【オファーレター雛形付き】24卒内定者フォローに使える承諾率20%を実現したオファーレターとは？
こんにちは！すごい人事トレンド情報局のぽぺぬです！
唐突ですが、人事の皆さんはオンボーディングはどこから始まると考えますか？
先日オンボーディングについて考えていたのですが、結果としてオファー面談ってすごく重要であるということに気付いたので、今回まとめていこうと思います。
内定辞退が多くて困っている人事さんにもぜひお読みいただきたいです。
【こういう方に読んで欲しい】
オファー面談をやっていない方
条件通知だけすればいいと思っている方
オファー面談に課題があり悩んでいる方
オンボーディングを担当している方
内定辞退が多い会社の人事さん・社長さん
１．オンボーディングの概念と目的
まずオンボーディングについて考えていきたいのですが、調べてみますと
オンボーディングとは、乗り物に乗っていることを意味する「on-board」を由来とし、新しいか生の重農を促進する取り組みを指す言葉です。
人事用語では、新しく会社・組織に加わった人材にいち早く職場に慣れてもらうことで、組織への定着・戦力化を促進するための取り組みのことを指します。
前職との組織風土の違いや仕事に対してギャップや違和感を感じる方がいたり、解消できないまま本来の力を発揮することができない方がいたりと、中途採用をしている企業であれば身に覚えがあるのではないでしょうか。
これらを防ぐために手を打ちましょうね！というのがざっくりとした目的です。
人間関係や育んできた価値観の相違など、オンボーディングでは防ぎようのない問題は一定あると思いますが、これはどちらかというと採用のミスですので、今回は省きます。
今回このnoteの主にしたい点は、「不明確に対する漠然とした不安」についてです。
２．不明確に対する漠然とした不安
「不明確に対する漠然とした不安」とはなんぞや？から解消したいと思います。
多くの方は就職や転職する際、入社前に、そのような感情を抱いたことはないでしょうか？
・どういう人と働くの？
・受け入れてもらえるか...
・自分は何を求められるんだ？
・中/長期的には何ができるんだろう？
・本当にこの選択は合っているのだろうか？
・自分のキャリアプランに沿っていなかったらどうしよう...
こんな感じですかね？
知らないことは怖いですから、求職者がこのような感情を抱くのは致し方ないと思います。
こういう不安を今回は「不明確に対する漠然とした不安」と定義させていただきました。
理論的な数値的根拠はありません、これらの不安を入社後のオンボーディングで解消している会社が多いのも事実なのではないでしょうか。
ですが、再度上記の例を見てください！
この内容って入社承諾前に解消してあげた方が良くないですか？
さてここまでは今回の前置きです！
次からなぜオファー面談なんじゃい！という点に入ります。
３．オファー面談の役割
昨今採用CXというワードで候補者体験が取り上げられることが多いと思います。
ではその体験の中でオファー面談の役割はなんでしょうか？
「条件とかを伝えることでしょ？」
これですよね。
ちなみにどういう内容を実施するのが一般的か調べてみますと、
リクルートさんの提供する記事の中では以下のように記載がありました。
契約期間(入社日)
就業時間、休暇、休日などの就業規定
年収
勤務地
業務内容
福利厚生などの制度
おそらくどの会社でも行っている内容ですかね？
個人的には一般的な印象を受けております。
従来のオファー面談では、会社から求職者へ「条件作ってきたから説明するね～。なにか気になる点や不安な点があれば教えてね」という会社が面接を通して、その方への評価を自社の査定額に落とし込んだ数字などの確認を、労働条件通知書に沿って行います。
これだけなのであれば相当もったいないです。
他にも口頭のみで行っていることがあると思います。
入社意欲を上げるために、オファーする理由などを伝えていますよね？
ここってすごく重要だと思いませんか？
僕がオンボーディングの始まりがオファー面談だと思った理由がここにあります。
「あ！私は○○を求められていて、入社後は△△をして、中期的には××をできる可能性があるのね」までを感じていただける理由を、口頭だけでなく文面でお伝えできると良いですよね。
長期は会社から提示するのは難しいかもしれませんが、中期的であれば面接の中でヒアリングしたキャリアイメージを基に示すことはできるのではないでしょうか？
文面で残すことで会社からの誠意と捉えてもらえます。
先ほどの「不明確に対する漠然とした不安」に対しての払拭にもなりますし、なにより「on-board」する心構えがプラスの方向に変わるのではないでしょうか。
なのでオンボーディングの入口はオファー面談だと感じました。
４．オファー面談例
さて最後に「結局どういうオファー面談の内容がいいのよ？」という点について触れていきます。内定承諾率のUPにも繋がると思いますので、参考にしていただけますと幸いです。
参考程度にですが、僕がおこなっているオファー面談では「○○さんへのお手紙」という内容で以下のような内容を盛り込んだPDFのスライドを条件通知書とは別に送付しております。
資料の目的
オファーの理由
会社の課題と期待していること
キャリアイメージ
会社から約束すること
面接/面談でお会いした全ての方々からのコメント
会社からの正式書類にするため、稟議を通して社長承認まで取得して発行しているので、効力のある資料になっていると考えています。
他にも入れたい内容はあるのですが、盛り込みすぎると内定が決まってから相当のお時間を要してしまいますので、渋々諦めています。
ちなみにこのオファーレターを作成したいと考えてから構造化面接のヒアリング内容も変更したりと、現場の方へもそれ相応の負荷をかけてしまいます。
ですが、実行前と実行後の半年間での内定承諾率が【62%→88%】まで上がっております。
興味ある方は、テンプレートを作成してみましたので、下記からDLください！
オファーレター制作の流れ
これも質問いただきそうでしたので、記載をしておきます。
制作に費やす時間は平均1～2営業日です。
流れと詳細ですが、
１）人事側でフォーマットに沿って、最後のコメント以外を面接評価シートの内容から骨子を作成
※1時間程度
２）候補者の配属予定の部署の部長が修正/加筆
※3～5時間程度
３）面接/面談で関わった人がコメント入力
※3～5時間程度
４）トンマナ修正
※1時間程度
５）稟議へ
現場の方々には事前にお伝えはしますが、どうしても他の業務の兼ね合いで時間かかりますので、そこの時間と労力は考慮しております。
ぜひ実施することが可能なのであれば試してみてください。
まとめ
今回はふと思い立ってオファー面談について記載をさせていただきました。
オファーレターの内容もここまでシンプルではなく、頭に会社概要を入れている時代もあり試行錯誤して行きついております。
会社さんによって内容は変わると思いますし、面接の中で情報を吸い上げることが前提ですので、面接から見直す必要があります。
採用CXとして全体設計から考えるのは難しいなどありましたら、ぜひCrepeにご相談ください。
全体設計の構築からフォーマットの作成までさせていただきます。
また、Crepeでは共に働く仲間を募集しています！
僕と一緒にnote書いてくれる方とか、僕と一緒にnote書いてくれる方とか、僕と一緒にnote書いてくれる方とかです！
ライター：ポペヌ
エンジニア歴約10年、人事歴約3年。中学時代からエンジニアとしてお小遣い稼ぎを始め、エンジニア経験を活かしながら、大手IT企業にて人事に転身。「プログラミングができる人事」として、主に経営陣をカウンターパートに経営視点の人事戦略設計〜実行、検証まで従事。即戦力エンジニアをオフライン・オンライン施策をベースに採用単価0円で採用実現するなど、特に新卒採用、およびエンジニア採用に強みを持つ。
「すごい人事」情報局運営元：株式会社Crepe
Crepeでは、ESG観点からみた人的資本における企業価値向上支援を行っています。具体的には、採用CX（候補者体験）向上ための採用戦略コンサルティング、採用ストーリーブック制作、研修トレーニング、EX（従業員体験）向上のための組織コンサルティング、エンゲージメント向上 HRtech「ミライチズ」などを通して、より良い個人と企業の関係の質向上支援を行っています。◆お問合わせはこちら◆
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