［情報共有］職場の情報伝達　後編

問題点はどこにあるのか

1.指示を受ける人の性格や人間性

指示を出した人を嫌っている場合、「あいつの言うことは聞きたくない」と無視する。

この場合はどうしようもない。その人の気質の問題だ。正直、社会人としてどうか。職業人としてどうかと思うが。

見たくない、聞きたくないと目と耳を閉じてしまった人に指示など入るわけがないのだ。

2.業務が多すぎて、気がつかない・忘れる

業務に追われて、指示を見落としたり、忘れると言うこともまた多い。業務を真面目にしている人はこの傾向が強い。

把握しなければならない情報が多すぎて、目の前のことしかわからない。そうした場合、細かな指示など忘れてしまうだろう。

管理職がすべきこと

1.指示の鑑定

指示が通っていない場合は指示が日本語として成立しているか。社会人として、理解しうる言語でなされているか鑑定する。また、指示を出した媒体もいくつあるか見定める。記録や貼り紙、文書、口頭。画像、図解、動画などだ。指示が通っていない場合はまず指示した側の問題点がないか探すべきだが、この時点で無いようならば、上の問題に注意しなければならない。

2.指示を受ける側の修正

指示が日本語として成立し、いくつかの媒体で伝達がなされているにも関わらず、それをスルーする場合は、指示を受ける側に責任があることはすでに書いた。ならば、指示を受ける側の人間の修正を図らなければならない。

指示を出した人間が嫌いだから従わないというのは職場であっては論外であることをしっかり伝えること。指示を受ける人間の能力、例えば見落としやすい、忘れやすい性格ならばまず、どこに記録があるのか見せる、あるいは一定期間ついて修正を図るのもいいだろう。

さらに続くならば再度面談か、レポート提出を命じるのもいい。

性格が問題であれば、面談やレポート提出の方が遥かに面倒だ。損得を考えるなら指示を受けることを選ぶだろう。

3.業務改善

業務改善も管理職がなさねばならない問題だ。業務が煩雑になるならば、手順の省略や単純化を図ったりするのもいいだろう。

指示のマニュアル化やフォーマット化は指示を出す側も受ける側も効率化が図れるし、見落としの機会が減る。

業務を分担できれば、特定の業務を行うだけになるため、業務が単純化できるはずだ。

管理職でしかできないこと

管理職がやってきたことは指示を出す側の責任追求と叱責だけだ。

そんなもので変わるなら、管理職に管理職たる資格はない。逆に責任追及を受けた人にこそ適性があるだろう。実際に業務改善の具体案をまとめて実行するのだから。

管理職のすべきことはそうではない。指示を出す側が正しい情報や指示を伝達できていないなら修正し、指示を受ける側が指示通り出来ていないなら指示通りできるようにさせる。

業務改善や環境調整、部署間調整、部署内調整こそ管理職の仕事であるし、管理職にしかできないことなのだ。

責任追及や叱責はそのどれにもあたらない。ただ部下に無茶を課すだけ。意味も意義もないし、なんの解決にもならない。

管理職は管理することが仕事だ。上から目線で部下を叱り飛ばすことが仕事ではない。