【起業初期必見】バックオフィスのプロが選ぶ業務管理ツール10選
こんにちは！
バーチャル会計事務所SoVaのやまけんと申します。
僕は、大学３年時に公認会計士試験に合格した後、ベンチャーのCFOなどを経て、２年前にSoVaという会社を起業しました。
最近はYoutubeをやってみたり、ICCに出場してみたり、、、いろいろなことをしながら酸も甘いも経験しています。
もしお時間あれば、ICCでのピッチも見てみてください！
仕事柄、さまざまな会社のお悩みを聞くことが多く、みなさんが結構同じモヤモヤを抱えているなぁと感じたので、今回はそれについて僕なりのベストプラクティスを紹介していこうと思います。
そのお悩みは、
「業務管理ツールって結局どれが一番いいの？」というものです。
「freeeとマネフォだったらどっちがいいの？」
「コミュニケーションLINEでやってるけどこのままで大丈夫かな？」
「みんなのタスクをしっかり可視化して、助け合える文化を作りたい」
「クレカが全然作れないんだけど、どこかおすすめある？」
みたいな話、たくさん聞きます。
そこで今回は、いま現在、僕が思いつく限りのセオリーを書いていきますので、これから起業を考えている方や今起業初期の方などの参考になれば嬉しいです。
※ここに紹介するセオリーはあくまで僕個人のお薦めですので、その点ご容赦いただければと思います。
1. 最初に開設する銀行口座の最適解は？
個人的に銀行口座は「PayPay銀行」が圧倒的におすすめです。
PayPay銀行のおすすめの理由は、４つです。
① 振込手数料の安さ
② Pay-easyへの対応（公共料金や税金などのオンライン支払い）
③ 口座開設の楽さ
④ 他のサービスとの連携の充実
それぞれについてもう少し細かく説明していきます！
① 振込手数料の安さ
メガバンクでは500円〜700円/回ほどかかる振込手数料。
PayPay銀行なら160円/回です。仮に、1ヶ月で20回振込をするとなると、10,000円ほど。チリも積もれば山となります！
ネット銀行が普及していなかった少し前までは、一部の大企業が「ネット銀行を使っている会社さんとは取引できません！」という時代もありましたが、
今はそのようなことはないので心配いらないと思います！
② Pay-easyへの対応（公共料金や税金などのオンライン支払い）
会社を経営していくと、所得税や社会保険料を納付することになります。Pay-easyに対応しているPayPay銀行は、納付をオンラインで完結できるので、役所や金融機関に出向くことなく納付できるメリットがあります。
③ 口座開設の楽さ
PayPay銀行は、インターネットだけで口座開設を進めることが可能です。1週間〜10日ほどで口座開設できるので、起業初期の忙しい時期にも負担が少なく口座開設ができます。
また、他のネット銀行では、固定電話を持っていることが口座開設の要件になっている場合がありますが、PayPay銀行は固定電話も不要です。
④ 他のサービスとの連携の充実
PayPay銀行の預金通帳と、会計ソフト（freeeなど）と連携ができて、日々の会計ソフト入力を効率的に行うことができます。
PayPay銀行のリンクはこちら→
2. コミュニケーションはslackかdiscord、どっち？
弊社では以前slackを使っていたのですが、Discordに移行しました。
両方使ってみた僕としてはDiscord推しです。
理由としては大きく3点。
①基本無料で、ユーザー数にも縛りがない
②音声チャンネルがスムーズに使える
③ロールの管理がしやすい
下記、ちょろっと説明していきます。
①基本無料で、ユーザー数にも縛りがない
slackからDiscordに移行した一番の理由はここです！
slackの場合、ある程度の規模になると有料プランへの移行が必要で、1ユーザー当たり850円/月ほどかかります。インターン生なども含め、今後使用人数が増えていくことを考えると結構な金額になるな...と悩んでいました。
そこでDiscordに移行してみたのですが、やっぱり無料なのが本当にいい。直近採用しようと思ってる人にも気軽に参加してもらうことができるので、採用力も上がるかなぁと思ったりしています。
②音声チャンネルがスムーズに使える
ここも結構大きい理由。
テキストだけのコミュニケーションだと、細かいニュアンスを伝えにくかったり、会話ならすぐ終わることが予想以上に時間かかっちゃったりすることありますよね。だけどその度にZoomを作るのもめんどくさい。
そこで便利なのが音声チャンネル。
弊社では「わさび」「ねぎ」「バーチャルオフィス」「やまけんの間」と4つの音声チャンネルを用意してます。(社名がSoVaなのでわさびとねぎです。笑)
頻繁に「わさび入れる？」とか「ねぎ集合で！」みたいなやりとりの後、チャットの延長線でシームレスに音声通話に切り替わります。
画面共有もできるのでデザインや資料のすり合わせなどにも便利。
③ロールの管理がしやすい
Discordには、ロールという機能が存在します。
ロールを使うと、それぞれの役割に対して、見られるチャンネル/見られないチャンネルや、見られるけど書き込めないチャンネルなどを細かく設定できます。
管理も、各ユーザーごとにロールを追加したり外したりするだけなので超ラクチン。弊社では、役職や部署などでさまざまなロールを作って、それを組み合わせて管理しています。@sales とかで特定のメンバーにメンションを飛ばせるのも便利！(slackでもできますが！)
でもDiscordにも、もちろんデメリットがあります。
①ファイル名が英語で変換されてしまう
②容量の多い(10MB以上)ファイル送信が無課金ではできない
③連携ツールがslackほど多種多様ではない
などが挙げられます。容量問題は弊社ではGoogle Driveのリンクを共有することで回避しています。
この辺りのデメリットが許容範囲であればDiscordがおすすめです。
discordのリンクはこちらから→
3. タスク管理は「Asana」
Asanaを運営するAtlassian社が2017年にTrelloを買収し、Asanaはどんどん使いやすくなっています。
カンバン方式での管理ももちろん、リストビューやカレンダービュー、さらにガントチャートのようなものも作れるので、本当に便利です。
弊社では、それぞれのミーティングの最後に、上がってきた様々なタスクをAsanaに追加する時間を必ず設けています。タスクを追加するときは期日と担当者がセット。期日をきれないようなタスクでも、「◯日までに途中経過を報告」みたいな形で期日と担当者をセットで記入します。
僕がAsanaですごく気に入っているのが、それぞれのプロジェクトや部署などで横断して発生したタスクを、ホーム画面で一括確認できるところです。しかも自分だけじゃなくてメンバーの抱えているタスクも一括で見られます。
誰かに仕事を頼もうとした時も、事前にその人がどの程度のタスクを今抱えているのかが分かるので、その様子を見ながら「今◯◯のタスク抱えてるだろうから、その次とかにこれやってもらえたら嬉しい！」みたいな形で相手の状況を想定しながら仕事をお願いできます。ちっちゃいことかもしれないですが、こう言った気配りができると社内の空気もよくなりますよね。
-- 😎ちょっと疲れたので、一旦CMです 😎––
弊社が自信を持って提供する「バーチャル会計事務所SoVa」は、税理士/社労士/司法書士に今までお願いしていた作業を、圧倒的低価格月額9,800円で、オンラインにて解決する、バックオフィスのトータルプラットフォームです。
各社ごとのデータを蓄積し、自社がいま何をしなければいけなくて、それをどう解決するのか？をこちらから通知し、会社のバックオフィスをこれまでになくスムーズにします。
現在キャンペーンもやっているので、もし興味があればお気軽にご連絡ください。
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さて、続きです。
4. カレンダー/メール/共有ドライブなど、安定感しかない「Google Workspace」
これは言わずもがな感がありますが、弊社ではGoogle Workspaceというグループウェアを使っています。Google Workspaceを使うと、本当にいろいろなことができるようになります。ざっとかくと下記のような感じ。
◆Google Workspaceでできることの例
Gmail
Google ドライブ
Google ドキュメント
Google スプレッドシート
Google スライド
Google フォーム
Google コンタクト
Google カレンダー
Google Chat（旧：Hangouts Chat）
Google Meet（旧：Hangouts Meet）
Google Keep
Google グループ
Google サイト
業務で使う資料やスプレッドシートの作成、それらのドライブでの管理、お客様に送るアンケートフォームの作成やチーム内でのカレンダー共有など、これがあればほぼなんでもできます。
料金はかかってしまいますが、これは必須ツールだと思います。
料金形態はこんな感じ。ちなみに弊社は結構クラウドを使ってしまうのでBusiness Standardです。
Google Workspaceのリンクはこちら
5. 会計ソフトは「freee」
会社を経営していくと、毎年行う決算に備えて、会計ソフトを使う必要があります。会計ソフトは多くありますが、僕は「freee」をおすすめしています。
freeeのメリットは、３つあります。
① 会計や経理の初心者が使いやすい設計
② 低価格で十分な機能が利用できる
③ 時間や場所を選ばず使える
それぞれについてもう少し細かく説明していきます！
① 会計や経理の初心者が使いやすい設計
freeeは会計を勉強したことがない人でも直感的に使えるように設計されています。そのため、会計や経理に不安がある方には特にfreeeがおすすめです。
一方、簿記など会計や経理について勉強をしっかりしたことがある方は、マネーフォワードや弥生会計の方が使いやすいかもしれません。
② 低価格で十分な機能が利用できる
freeeは、月額1,980円からプランがあります。
月額1,980円の最安プランでも十分な機能が備わっているので、これから起業する方であれば、コストを抑えながら会計ソフトを導入できます。
③ 時間や場所を選ばず使える
freeeは、クラウド型の会計ソフトなので、パソコンだけではなく、出先でスマートフォンからでも利用できます。また、最新の法律に基づいて自動でアップデートされるため、再ダウンロード等の必要はありません。
freeeのリンクはこちらから→
6. 「Notion」でストック型の情報共有
Notionは、ストック型の情報を共有する際に利用しています。
弊社では、ビジョンや行動指針、組織図やメンバーのプロフィール情報、おすすめの本やシェアしたい記事などがここに溜まるようになっています。実際にSoVaに入社していただいた方は、オンボーディングでまずNotionを読み込んでもらってから、それぞれの業務に入ります。
仕事ばっかりでは息が詰まってしまうと思うので、メンバーの趣味とか好きなこととか、おすすめのお店とか。ちょっとした雑談要素を追加し、組織の余白もNotionで作っています。
7. バックオフィスは「SoVa」
もはやこれは半分宣伝というか全部宣伝になってしまうのですが、バックオフィスはバーチャル会計事務所SoVaが圧倒的におすすめです。SoVaは、税理士/社労士/司法書士の業務を、オンライン上でいつでも24時間、月額9,800円で利用できるサービスです。
起業初期、思考停止状態で税理士さんをつけるケースが多いのですが、起業初期には結構大きい2万円以上を毎月とられたり、実際そこまでお願いすることもなかったり。
さらにそもそも論として、起業初期に自分でしっかり数字をみたり、手続きをしてみたり、役所に怒られたり、そういった経験も僕は起業の醍醐味だと思ってます。笑
その経験が、ゆくゆく来るバックオフィス担当者やCFOなどの業務を想像できることにつながります。
さて、SoVaのメリットは大きく3つあります。
①業界トップクラスの圧倒的低価格
②幅広い分野をトータルサポート
③必要な時に必要な情報が自社にカスタマイズされた形で届く
①業界トップクラスの圧倒的低価格
SoVaは専門家の知見をデータベース化し、テクノロジーを通してサービスを提供する新しいカタチの会計事務所。これまでの労働集約型の税理士事務所とは違い、お客さんの数が増えても、社内の人を増やさずに高品質な対応を実現できるので、月額9,800円という低価格を実現しています。しかも業務時間外という概念もなく、早朝でも深夜でもいつでも、バックオフィスのお悩みが出た時にその場で解決できるというメリットもあります。
②幅広い分野をトータルサポート
SoVaは税務/労務/登記/経理という幅広い分野に対応しています。
意外と知られていないのですが、税理士さんだけだとこれらの中で対応できる分野が限られることが多いです。
一般的には、税務や経理の分野は税理士さんが対応できるのですが、従業員の入退社の手続きや給与計算などの労務分野は社労士さん、役員の追加や移転した際の手続きなどの労務分野は司法書士さんにお願いすることになります。それらを別々に頼もうとすると費用も馬鹿になりません。
SoVaでは、税理士さん、社労士さん、司法書士さんがそれぞれ担当する、上にあげた全ての分野をサポートしているので、基本これがあれば大丈夫！なサービス設計になっています。
③必要な時に必要な情報が自社にカスタマイズされた形で届く
SoVaでは、お客さんごとの状況に合わせて、オリジナルのカレンダーを作成してダッシュボードで見ることができ、さらにそこから派生したタスクの管理も一元管理できるようになっています。
ビジネスに夢中で後回しにしていたら抜けてしまいそうなタスクも、SoVaから通知がくるので漏れの心配はありません。今ではサービス上ではもちろん、専用のLINE official accountからも連絡がいくようになっているので、めんどくさがりでも大丈夫です！笑
現在キャンペーンなども行っているので、興味ありましたらぜひご連絡ください！
8. 経費精算もSoVaオリジナルの経費精算シートでラクラク
弊社が作っているシートを今回特別に、無料でプレゼントさせていただきます！！ぜひ一度使ってみてください。確実に便利です。
9. クレジットカードは、会計ソフトとの連携がキー
法人カードでの検討ポイントは大きく下記７つになります。
・年会費
・審査の厳しさ
・カード還元率
・特典
・利用上限
・追加カード
・会計ソフトとの連携
その中で、業務上で重要な項目は「会計ソフトとの連携」です。
会計ソフトとの連携ができると、各経費の日付や金額、取引先などの利用明細を自動取得して、経理作業を大幅に短縮できるからです。
その中でも僕が個人的に起業初期カードとしておすすめしているのは、「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カード」
おすすめの理由は、事務用品やレンタカー、宅配サービスなどが優待価格で使え、年会費も1,100円という格安設定であること。さらにfreeeとの連携もできて、仕訳もカンタン。
起業初期でカードを作るならまさにこれ！という満足度です。
もう少し企業規模が大きくなってきたら、UPSIDERもめちゃめちゃおすすめです。
UPSIDERは、下記のような特徴があります。
①カード利用上限額が1億円以上
②リアル/バーチャルカードが何枚でも発行手数料無料
③3%の外貨手数料が無料
④リアルタイムで企業の決済データを反映して可視化可能
⑤経費などを部門やカード利用者単位まで細かく管理ができ、明細の振り分けも自動
SoVaでは今はUPSIDERを使っていますが、めちゃめちゃ便利なのでめちゃめちゃおすすめです。(語彙力)
セゾンカードのリンクはこちらから→
UPSIDERのリンクはこちらから→
10. サイト制作するときは「STUDIO」
いざ思い切って起業！してみたらまずはかっこいい自社のホームページを作りたくなるものですよね。笑
しかし社内にエンジニアもいない、ウェブ周りの知識もあんまりない....
そう言った方にオススメなのがSTUDIOです！
STUDIOはコードを書かずにウェブサイトが作成可能なノーコードツールの一種です。しかもデザインから実装、アニメーションやCMSなども全てここでできちゃいます。
実際僕もウェブ周りの知識はあまりなかったんですが、それでもサクサクHPを作れちゃいました。HPがあると、メールの署名や名刺にも載せられるし、何より自分達が何をやってるのかをパッと紹介できるようになりますよね。
料金もそこまで高くないので、起業初期にチャチャっと作りたい！そんな時にはSTUDIOがいいかと思います。
STUDIOのリンクはこちらから
-- 😎最後に、ダメおしのCMです 😎––
弊社が自信を持って提供する「バーチャル会計事務所SoVa」は、税理士/社労士/司法書士に今までお願いしていた作業を、圧倒的低価格月額9,800円で、オンラインにて解決する、バックオフィスのトータルプラットフォームです。
各社ごとのデータを蓄積し、自社がいま何をしなければいけなくて、それをどう解決するのか？をこちらから通知し、会社のバックオフィスをこれまでになくスムーズにします。もし興味があればお気軽にご連絡ください。
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11. まとめ
ここまで紹介してきた業務管理ツールをまとめます。
銀行は「PayPay銀行」
コミュニケーションツールは「discord」
タスク管理は「Asana」
カレンダー/メール/共有ドライブなどは「Google Workspace」
会計ソフトは「freee」
情報共有ツールは「Notion」
バックオフィスは「SoVa」
経費精算は「SoVaオリジナル経費精算シート」
クレジットカードは「セゾンコバルト」
サイト制作は「STUDIO」
ぜひこの一覧を見て、会社経営の参考にしていただけたらなあと思います。
長々となってしまいましたが、僕自身いつでも相談乗るので、いつでもお気軽にご連絡ください。ありがとうございました！