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【必見】私が実践している生産性を上げるメモのコツ！「姿勢」「聞き方」「書き方」をまとめて紹介

やまちゃん｜自由研究用note

　今回のnoteでは私が普段行っているメモの取り方についてまとめてみました。理由は仕事でもプライベートでもメモを取る場面は多岐に渡るにもかかわらず、多くの人たちが〝ただ記録するためにメモを取る〟にとどめてしまっているのがとても残念だからです。私自身メモの取り方で仕事の質や効率が大きく変わった経験があり、メモには想像を超える可能性があると確信しています。読者の皆様がその可能性に一歩でも近づけられるように、私ならではのひとつの方法論みたいなものを紹介し、貢献できたらいいなと考え、今回このテーマで執筆をさせて頂きました。

　内容は「①姿勢」「②聞き方」「③書き方」の三部構成となっています。姿勢の部では主に相手とのコミュニケーションの取り方を扱い、聞き方の部では押さえるべきポイントについてお話をします。また書き方の部では素早くメモをするためには何をどのように書けば良いかを解説しています。最後までお付き合い頂けたらとてもうれしく思います。

　先日私はメモについてこのようなツイートをしました。

私の速くメモを取るコツ
▼姿勢
・相手が話しやすい表情
・書くことに集中しない
・焦らない
▼聞き方
・相づちやおうむ返し
・5W2Hは絶対に押さえる
・数字固有名詞は聞き逃さない
▼書き方
・数字と固有名詞は絶対メモ
・頭で文と文を繋げる
・自分の感想もメモ
メモは残すことよりも吸収！

@LIFEDREAM_41

　このツイートでは、私のメモの仕方が簡単ではありますが、紹介しています。今回のnoteはこのツイートの内容に沿って（拡大版みたいな感じで）より深掘りしていきたいと思います。


1.姿勢①相手が話しやすい表情を心がける

　私はメモを取るときの表情は大切にしています。それは表情の作り方ひとつで相手から情報を引き出せるし、相手も気持ちよく話してくれるからです。例えばメモを取る側が真剣な表情で聞いてれたら、話す側も安心して伝えることができます。さらにところどころで微笑みを浮かべる等するとお互いの緊張感が解れて、会話も弾むことがあります。相手が話しやすくするための表情作りは、間違いなくビジネスパーソンにとってひとつのスキルだと考えています。

　表情の作り方で一番のポイントは「相手とどう接したら気持ちよく話してもらえるか」をよく考えることです。私は正直これひとつでよいと考えています。私も表情についての本を読んで調べたことがありますが、作った表情は相手にも伝わってしまうので（特に完璧にやろうとすればするほど）、なので私は「どうしたら気持ちよく話してもらえるかな？」を考えることで、実は相手に対する気持ちが自然と表情に出ると考えています。


2.姿勢②メモに集中せず、相手に集中する

　メモを取ることに集中しすぎてしまうと、相手が話している内容が頭に入ってきません。なぜなら書く速度より話す速度の方が速いので、どうしても聞き漏れが発生してしまうからです。後から振り返ったときに「これ何のことだっけ？」となってしまうのはこれが原因の一つです。メモを取るときは書くことに集中せずに、相手の話に集中することを心がけます。

　相手の話に集中するポイントとしてはまず「これからしっかり説明をきくぞ！」と意識を集中させることです。単純なことのように思いますが、意外にもこの効果は大きいです。

　次に話の冒頭は全体を押さえることを心がけます。「今回の説明はここからここまでの話」のように話の範囲を把握しておくことです。そして「この範囲だったらこれとこれはなんとなくわかるかも！」と予測を立てておくことがとても重要です。なぜなら予測を立てることで新しい情報が入ってきても、常に知っている情報と結びつけて覚えることが可能で、その方が断然理解が早まるからです。

　また話す相手も人間なので、途中で話が脱線することも多々あります。そういうときに話を聞く側が混乱してしまわないように、話を元に戻す役割も担えるわけです。


3.姿勢③焦らず、情報を受け取る

　メモを取るときは何より焦らないことが大切です。なぜなら焦ると相手が話している内容に思考がまわらなくなり、情報の整理が難しくなってしまうからです。例えば焦る原因として①漢字が思いつかない②どのような構造でメモを取ればよいのか迷う③内容が難しくなってきてしまった④話す側が難しい専門用語を使いはじめた等、多岐にわたります。①②に関してはひらがなまたはカタカナで記入します。

　また構造化にこだわらず、まずは箇条書きで記入することにしています。③④に関しては、素直に相手に聞いてしまうことがよいと考えてます。メモは焦る必要は全くないです。〝情報をしっかり受け取る〟という姿勢が必要だと考えています。


4.聞き方①相づちやおうむ返しは相手のため

　相づちやおうむ返しは必ず行うようにしています。理由は説明する側に聞いてくれてるという安心感を与えることができるからです。時々説明を受ける側に「はい」としか言わない人もいますが、これでは説明する側が本当に聞いてくれているのか不安になってしまいます。「私はしっかり聞いてますよ！」という確かなシグナルを出すためにも相づちやおうむ返しはしておきたいです。

　さらに話が一段落したところで、説明を受ける側が「今おっしゃったことは（つまり）△△ということでよろしいでしょうか？」や「この説明は最初に説明された△△と結び付くわけですね」等と言葉に出して確認を取ると、話の要約ができてより理解が深まりますし、説明する側にもしっかり聞いてくれてるとわかれば安心感を与えることができます。

　ただ相づちの中にはネガティブなものもあるので注意が必要です。それは多くの人たちがよく使う相づちで、ほぼ機械的に発せられてしまうものがほとんどです。例えば「うんうんうん！」「なるほどですね～」「たしかに！」等、相手から「本当にわかってくれてるのかな？」と不安に思われることもあるので多用には注意が必要です。

■図表１　５つのダメなあいづち
・「はい、はい、はい」と「はい」を連発する
・「たしかに」「なるほどですね」を連発する
・あいづちが毎度「大げさ」すぎる
・「相手の話にかぶせて」あいづちを打つ
・あいづちに「変な笑い」を入れる

https://toyokeizai.net/articles/-/168493

（魚住りえ『｢嫌われる人の相づち｣よくある5つのNGは？』東洋経済ONLINE、を参考）


5.聞き方②5W2Hは絶対に押さえる

　私はメモを取るときは必ず5W2Hを押さえるようにしています。というのもこれらは情報の基礎項目であり、要であるからです。5W2Hを聞き逃してしまうと間違った行動をしてしまったり、勘違いして情報を受け取ってしまうこともあるので、後々ミスの原因にもなってしまうので、注意が必要です。私は5W2Hで曖昧な部分があれば、透かさず相手に確認を取るようにしています。

　さらに5W2Hにはそれぞれ役割があることも覚えておくと、相手の話を聞く場面、メモを取る場面、それぞれで役立ちますので、覚えておくととても便利です。

■図表２　5W2Hとは？

・When（いつ）「時間・課程軸」
・Where（どこで）「空間・場所軸」
・Who（だれが）「人物・関係軸」
・Why（なぜ）「目的・理由軸」
・What（なにを）「事象・内容軸」
・How（どのように）「手段・程度軸」
・How much / How many（どれくらい）「金額・量・質軸」

（渡邉光太郎『シンプルに結果を出す人の5W1H思考』すばる舎、P.23～24を参考）


6.聞き方③数字と固有名詞は聞き逃さない

　先ほど5W2Hを押さえること大切と説明しましたが、その中でも特に数字と固有名詞に関する情報は聞き逃さないように注意しています。例えば固有名詞として「会社やお店の名前」「人の名前」「商品名」さらに「プレゼンや会議のキーワードとなる単語」等があります。さらに数字は「日付」「金額」「数量」「目標値」「開始時期／終了時期」等があります。これらを聞き逃してしまうと、納品／発注の期限切れを起こしたり、周りと意思が共有できなかったりと、仕事や周りとのコミュニケーションにも支障を来すこともあるので、必ず聞くようにしています。


7.書き方①数字と固有名詞は絶対メモ

　数字と固有名詞のメモの重要性について、先日私はこのようなツイートをしました。

私は急いでいるときのメモは固有名詞と数字を意識する。実はこの２つが揃ってれば、頭の中で文章が即完成！例えば【A4用紙100×４領】なら、「A4用紙100枚入りを4使う。領収書あり」となる。怪しい場合は後から修正/追加も。限られた時間の中でメモするとき重要単語をピックアップすることが最も重要

@LIFEDREAM_41

　実は固有名詞と数字を押さえる重要性は、このツイートにもあるように、あとから見返したときに、頭の中で文章ができることです。多くの人はメモを取るとき、完璧にメモをしようと考えてしまうようです。しかしその必要はなく、先ほどの5W2Hと固有名詞と数字を押さえておくことで、勝手に頭で文章にしてしまいます。

　余談ですが、学生の時の発表会や、社会人としてのプレゼン等で、大勢の人たちの前で発表する場合もあると思います。そういうときも完璧にメモをした資料を読み上げるより、重要箇所を箇条書きにしたり、構造化を意識したメモの方が、すらすら読み上げることができます。さらにその場の雰囲気に合わせて修正を加えることも可能となります。アドリブに強いという評価は、どんな業界業種で仕事をしようとも、最大の武器になるはずです。


8.書き方②頭で文と文を繋げられるコツ

　先程も説明したように頭で文と文を繋ぐためには、固有名詞と数字をしっかり把握することが大切です。

　図表２ではその具体例を載せましたので、参考にしてください。

■図表３　固有名詞と数字を使ったメモの例

①【A4用紙100×4領】「A4用紙100枚入りを4つ買う。領収書あり」

②【東京→静岡、新、指定、6270】「東京から静岡まで新幹線指定席で行くと6,270円です」

③【申込書、左上、記入必須】「申込書の左上（個人情報記入欄）は必ず記入してもらってください」

※③は違和感があったと思います。申込書の左上はほとんどの場合「個人情報記入欄」になっています。メモする本人が読み返したときに理解できればそれでよいのです

　慣れないうちはなかなか思う通りに速くメモを取ることができないのが普通です。そういう時は焦らずにひらがなでもよいのでサラッと単語だけでもメモするのがよいです。その場合は早めにメモを再度確認して、情報のモレを補足しておくことが大切です。早い段階で行えばサラッと書いた単語がトリガー（情報を呼び出すためのフックのようなもの）となって、情報を呼び起こすことが可能です。しかし時間がたってしまうとトリガーとなるはずの単語すら意味が思い出せず、結局「わからない情報」となってしまうので、注意が必要です。

　メモに慣れてきたら、ぜひ「論理の構造化」を意識してみてください。ここでは詳しい説明は割愛しますが、構造化には「図解や記号を使う」「数直線を使う」「大中小見出しの記号を使う」「フレームワークを使う」「包括関係を把握する」、さらに会計でよく使う「ボックス図」などを使うと損益関係や貸借関係をより鮮明に把握できるようになります。また数字を比較するためには「グラフを使う」ことを忘れてはいけません。


9.書き方③自分の感想もメモして記憶の定着

　自分の感想や気づきをメモすることはとても大切にしています。なぜならメモした情報について自分なりの意見を持ったり、気持ちが動いた証拠だからです。私の場合、メモした情報について感想や気づきがあれば必ずメモすることにしています。そのおかげで業務改善に繋がったり、将来新しいアイディアを出すためのヒントになることがとても多いです。実は感想や気づきをメモしておくと、時間が経っても思い出すことが多いのです。

■私のメモに関するエピソード
　私のエピソードをお話すると、以前コンビニで働いていた頃、マネージャーから「焼き鳥は午前11時に作ると、一袋分はお昼までに売れるよ」と教えてもらい、それをメモしました。ところが私がその時に思ったことは、「朝の納品を早めに終わらせて、30分でも早く焼き鳥を作ることができたら、午前だけで売り上げ数を上げられるのでは？」ということでした。そしてそれをメモしました。
　その後コツコツと業務を覚えて、納品作業を30分短縮することに成功し、メモに書いたことを実践しました。そしたら午前10時頃は焼き鳥が思う以上に売れて、一袋分売り上げることにも成功しました。

　このエピソードからもその場の感想や気づきは少しでもメモしておくと将来役立つことが多いのです。ぜひ実践してみてください。


10.まとめ

　今回のnoteでは、私のメモの仕方を「①姿勢」「②聞き方」「③書き方」の三部に分けて紹介してきました。正直まだ伝え切れていないことが多いので、それはまたの機会に紹介していきたいと考えています。読者の皆様にとって少しでも役立って頂けたら、とてもうれしいです。


11.編集後記（おまけ）

　ここからは編集後記（おまけ）です。以下より有料記事になりますが、ここでは私はどういう気持ちでこのnoteを執筆したのか等を自由に書いています。じゃっかんプライベートなことも書いているコーナーです。投げ銭いただければ、私と気持ちを共有できたらいいなって思っています。

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