入社から半年のモヤモヤに、自己理解と時間管理の効能(時間管理編)
前回のnoteでは、今年4月に入社した新卒や新入社員の方々にむけて、メタ認知力を高め、自己理解を深めるふりかえりをご紹介しました。
自分の思考や価値観について把握ができたら、次は未来にむけたチャレンジへと行動をうつしていきたいですね！
とはいえ忙しい毎日、やりたいことに使う時間も気持ちの余裕もないと感じてしまうかもしれません。
実際、毎年さまざまな統計調査で新入社員が退職を考える理由の上位に「忙しさ」や「労働時間」があげられています。
会社で定められている労働時間は個人の意思で変更することはむずかしいですが、残業や終業後の余裕の不足感ならコントロールの余地があるはず。
今回のnoteは、自分が本当に望むことに時間を使えるようになるための「時間管理」についてご紹介します！
人生をより良くする「優先順位」をきめる
「これができたら毎日が充実するだろう」と思うのはどんなことですか？
🤔💭
仕事で新しい企画を担当したい、業務に役立つ資格の勉強をしたい、同期のなかで1番の成績を出したい、丁寧な暮らしをしたい、自炊でバランスの良い食生活をしたい、毎日朝夕1時間はウォーキングをしたい、毎日読書をしたい、英会話も勉強したい、毎週末は恋人と過ごしたい、週に1度は友人…
たしかに、これらを全部両立してできたらたしかに充実しているように見えますが、同時朝から晩まで予定ビッシリで疲弊するにちがいありません。
目の前にある「やったほうがよさそう」「なるべくやりたい」を手当たり次第にこなすだけでは、充実はしても余裕がなく、幸せな状態とはいえないのではないでしょうか。
時間的や心に余裕をもち、なおかつ充実や満足感を得てより良い人生にしていくには、やるべきこと・やりたいことの中でも特に「確実にやりたいこと」「成しとげたいこと」など最重要なことを決め、優先順位をはっきりさせることが重要です。
「パレートの法則」で行動の2割を優先事項に
イタリアの経済学者パレートが提唱した「パレートの法則」を知っていますか。
「全体の数値の8割は、全体を構成する要素のうちの2割の要素が生み出している」という経験則のことで、社会・人の生活・自然界などでのあらゆるものごとにおいて、「80:20」と同様の分布の偏りがみられるといわれています。
パレートの法則を今回の日々の充実と何をするかの関係に当てはめると、20％の最重要の行動が充実度の80％をつくり出していることになります。
つまり、わずか20％の「何をするか」をしっかり計画することで、80％の充実度の質が変わります。
優先順位を決めるための「時間管理マトリクス」
名著「7つの習慣」の著者であるスティーブン・R・コヴィーも、第3の習慣として「最優先事項を優先する」をあげ、「重要度が高く、緊急度が低い」事象を人生で最も重要なこと(＝第2象限)と定義し、実行する時間を確実に計画すること、意味もなくやっている行動を自覚し、手放すことで、人生の生産性が変わるとしています。
自分にとっての重要度や緊急度をわけて優先度順位を決めるフレームワークを時間管理マトリクスとして提唱されています。 [ 引用：7つの習慣(スティーブン・R・コヴィー, 1996 ) ]
物事を、重要度(高〜低)と緊急度(高〜低)の2軸で分けて整理していきます。
第1象限：緊急かつ重要
例：
期限が迫っている仕事、提出しなければならない書類、お客さまからの問い合わせの対応、など
第1象限には、すぐにやらなければならないことが入ります。
この中が多いほど、急ぎのことをこなすだけで1日が終わり忙しいばかりの毎日になってしまうので、第1象限は少ないほうがよいのです。
第2象限：緊急ではないが重要
例：
定型的な業務の自動化、仕事に役立つ資格取得や勉強、デスク周りの整理整頓、チームメンバーとの関係づくりのためのランチ、など
第2象限は、急ぎではないけれども物事の質を上げるために必要なことを入れていきます。
多くの人はここの物事を頭のどこかには置きながらも「余裕があればやりたい」と後回しにしてしまいますが、実は第2象限をやることでほかの第1象限,第3象限の物事を減らすことにもつながります。
1日のなかで第2象限に着手する時間を計画するのがコツです。
第3象限：緊急だが重要ではない
例：
効果が不明確なまま続けている定型業務、誰かに聞かなければ分からないことを誰に聞けばいいか悩んでいる時間、同僚のグチにつきあう時間、など
第3象限は、重要ではないものの対応しなければならない(と思っている)ことです。
ここに入れたことは本当に必要かどうかを判断し、なるべく「やらない」ことを考えてみます。
第4象限：緊急でなく重要でもない
例：
ぼーっとスマホを眺める時間、無目的にみるSNS、長すぎる雑談、など
第4象限は、本来やる必要のないことです。
でも案外、ここの物事をやっている時間が実はかなり長かったりします。
やらないように意識するだけで1日の中で1時間もぽっかりと時間ができる、ということもあるのではないでしょうか。
大事なことを意識すると行動が変わる、行動が変わると自由な時間が拡張する
時間管理マトリクスで、自分の第1象限〜第4象限を整理してみましょう。
第2象限にはなにが入りましたか？
1日の中で第4象限のことをやっている時間はどれくらいありそうですか？
第2象限は 事前対応の領域、第1,3象限は事後対応の領域です。
事前対応を優先的にすることで、事後対応に追われることが減り、自分がコントロールできる時間が増えていきます。
これまで、大事なこと・やりたかったことを「余裕があればやりたい」と後回しにして、いつの間にか忘れてしまっていたことはありませんか。
時間管理をすると、時間があればやろうと思っていた自分にとって(急ぎではないけれど)大事なことを、スケジュールにいれる余裕が生まれます。
ふりかえりにも、大事なことができたかを確認する問いを
前回のnoteで、自分と向き合うふりかえりのやり方をご紹介しました。
📎自分と向き合う、ふりかえりの問い
１. 1日1回、その日の印象的なできごと・自分が感じたこと思ったことを書き出す
２. 自分が「ありたい姿」やより良い自分のイメージを書き出す
３. そのために必要なことややりたいことを書き出す
４. 行動したことやそこで感じたことを書き出す
５. ネガティブな感情やできなかったこと、そこで感じたことを書き出す
(何度もくりかえす)
第2象限には「自分のありたい姿やより良い自分のイメージ」に近づくために必要なことを入れていくようにしましょう。
また、3つ目の問い「そのために必要なことややりたいことを書き出す」で新しい物事を思いついたら第2象限に入れて忘れないようにします。
そうすると必然的に4つ目の問い「行動したことやそこで感じたことを書き出す」では、第2象限につながる行動についてどうだったか、をふりかえることになります。
Stockrで想いを書き出し見返す
自分が本当にやりたいことに向けての行動はなにか・それができているか・やってみてどうだった、を考え続けていくと、いつのまにか自分の望む方向へと成長できていて、毎日の充実をより感じられるようになります。
第2象限を意識していくための、Stockrのおすすめの使い方をご紹介します。
Stockrにある「テーマ」機能を使います。
テーマは最大5つまで設定でき、ストックに紐づけてテーマごとに抽出したりできるので、そのテーマの1つに「第2象限」と登録してください。
1つのストックに「第2象限」のテーマをつけて、時間管理マトリクスで第2象限として入れた物事を全部書き出しておきます。
それから日々ふりかえりをするごとに、第2象限にあげたことに関連する行動ができたら、同じように「第2象限」のテーマをつけたストックに、どんんな行動ができたか、どう思ったかなどを書きためていきましょう。
自分にとっての第2象限を確認したり、変更や追記をしたいときはストック一覧からテーマを抽出すればすぐに見つけられます。
今の自分や環境にモヤモヤしたら、自己理解と時間管理のすすめ
毎日の生活や自分自身にハッキリと不満があるわけではないけど、引っかかるものやモヤモヤする気持ちがあったら、ぜひ前回のnoteでご紹介したメタ認知力を高めて自己理解を深めることと、今回の時間管理マトリクスで優先順位の確認をしてみてください。
🌱 自分がなにを求めていて、どのようになりたいかを認識する
🌱 自分にとって、急ぎではないけれど大事なことを認識して予定にいれる
しばらく続けたあとでまた、自分自身の満足度、仕事の充実度、日々の納得度を再確認して、変化を感じることができたらとても嬉しいです。
自分自身の納得度・・・ __点
仕事の充実度・・・ __点
日々の納得度・・・ __点
おまけ
※Stockrのアプリをご利用中の方は、下記のリンクをタップするとStockrに「第2象限」のテーマが設定できます。
※お使いでない方はApp Store もしくは Google Play Storeが開きます。
※PCでご覧の場合はStockrのサービスページが開きます。
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