「依頼したこと」の管理をしていますか？ #2

別記事のつづきになります。
#1はこちら↓↓

前回は、他人に「依頼したこと」をしっかりフォローしておかなければ、プロジェクトのスケジュールが乱れて納期通りに完成しませんよ、ということを述べました。

そして、依頼したことをしっかりフォローすることが非常に大事である。
では、そのフォローの仕方とは？というところで終わっていました。

今日はこのフォローの具体的な方法を書きたいと思います。
先に結論から書きます。(目次の次のタイトルです)

依頼した内容が確認できる場所全てを、定期的に巡回するための、タスクを自分に課す。

ちょっと長くわかりにくいですね、、、

平たく言うと、
「依頼事項を漏れなく、定期的に確認していますか？」
ということなのですが、後の解説につなげるために、少々難しいタイトルになってしまいました。

この「依頼事項を漏れなく、定期的に確認」している人は、自分の肌感覚で恐縮ですが、10人中2人くらいしかいないように思います。

もちろん、依頼事項の振り返りはほとんどの人がしているはずです。

しかしその大半は「あ、そういえばあの人に頼んだアレ、届いてないな」と、自分の作業をきっかけに思い出し、そこで初めて進捗を確認する、という方法ではないでしょうか。

こういった感覚的な管理をしていては、どこかで必ず漏れが発生するので、そうならないための方法を提示します。

「場所」ってどこ？

「依頼した内容が確認できる場所」とはどこのことでしょうか。
それは以下のような、主にツールのことです。

• 手帳

• メーラー

• 各種メッセージングツール(チャット含む)

• カレンダー

• タスク管理アプリ

• 打合せ議事録

概ね仕事を誰かに依頼する時はこのようなツールを使って行うのではないでしょうか？

依頼した内容が見える場所についてはわかりました。
では、

「定期的に巡回する」とは？

先に挙げたツール全てを開いて(ツールによっては「開き」ませんが)、そこにある「依頼した内容」全てを確認することです。

確認して期限が過ぎていたら、速やかに電話なりチャットで先方に連絡する。「お忘れではないですか？」と。
これを「定期的」に行う。

「定期的」がどれくらいの期間であるかは、人それぞれ、仕事の内容によってまちまちでしょう。
毎日確認する必要がある人もいれば、僕のように一週間に一回で良い人もいると思います。

いずれにしても肝要なのは「定期的に、依頼したことを確認する」ということです。

簡単そうですよね？
でも、意外とできないものなのです。
それはなぜか？
それは、この行為が「自分のやること」としてタスク化されていないから、です。

今日も話が長そうだ。。良い風景で目を休めてください。
(平安神宮／神苑)

タスクを自分に課す

ここが一番重要なところです。
今すぐ、ご自身が使っている「自分のやること」を記しているツールに、
「依頼事項の確認をする」というタスクを書き込みましょう。

カレンダーアプリを使っている人は、例えば毎週月曜日の午前9時にこのタスクを記述し「予定の繰り返し」オプションを使って、自動的にこのタスクが発生するようにしましょう。

手帳を使っている人は少々面倒ですが、数ヶ月先まで同じように書いください。そして大変細かいですが、手書きに疲れて「ここまででいいや」と書いた最後のスケジュール部分には「来週以降に同じ予定を書き込む」というタスクを追加することを忘れないでください。

この作業をすることで、ようやく漏れを許さない依頼管理の下地ができ、他人へ依頼したタスクのフォローができるようになりました。

さあ、これで完璧、仕事の効率も上がることでしょう。
ガンガン行きましょう！

と終わりたいところですが、
これまでこういった管理方法をしてこなかった方には、もう少し具体的に、実際のやり方を説明しようと思います。

依頼事項の管理の実際

定期的に、他人に依頼したことをチェックすればいいだけの話ではあるのですが、意外と難しいのは、記録が残っていない依頼、依頼したけど忘れてしまいがちなツールを利用している、依頼する際に使うツールが様々あること、三つの要因があるからです。

一つずつ解説します。

記録が残っていない依頼

メールを送ったら「送信履歴」に依頼内容が残ります。
打合せをして、決まったことや今後やることが記された議事録があれば、見れば何をすれば良いかわかります。

では、電話での打合せや、議事録を誰も取っていない会議で発生した依頼事項はどうでしょうか？
大概の人は後でメモをとるなどしているかと思いますが、
状況によっては難しいこともあります。

こういった場合、メモが取れる状況になったらすぐに手を動かして記録するように心がけてください。(新社会人向けに言ってます)

その他の場合でも、紙やデータに残らない方法で依頼をした場合は、必ず何らかのツールに転記しましょう。

言うまでもないけど、言われないとやらない人もいる「超」基本のお話です。

読んでるうちに疲れてお腹が空きましたか？お寿司でも食べて休憩してください。

依頼したけど忘れてしまいがちなツールの利用

こちら、結構落とし穴になりやすい内容です。
それは「ブックマーク」や「後でみる」といった機能が付与されていないメッセージングアプリを使う場合です。

FacebookのメッセンジャーやLINEがこれに当たります。
アプリ上でメッセージのやりとりをして、その過程で何かを依頼した場合を想像してください。
そしてそのままメッセージのやりとりが続いて、依頼したメッセージが全く見えなくなった時。　そしてしばらく時間が経って、、

この依頼を追いかけるには、記憶に頼るしかありません。
これが１、２件ならまだ良いですが、仕事の現場では多くの依頼が常時存在しているはずです。

なので、仕事で利用するツールは、記憶に頼る以外に、後に振り返るための機能が付与されているものを使うようにしてください。

クライアントが使用しているから、といった理由でどうしてもメッセンジャーのようなツールを使わざるを得ない場合は、依頼をした後で、すぐに他の管理ツールに内容を転記するようにしましょう。

管理ツールの効率化

これで全ての依頼事項が、何らかの形で可視化されるようになったかと思います。
これらを定期的に確認していくのですが、この作業を効率的にするには、依頼事項が保管されている場所をできる限り少なくすることと依頼事項を一覧で見られるようにすることが重要です。

確認する場所が多いとどうしても煩雑になりますし、やる気も削られます。
なので、例えば手書きのメモと、タスク管理アプリの両方を使っている場合は、手書きのメモの内容は事前にタスク管理アプリに転記しておいた方が良いです。

ちなみに僕が週一回確認のために使用しているツールは以下の3つです。

• メーラー

• チャットアプリ

• タスク管理アプリ

メーラーを確認するときは、僕はGmailを使っているので「スターをつける」機能を使っています。
何かを依頼するメールを送信するときには、メールを作っている最中に必ず「スター」をつけてから送る。

ここで注意しなければならないのは、「他人に依頼した」メール「だけ」にスターをつけることです。そうしないと、他の用途のメールが混ざってしまい、「スター付き」のメールを一覧で見るときに困るからです。

チャットアプリには、後から見返すことができるようにブックマーク機能が用意されていたので、これを利用しています。
誰かに何かを依頼したメッセージには必ずブックマークをつけておきます。

タスク管理アプリでは、口頭で依頼したことや手書きのメモに残した依頼事項を記録しています。「○○さんへ○○を依頼 23.4.16」のように記録し、これもメールと同様に「依頼済み」ラベルを付与しておきます。

タスク管理アプリで、依頼したタスクを一覧表示しているところ
依頼した相手ごとに検索フィルターを保存している

このように事前に用意をしておくと、定期的巡回時には、それぞれのツールの「ラベル」や「ブックマーク」をクリックするだけで、依頼事項が一覧で確認できます。

そうすると、後でこのラベルがついたメールを一覧で見ることができるので、「あ、このメールまだ返信がないな」と毎週チェックができるというわけです。

そしてチェックの際に、依頼が完了していた場合は、付与していたラベルやブックマークを削除して、次回の確認時には非表示になるようにします。
このような一連の作業を行うことで、抜け漏れがなく、効率的な依頼管理をすることができます。

おわりに

お疲れ様でした。長かったですよね。。

今回のような内容は、文章で解説するより、zoomとかYoutubeなどの動画を使用した方が圧倒的にわかりやすいでしょうね。
いつかやってみたいと思いました。

依頼管理については、これまで述べてきたことをやって、ようやく依頼事項をしっかり管理・フォローできるようになります。

説明が長かったこともあり、面倒なことに感じられるかもしれませんが、一度仕組み化してしまえば、あとは惰性で動かせますので、定期的に、何も考えずとも依頼事項をしっかりキャッチアップできるようになりますので、タスク管理が苦手な人は是非お試しください。

最後までお読みいただきありがとうございました。