！


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