【実体験】Zoomでオンラインイベントを開催してみたら意外とよかった話

こんにちは、旅するスパイスラバー、ちゃいまいです。

緊急事態宣言以降、自宅滞在時間が延びていらっしゃる方も多いかと思いますが、皆さんいかがお過ごしでしょうか。
私も今年のGWは旅をキャンセルし、ここ最近は基本的に家で過ごしています。

外出自粛の動きが高まる中、”オンラインイベント”が流行していることを皆さんはご存じでしょうか。

実は私も先日Zoomというオンラインでビデオ会議が行えるツールを使って開催してみました。そしてそこでなかなかよい反響が得られたので、その振り返りを皆さんにご共有したいと思います。
これからZoomでイベントをやってみようと思ってる方がいらっしゃいましたら、何か参考になればうれしく思います。

イベント開催のきっかけ

旅人友達の”ターメリック奥”さんに誘われたことが始まりです。
もともと二人で”旅とスパイス”をテーマとしたオフラインのイベントを開催する予定だったのですが、諸々の事情で開催できなくなってしまいました。
しかしその後、「オンラインで開催しよう！」と奥さんにお声がけいただき、形を変えて行うことにしました。

イベント開催の概要

テーマ：”旅とスパイス”
募集人数：15人
使用ツール：Zoom
時間：2時間
告知： SNSのみ
参加費：無料

元々の計画から大枠のテーマは変更せず、メインスピーカーを増員して開催しました。
計画当初は、料理を提供する予定でした。しかしそれがオンラインでは叶わないため、代わりにトークで皆さんに楽しんでいただこうと思い、私と奥さんのほか3名のメインスピーカーに加わっていただきました。

イベントの様子

募集人数15人で、SNSで告知したところすぐに予約は満員になりました。
メインスピーカーの知り合い以外に、SNSの告知を見てご連絡をくださった初対面の方々にもご参加いただきました。

会の進行（2時間）
19:30-19:40 開会挨拶・会の説明
19:40-20:10 自己紹介 メインスピーカー2分/参加者1分程度
20:10-20:30 メインスピーカーのカレーレシピ紹介
20:30-21:00 メインスピーカーの好きなカレー屋さん3選紹介
21:00-21:30 参加者の好きなカレー屋さん紹介・雑談
-23:00 オフ会（希望者だけ残り雑談）

事前に参加希望者にZoomで発行したミーティングルームのURLを共有し、当日開始時間にアクセスしてもらいました。
出入り自由としていましたが、結果的にほとんどの方々がフルタイムで参加してくださいました。
また、次回参加を希望してくださる方がとても多く、ありがたいことにPayPal経由でイベントに対する投げ銭もいただくことができました。（このお金は主催者の意向により、ボランティア団体への寄付とスパイス活動へ利用する運びとなりました。）
上記のように良い結果を得られたポイントを自分なりに考えてみました。

【成功ポイント】

①告知方法が良かった
②様々な立場の人が集まり、トークが盛り上がった
③メインスピーカーがそれぞれ異なるキャラクター性を持っていた
④インタラクティブなコミュニケーションを促した
⑤録画しない宣言をした

①告知方法が良かった

今回はSNSの告知投稿をきっかけに多くの方が参加してくださいました。
「＃オンラインイベント」や、「#オンライン飲み会」、「#カレー好きと繋がりたい」といったハッシュタグをつけたことで、内容に興味がありそうな方々に投稿が届いたようです。
おかげで、集客はほぼ苦労することはありませんでした。

②様々な立場の人が集まり、トークが盛り上がった

①の結果、"元々の知り合い"と"初めましての人"が入り混じる結果となりました。カレー屋さん、カレー作りが好きな方、インドの方など多種多様な立場の方々が集まりました。
そのため、一つのトピックに対し異なる角度からの意見が出てトークが盛り上がりました。

③メインスピーカーがそれぞれ異なるキャラクター性を持っていた

②の結果、参加者の求めるものも複数になっていました。

本来ならば目的や想定する参加者を絞って会を行う方が効率的かも知れないのですが、今回は特に設けなかったこともあり、参加者の求めることが少しずつ違いました。
しかし、イベントのメインスピーカーである5人それぞれのカバー範囲が異なっていたため、すべての話題に柔軟に対応することができました。
料理をしながら話したり、カレーを食べながら話したりと、スピーカー各々のキャラクターが違ったので、トーク展開も単調にならずに済みました。

④インタラクティブなコミュニケーションを促した

事前にメインスピーカーは話す内容やレシピを準備していました。
Zoomの特性上、カメラやマイクをオフにすることもできるため、当初私たちは”聞くだけ参加”の方も含まれると想定し準備を進めていました。
しかし、参加者の皆さんは想定よりも積極的にコミュニケーションを楽しんでいる様子だったので、会を進めながらより双方向的なコミュニケーションが生まれるように話を回していきました。
好きなスパイス紹介、好きなお店紹介など、ある程度お題を決めて全員に発表してもらうようにしました。
そうすることで「本当は自分も話したいけどなかなか回ってこない」という方にも話をしてもらう機会を設けられたと思います。
また、誰かが話しているときに気になったことがある方には、チャットでコメントしてもらったり、個別チャットで連絡をするように促しました。
一人の話に集中する必要があるオンラインイベントでは、こうした細かな工夫ですべての人のコミュニケーションを円滑にすることも必要だなと感じました。

⑤録画しない宣言をした
Zoomの特徴の一つとして、録画機能がついていることがあげられます。
しかし今回は自由にコミュニケーションをとりやすい雰囲気を保つため、あえて開会の際に録画をしないことを参加者の皆さんに伝えました。
このことは、より刹那的でライブ感ある会話を楽しんでいただくことにつながったと思っています。

以上が、会成功の主なポイントであったと考えています。
他に、Zoomを使用したことによるメリットと注意点も出てきたので残しておきます。

メリット
・イベント中に参加者同士個別チャットができる
・統一資料を用意する必要がない
　画面共有ができるので、メインスピーカーは様々な様式で資料を用意していました。事前にすり合わせすることはほぼなかったです。
・顔を見せずに参加できるため、参加ハードルが低い
・世界中の人を集められる
・パスワード付きのミーティングルームを発行することで、変な人が突然入ってくることが防げる
・初めて使う人もインストールするだけで簡単に参加できる
・トーク中に簡単にファイルを送れる（今回はレシピを送りました）
注意点
・3人以上で40分以上話す場合は有料会員がホストをする必要がある
・当日時間になってからはじめて全員がつながる
　Facebookのイベントページなど、別のサービスを併用すればよかったのかもしれませんが、時間になって全員がつながったため、全員がミーティングルームにアクセスできたか確認するのにやや苦労しました。
・退出前に保存しないとチャットが消えてしまう

まとめ

今回の成功体験と反省点から、Zoomでイベントを行う際に注意することは思に下記だと考えました。
リアルイベントと共通する部分もありましたが、オンラインならではの部分もありました。

・イベント参加者を想定し、求めていることを提供できるように準備する
・ある程度プログラムと役割を決めてイベントを進める
・しかし柔軟に、インタラクティブかつライブ感のある会話を促し、参加者を置いてけぼりにしない工夫をする
・告知方法は参加してほしい人に届く方法で行う
・聞くだけの参加を希望するかどうか、参加者に確認しておく
・事前にZoom以外のサービスに参加者を集めておく

あとがき

今回のイベントは、初の試みということであえてゴールを明確に持っていませんでした。
何かの周知や収益を目標とせず、まずはやってみようという感じ。
そのため、100%すべての方に満足いただけなかったかもしれないし、完ぺきではない部分もあったかと思います。
しかし、参加者の方々から多くの感謝メッセージをいただけたり、参加者同士のあたたかなコミュニティが生まれている様子から、会を行ったことに意味があったと強く感じました。
今回得た学びは、今後行われるあらゆる会で使えるものとは言い難いですが、何か皆さんにとって参考になる点があればいいと思います。

もし、他にも何かオンラインイベントに関して改善点やお気づきの点があれば、ぜひご共有ください。
私自身もまた皆様にスパイスの魅力を伝える楽しいイベント開催予定ですので、引き続き運営改善を続けていけたらいいなと思っております。

読んでいただきありがとうございました。
皆様のオンライン生活もより充実したものになりますように。

それではまた。