株主総会に必須の招集通知とは？ 作成のポイントとコピペ文例を紹介

招集通知とは、企業が株主総会を開催する際に必要な書状です。株主総会の開催概要や議題を周知する公式の通知書であり、慣例的な書き方のコツがあります。
昨今の法改正により電子化の流れが進み、招集通知を電子的に提供することも可能になってきました。ただし、招集通知は株主全員に届けることが前提となりますので、電子化に対応していない株主がいる場合はその限りではありません。
この記事では、2031年に創業100年を迎える東京新富町の紙製品メーカー・山櫻が、株主総会の招集通知の書き方について、コピーペーストして使える文例を交えてわかりやすくお伝えします。

株主総会の招集通知、素朴な疑問

ここからは、採用通知を作成する際の素朴な疑問をまとめました。

招集通知 とは？

招集通知は、株式会社が株主総会を開催する際に、株主に対して会議の日時、場所、議題などの情報を事前に伝えるための公式な文書です。株主への採用通知の送付は、会社法により法的に義務付けられています。
株主は、この通知を通じて、総会の内容を把握し議決権を行使する準備をします。言い換えると、株主が、総会で適切な情報に基づいて意思決定を行うために不可欠な文書といえるでしょう。
公的な文書ですから、洋２ (162×114mm)や洋長3 (235×120mm)サイズの封筒に入れた挨拶状で送るのが一般的です。

株主総会の招集通知を発送する期限は？

招集通知は、株主総会の開催日の少なくとも2週間前には株主に届くように発送する必要があります。この期間は、株主が会議に向けて適切に準備を行うために法律で定められた最低限の期間です。

招集通知は省略できる？

特定の条件が揃った場合は、招集通知の手続きを省略することが可能です。
特定の条件とは、すべての株主が株主総会の開催に事前に同意している場合です。この場合は通知を省略して、直接、総会を開催することができます。

株主総会の招集通知は電子化できる？

近年の法改正により、電子提供制度が導入されるようになりました。株主総会の招集通知をはじめ、参考書類や計算書類、事業報告などを企業のWebサイトなど電子的に提供することが可能になったのです。この制度を利用することで、印刷や郵送のコストを削減し、より迅速に株主に情報を提供することができます。
ただし、依然として、招集通知を書状で送る方が適している場合もあります。
その理由とは、次のようなものです。

●正式性と公式性の確保
書状での通知は、その形式が公式であることを示し、情報が正式なものであることを強調します。これにより、株主に対して企業が正式な手続きを遵守しているという印象を与え、信頼感を高めることができます。
●全株主へのアクセス
高齢の株主など、インターネットの利用が限られる層には書状の方がアクセスしやすい場合があります。
●法的要件の満たしやすさ
一部の法域や業界では、株主総会の招集通知を書状で送ることが法的に要求される場合があります。書状は法的な証拠としての価値が高く、必要に応じて正式な記録として保存することが容易です。

招集通知、作成のポイント

ここからは、実際に招集通知の作成するときのポイントをご紹介しましょう。

招集通知には、なにを書く？

招集通知には、このような内容を盛り込みます。

・株主総会の日時と場所
・総会の目的と議題
・株主総会に関する具体的な案内や手続きの説明
・株主が総会に出席できない場合の代理投票や電子投票の方法

招集通知は、どう書く？

招集通知の書き方は、基本的には、ビジネス文書と同じです。
慣例的に、次のような書き方が推奨されています。

・日付：発信する年月日を和暦で記入します。
・宛名：「株主各位」と記入します。
・前文：①「拝啓」②「時候の挨拶」③「相手の繁栄を喜ぶ」④「日頃の厚　　　情に感謝する」の順番で書きます。
　　　　②と④は、必要に応じて省略できます。
・末文：「敬具」で締めくくります。

コピペで使える文例紹介

ここからは、招集通知の文例をご紹介しましょう。

定時株主総会招集

                                                                                              令和○年○月○日
株主各位
                                                                                                   東京都○○○
                                                                                                株式会社○○○
                                                                                            代表取締役 ○○○

                                                定時株主総会招集ご通知

拝啓 
●●の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。日頃より一方ならぬご厚情を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、下記のとおり当会社の定時株主総会を開催いたしますので、万障お繰り合
わせの上ご出席賜りたくご案内申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　                                                                                                            敬具

　　　　　　　　　　　　　　　　　記
1. 日時 ○年○月○日（○曜日）午○○時○分（日本時間）
2. 場所 当社本店会議室
3. 会議の目的事項：
付議事項
1: 第〇期決算報告書の承認に関する件
2: 〇〇〇の件
 〇〇〇〇
                                                       
                                                                                                                 以上

「株主総会の招集通知とは？」まとめ

株主総会の招集通知とは？
・法的に義務付けられた文書
・株主総会の2週間前までに発送する
招集通知には、なにを書く？
・株主総会の日時と場所
・総会の目的と議題
・株主総会に関する具体的な案内や手続きの説明
・株主が総会に出席できない場合の代理投票や電子投票の方法
招集通知は、どう書く？
・ビジネス文書の書き方のルールに則して書く

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