学会運営！スタッフとの連絡はどうとる？
2025年2月23日（日）に【第28回福岡県作業療法学会】が行われます！
このnoteでは学会の運営側からの目線で【第28回福岡県作業療法学会】の学会長である私が、学会が出来上がるまでの課題や奮闘についてを書いていきたいと思います。
今回のテーマは「学会運営！スタッフとの連絡はどうとる？」です。
学会運営をしていて、必ず押さえておきたいのが、スタッフ間の連絡調整方法です。
今はさまざまな連絡手段がありますが、今現在、当学会がどのようなツールを使って、その使用感のメリットデメリットなどを述べたいと思います。
今後、学会運営される方の何か参考になれば幸いです。
※このnoteの記事は私自身の見解であり、関連する組織とは無関係であることをご理解いただきたく存じます。
スタッフ間のコミュニケーションの課題
スタッフの間でのコミュニケーションは学会運営の肝です。
学会はイベントとしての企画運営を行う必要があるため、そこに携わる人達が意思疎通がうまく行かなかれば、運営の進捗にも大きく影響を与えます。
特に、学会運営ではいろんな部署が存在するため、学会長や実行委員長はそれぞれの仕事の進捗を常に把握する必要があります。
タスクが多い上に、運営委員は通常業務をしながら、学会のために長期間に渡ったタスクをこなさないといけないので、そのマネジメントが重要になります。
学会を経験していて、大きく3つほどのフェーズがあることに気がつきました。
① 学会長などの中枢が動く時期（中央期）
② 各チームがそれぞれの仕事をする時期（縦行動期）
③ 各チームが連携する時期（横行動期）
変に名前なんかつけてみましたが、あまり間違ってないように思います。
①の中央期では、学会のコンセプト作りや大まかな課題を解決し、
②の縦行動期では、そのコンセプトに沿って、各チームがそれぞれの仕事をこなします（演題登録、講師選定あたりまで）。
③の横行動期では、各チームが連携し、それぞれのチームの枠組みを超えて協力することが必要です（学会誌作成、運営マニュアル作り）。
各チームが単独で動くように見えて、最終的に全体の連携が取れることが重要になってきます。
これうまくいくかどうかで、物事の進むスピードは格段に変わってきます。
つまり、スタッフ間の連絡ツールはこの流れに合わせて、使い勝手が良いものが必要になります。
スタッフの連絡で使用するアプリ
上記の流れについて、前学会運営委員の行動を見ながらなんとなく感じていたので、多くの仕事を同時に把握するためのツールが必要だと感じました。
そこで、本学会で採用したのは「Slack」です。
仕事の運用としてはあまりにも優秀なツールであるので、知らない人はいないと思いますが、半年ぐらい運用してみて、そのメリットデメリットも見えてきました。
あくまで学会運営に関する流れについての意見なので、参考程度にしてください。
メリット
・全体像が把握しやすい
Slackの1番の魅力はタスクの進捗がわかりやすいことです。各チームごとのグループを作ってそこで連絡を取りつつ、その全てを全員が閲覧することができ、どのタスクが誰の仕事か理解しやすいです。
・GoogleDriveと連携が可能
データファイルはGoogleDriveを使用することで、Slackと連携することが可能です。リンクも挿入できるので、データまでの移動の手間が少なく済みます。
・DM機能、DMグループなど
それぞれ個人のDMが可能なことも素敵ですし、DMでグループを作ることもできるので、関係者への連絡もスムーズに行うことができます。
・未完了タスクがわかりやすい
自分宛が関係する仕事がタスクとして表示されるんですが、既読すると流れてしまうところを、あえて未読として残しておくことができます。そのためその通知が消えるまで、そのタスクが完了していないということがわかりやすいです。
一例を挙げると上記のようなことがあり、非常にタスク管理に優れたツールだということがわかります。
そして何より、今のところ、この機能は全て無料で使用できます。
デメリット
・誰が閲覧したかわからない
これが1番のデメリットです。閲覧者を把握することが難しく、仕事の指示内容が伝わっているかを把握しにくいです。ここは「閲覧したらスタンプをする」などチーム内でのルールを作ることが必要ですね。
・横行動期の際に連携が取りにくい
Slackは管理することに長けたツールですが、連携はかなり意識して取らないといけません。特に横行動期になると、チームの枠組みを超えて連絡を取るのでどれが誰の仕事か混乱しやすいです。ここはメンション機能を使って、連絡を確認して欲しい人を随時指定することが必要です。
・見ていない人がいる
最初の課題とも通じますが、チームによって稼動する時期が異なるため、あまり使用していないとアプリを開く習慣がとまり、実際に連絡を見ていない人もいます。ここもルールとして「1日1回は開く」みたいなルールがあった方が良いかもしれません。
ここまで使用感を振り返ってみて、やはり有益なツールであることがわかります。
学会のようにそれぞれが慣れない仕事を多くこなすチームにおいてはタスク管理はとても重要になります。
学会運営される方はぜひ使用を検討してみてください。
今日はかなり運営の中身の話でした。
こういった実際の裏側を知る機会もなかなかないと思うので、あえて共有してみました。
特に今後運営に携わる方は参考になると思います。
学会に対する意見をください
学会長として、この日記を読んだ方の意見をお聞きしたいと思っています。
全ての意見に応えられるかわは分かりませんが、取り入れられるものは参考にさせていただきたいと思います。
下記に学会へのご意見をお書きいただければ、必ず拝見しますので、良いも悪も含めてご記載いただければ幸いです（匿名で問題ありませんが、経験年数だけいただけると背景を考慮しやすいです）。
よろしくお願い致します。
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