どこまでなら経費でOK？個人事業主のために税理士がわかりやすく解説
今回は、個人事業主が確定申告にあたって経費にできるものについて解説していきます。
経費といっても多種多様なものがありますので、今回は、特に質問が多く、際どい判断が必要になるものをピックアップして説明したいと思います。
事業の経費となるかどうかの判断基準
事業の費用になるかどうかの判断は、その支出の「項目」が重要でなく、その費用の「性質」が重要です。
費用の「項目」と「性質」
どういうことかというと、美容室代や航空券代、ホテル代というような「項目」ごとに費用になるかどうかが決まっているのではなく、その費用を「何のために使ったか」という費用の「性質」が重要になります。
事業の経費にできる費用の「性質」
それでは、どのような「性質」を有する費用であれば、事業の経費とできるのでしょうか。
それは「収益に貢献している」ことです。
その支出が、これまでの売上高の増加、又は、将来の売上高の増加に貢献しているかどうかが判断基準になります。
食事代は経費になるのか
個人事業主が１人で食事した場合は？
個人事業主の場合、１人で外食した食事代を経費で落とすことは難しいです。
稀に、１人での外食代や酷い人だと自宅で食べるためのスーパーでの食品の買い物代を経費計上している人がいますが、やめた方がいいです。
税理士にOKと言われたという人もいますが、それは税理士が脱税を指南していることになるので、そのような税理士には注意した方がいいです。脱税を指南する税理士は、税務署から目をつけられて、そのクライアントが一斉に摘発されるケースもあります。
税務調査の時に否認されて”脱税”扱いになってしまいます。
なお、法人の場合は、出張に行った際に１人で食事をした場合に経費にできることがあるので、出張が多い方は「法人化」も検討してみるとよいでしょう。
個人事業主が食事代を経費で落とせるのは？
「取引先への接待」の場合は、食事代を「交際費」として経費として落とすことができます。
この点、「取引先への接待」の範囲が問題になります。
「取引先への接待」が交際費と認められるためには、その取引先への接待を行うことによって、将来の売上の増加につながっている必要があります。
たとえば、取引先に勤めている友人と食事を一緒にした場合は、その友人と食事をしたとしても売上に繋がらないため、食事代を「交際費」として計上してはいけません。
税務調査の際には、この「交際費」の相手先や目的について税務調査官から質問されることがあるので、領収書や会計システム内などに相手先や交際の目的を記載しておくことをオススメします。
経費で落とせる「美容代」とは
「美容代」については、ほとんどが経費に落とせないですが、一部経費に落とせる場合があります。
日常生活に必要な「美容代」は経費にならない
多くの方が、１～２か月に１回基本的に美容室で髪を切ったり、セットしたりすると思います。
残念ながら、この費用は、個人事業主としては経費にはなりません。
普段の生活をしていく上で必須の費用になるのでプライベート費用として経費に算入するのは難しいです。事業をしている有無にかかわらず、皆さん散髪にはいきますよね。
ビジネスに直接関わる「美容代」は経費になる
しかし、例外的に、ビジネスに直接関わる「美容代」は、経費にすることができます。
たとえば、キャバクラ勤めをされている方が、営業前にされるヘアメイクについては、実は経費にすることができます。
理由としては、ヘアメイクをすることで、新規の顧客を増やしたり、単価アップにつながるために、収益の増加につながると考えられるからです。
また、Youtuberなどが動画にでるためにかかるヘアメイク代や講演会やセミナーなどのためにヘアメイクを頼んだ場合も経費になると考えられます。
この点、日常的にかかる「美容代」は経費にならないため、上述したヘアメイク代などが、日常的にかかる「美容代」でないと証明できるように、何のためのセミナーや講演会のためのヘアメイクか、などを会計システム内容や領収書に記載しておき、履歴を管理しておくことが重要です。
美容室で毎月行うヘアカットの代金は、ビジネスのためというよりもプライベートな生活の中で必須の費用と考えられるため、このような「美容代」とは異なることをしっかりと示せるようにしておきましょう。
その他、社会人として最低限の身だしなみを整えるような日常的につかう整髪料や化粧水などの「美容代」も費用計上できないと考えられます。
「美容代」を経費に計上する場合は、その「美容代」がどのように収益に貢献しているかをしっかりと説明できる必要があります。
経費で落とせる 「衣装代」とは
スーツなどのビジネスに必須の「衣装代」に関しては、基本的には、経費とすることはできません。過去の判例からスーツ代は、プライベートな支出と定義されてしまっているからです。
ビジネスに必要な「衣装」かどうか
しかし、会社が指定している衣装などを従業員に支給する場合は、その会社で経費計上することはできます。
たとえば、最近は少ないかもしれませんが、制服の着用義務があるような会社の場合は、従業員のために購入した制服は、通常は経費計上されます。
個人事業主の場合でも、「衣装代」を経費計上できる例はあります。その職場で着用を命じられているようなもので、プライベートでは通常は着用できないようなものです。
たとえば、警察官の制服や看護師の白衣などは、仕事専用であり、基本的には、プライベートで利用できないので、「衣装代」とできると考えられます。また、講演会や舞台での特別な衣装や夜の接客業の方が着るドレスなども経費計上できる可能性はあります。
スーツ代も経費にできる？
スーツ代が経費にできるかどうかは、過去に判例があります。こちらは、別の記事で詳細に検討しているため、以下の記事も読んでみてください。
経費で落とせる 「旅行代」とは
出張に伴う旅行に係る旅費、基本的には、「旅費交通費」として経費とすることができます。
プライベートとビジネスの線引きをしておく
しかし、その旅行が、プライベートに関する旅費の場合は、経費とするのは難しいです。税務調査などの際に、「旅費交通費」に計上した旅行の費用が、プライベート旅行に関するものでないかと税務調査官から質問されることがあります。
その際に、しっかりとプライベートに関する旅行ではなく、ビジネスに関する旅行であることを証明できるような証憑を準備しておくようにしてください。
客観的な証拠を残しておくのよい
たとえば、旅行先での日報や議事録などを作成し、旅行先でどのような仕事をしたのか、又は、どのような仕事相手と商談したのか、などを明記しておくと税務調査の際にも安心です。
まとめ
今回は、個人事業主の経費について、よく質問される項目について経費に落とせる場合を解説しました。
経費になるかどうかは、その個人事業主が行っているビジネスの内容やシチュエーションなどによって異なってくるため、迷うことがあれば、専門家にお問い合わせされることをオススメします。
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節税のために経費を多めにいれたいと考えている人は、経費を増やす前にやるべき節税対策もありますので、別の記事もぜひ読んでみてください。
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