お仕事のお話し（採用と社内システム）

こんにちは！
今回は、私のお仕事のお話しをしてみたいと思います。
自慢話がかなり多くなりそうなので…
他人の自慢話は聞きたくない方はブラウザバックをおすすめします（笑）
それでは、早速行ってみましょう。

経歴について

自己紹介でもお話ししましたが、私は大学を卒業してから岡山県で薬剤師として２年半くらい働いていました。
大学院卒ということなのかどうかわかりませんが…
引継ぎもほぼなく、いきなり管理薬剤師としての勤務で社会人経験のない私にとってはかなりハードなものでした。
毎日、医療事務さんに愚痴ってた気がします…
当時愚痴を聞いてくれた事務さんありがとうございます。

結婚を機に義理の父が経営するねじ締結部品・金属加工品を取扱う専門商社に入社しました。
現在の会社では、３年間の現場勤務の後、４年目からは経営企画室、６年目くらいから専務取締役となり現在に至ります。
常務の退職をきっかけに経営企画室室長に任命され、前任の常務のお仕事の採用と社内システム関連の業務を任されることになりました。
そして、またここでもほぼ引継ぎなしで採用、社内システムの仕事をしていくことになるのです…

採用業務の引継ぎについて

そういえば…一応、採用業務の引継ぎのようなものがありました。
それは一度だけ、前任の常務の企業説明会（中途採用）に同行してどのように採用をしているのかを見学することでした。
しかし、その企業説明会に同行して愕然としました。
パワポなし、ただ４５分間しゃべり続けるという企業説明会でした。

「嘘やん、こんな内容でほんまに求職者の方に伝わってんの？
さすがにパワーポイントくらい作りません？」
というのが正直な感想でした…

しかし、当時の常務は自信満々に
「大丈夫や、君も慣れたらこのくらい喋れるようになるで。」
「いや、パワポもなしで逆によくしゃべれんな！」
当然、目上の方なのでツコッミも入れられず…

追い込まれた私は、今からは自分でやらなければならないという責任感と使命感を感じていたように思います。
「とりあえず、パワポ作ろ…」
こんな感じで前途多難な採用活動が始まるのでした。。。

採用活動で自分なりに工夫していること

ここからは、実際に採用業務に約１０年ほど携わっている中で意識していることを箇条書きで書いていきたいと思います。
・社内組織図で年齢、各部門の人数バランスを考慮して計画する。
・身だしなみは清潔感に気を付ける。
・包み隠さずいいことも悪いことも全部お話しする。
・説明会ではわかりやすい言葉でお話しすることを心掛ける。
・求職者と常に対等な立場であるという意識を持ってお話しする。
・面接では既存の従業員と一緒に仕事できる人かを考える。
・入社後しっかり定着するように現場の教育制度も整える。
・入社後３か月の試用期間で定着できるかを早めに見極める。
上記のようなことを意識しながら、中途採用、新卒採用と活動しています。
また、ありがたいことに社長と意見がぶつかることもなく最終面接で採用するかどうかを判断できて助かっています。
採用実績としては２０１９年に初めて新卒採用にチャレンジしてから１０名の新卒採用に成功し、おかげさまで皆さん定着してもらい離職率は０％です。

また、上記の採用活動の工夫だけでなく
・コンプライアンス相談窓口の設置（ハラスメントの防止）
・業務の自動化による残業の低減
・各種業務引継ぎ資料・手順書の作成
上記のような経営努力の成果でもあるように思います。

ですので、個人的には採用は募集求人から入社までよりも、入社後もいかに定着してもらえるかの方が重要だと思っています。
私が目指す理想の採用は、ある程度どんな人を採用しても教育制度と社内制度で一人前になってもらい定着してもらうことです。

とまぁ、ここまでかっこつけて話してきましたが、実は自分の採用の仕事減らしたいので、できるだけ辞めて欲しくないなぁという一心でやってるのが本音なんですけどね…
ただ動機はどうあれ、手前味噌ですが、結構いい会社になってきていると思います。

社内システムについて

次に、社内のコンピューター関連のお仕事についてお話ししていきたいと思います。
こちらに関しては義理の父である社長もある程度よく理解されていたので、社長からも教えてもらえることもありましたが…
やはり前任の常務からの引継ぎはなく、当時エクセルの関数すら知らなかった状態で、頼れるのはGoogle先生のみといった感じでした。

実際は外注先さんにやっていただくことが多いのですが、ある程度の知識がないとお話しできないですし、ソフトウェアなどは購入したあと実際に定義を作ったり、アプリを作ったりは自分でやらないといけないので…
最初の一ヶ月はエクセルの本とか読んで勉強をたくさんして知識を付けました。
前職の薬剤師とは無縁の業務内容ですが、オタクな性格が功を奏し、今ではコンピューター関連の仕事はすごく好きです。

社内システム関連業務の実績

ここからはちょっと自慢です。
約１０年間でどんな改善が出来たのか自身の過去の振り返りついでに箇条書きでまとめてみます。
・Lotus Notesという業務システムのアプリケーション開発・改善。
・タブレットPCを用いたピッキングシステムの仕様決定（制作は外注さん）
・受注自動取込のマクロ作成。
・受注自動取込の定義作成。
　受注自動取込に関しては、１０年間で全体の65％が自動化済み。
・Lotus NotesからKintoneへの切替。Kintoneアプリケーション作成。
・基幹システムとKintoneのデータ連携の定義作成。
・各種社内データ分析のエクセル作成。
上記以外でも日常でコンピューター関連でなにかあれば現場から相談が来る感じですね。

究極の売上予測エクセルの爆誕

最後に、今回これを自慢したかっただけといっても過言ではない、売上予測エクセル爆誕のお話しをさせてください。
きっかけは社長の一言「受注残金額からこれから先の景気動向とかわからんかな？」
ある日の幹部会議で社長がおっしゃった、この言葉をきっかけに私の頭にひらめきが！
ロマサガシリーズのひらめきの如くピコーンと音がなった気がしました。
「私の中のゴーストが囁くのよ」　By　攻殻機動隊　草薙素子
いや、フルメタルパニックのウィスパードか！？中二病全開ですみません（笑）

幹部会議の翌朝３時間程度で完成した売上予測エクセルは恐ろしい精度でその結果を残しています。
予測できるのは当月の一日の段階で、当月の結果が93％～107％の間くらいの精度で的中するというものです。
平均するとほぼ100％に収束します。
なので、端的にうちの会社は他社よりも一ヶ月早い情報で仕事していると言っても過言ではないと思ってます。

企業秘密になるので詳しくはお話しできませんが受注残金額というヒントだけ記載しておきます。証拠に一部エクセルのスクショ載せようとも思いましたが、社長に怒られそうなので辞めておきます。

それ以来、特に仕入部は当月の購入金額の参考にしてもらっているので、余計な商材の購入の抑制につながっています。

また、現場も仕事量の予測がある程度できるので残業の軽減にも役に立っていると思います。

そんなこんなで奇跡的に誕生したこの売上予測エクセルを武器に会社をさらに成長・発展できるように今日もお仕事の片手間にNOTEを綴るのでした。

お読みいただいた皆さんも、採用や社内システム関連のお仕事をされている方はいらっしゃるのではないでしょうか？
私の場合、薬剤師から結婚を機にまったく異なる業界、業種になり大変でしたが今では楽しくお仕事できています。
記事の内容が少しでも読者の方の参考になれば幸いです。

最後に自分の手柄のように書きましたが、実際は自分の考えに協力してくれる社長をはじめ社員の方に感謝しています。
いつもありがとうございます。

それでは、今回も最後までお読みいただきありがとうございました。