【火曜日のしかけ＃10】報告トラブル事前防止アンケート
火曜日は仕事力大全の応用に関する「7秒しかけ」を紹介していきます。
今回は、上司や先輩への報告が上手くなる7秒しかけ
「報告トラブル事前防止アンケート」を紹介します。
上司にアンケートへ回答してもらうと、報告で上司から叱られることがなくなりお互い良好なコミュニケーションがとれるしかけです。
０ ７秒しかけとは（１度読んだ方は読み飛ばしてください）
「7秒しかけ」とはしかけ研究家白潟敏朗と白潟総研のコンサルティング経験・ノウハウをベースに、次に示す習慣化の４つの技術を活用し開発したしかけです。
① 小さな行動から始める
～ 小さすぎてばかばかしいと思う行動が習慣になる（小さな習慣） ～
小さい行動はすぐに生活に取り入れることができ、やがて自然と大きく成長していきます。小さいことから始めれば、時間的な負担を気にせず大きな変化への第1歩を踏み出すことができます。
② If thenプランニング（もしXだったらYをする）
～ 「◯◯した時に□□する」で実行率アップ ～
簡単にいうと「もし○○だったら△△する」と決めておくだけです。
人間の脳は『XならY』という文章を記憶しやすく、無意識にそれに従って行動できるようになるようです。発動タイミングを決めてしまう、これが習慣化のポイントです。
【If-Thenプランニングの例】
・ 帰りに電車にのったら、明日見る動画の1行ゴールを書く
・ 行きの電車にのったら、ロジカルシンキング動画を1本見る
・ お風呂に入る前に、腕立て5回する
・ 先輩・上司に声をかけられたら、メモ帳を出す
できたら、自分を褒めましょう「よくできた！」
③ 20秒ルール
～ 始めるまでにかかる時間を20秒短くする ～
何かを始めるまでの手間を20秒短縮すると、20秒分の手間のかからなさが、頭によぎる「面倒くさい」を遠ざけ、「気がついたらやっていた」という達成感につながります。
20秒以内にすぐにやれるように準備することが大事！
④ マジックナンバー４
～ 週４回以上の実践で習慣化しやすい ～
習慣化の４つの技術に加え、最近流行りの行動経済学も活用しています。
特にナッジ理論「行動科学に基づいた小さなきっかけで人々の意思決定に影響を与え、行動変容を促す手法・戦略」を活かすことで、より簡単に実行できる工夫をしたしかけです。
具体的には1秒から7秒で実行でき小さな成功により少しだけ自信がつき、気がつけば習慣になっている、そのような効果のあるしかけです。7秒以内で実行できるので「7秒しかけ」と呼んでいます。
１ 「報告トラブル事前防止アンケート」とは
皆さん、上司とのやり取りでこんなことはないですか？
【報告シーン１】
部下：『○○マネジャー、ちょっとよろしいですか？』
上司：『いいよ』
部下：『先日依頼されたXX企画の件ですが・・・』
上司：『その件なら、今報告しなくていいよ。定例会で報告して』
部下：『はぁ・・・（せっかくまとめたのに…）』
『白潟さん、たまにありますよ。これをやられると、上司にいつ報告すればいいのか？わかならくなってくるんですよね』
そうですよね、次の報告シーンはどうでしょう？
【報告シーン2】
上司：『△△さん、A社の営業状況どう？』
部下：『はぁ・・・まだ結論でていません・・・・』
上司：『すぐ報告してくれなきゃ困るよ』
部下：『はい、申し訳ございません』
『これも、結構あって上司に叱られへこむこともあります。私は結論でて からでいいのかなと思ってるんですが、上司は早く知りたいようです』
上司への報告タイミングって意外と難しいですよね。
上司によっても必要なタイミングが変わるので、
メンバー（部下）はタイミングを計るのが大変です。
そこで、皆さんに提案したいしかけが「報告トラブル事前防止アンケート」です。
上司に報告のタイミングについて次のようなアンケートをとります。
・ すぐ報告する必要があるものは？
・ 定例のミーティングで報告すればいいものは？
・ 例外で報告するものは？
・ 報告不要なものは？
一方、報告の手段についても上司とメンバーでずれることがあります。
チャットで上司にすぐ報告したら、上司から
上司：『このような報告はチャットではなく直接口頭で報告してください』
逆に口頭で報告にいったら、上司から
上司：『報告はチャットでいいよ』
このような報告手段でのズレを無くすためにも
「報告トラブル事前防止アンケート」は活用きます。
上司に報告の手段について次のようなアンケートをとります。
・ 通常の報告 ⇒ 口頭/メール/チャット/電話/書面/その他
・ 例外的な報告 ⇒ 口頭/メール/チャット/電話/書面/その他
・ 報告チャット／報告メールの到達確認 ⇒ 要/不要
「報告トラブル事前防止アンケート」は
皆さんが直接、上司に聞いてもらってもいいですし、
定例ミーティング等で上司に聞くのもありです。
日頃からGoogleフォームを使ってる方はこちらのアンケートフォームを活用してください。
★Googleフォーム挿入
https://docs.google.com/forms/d/1T9ToCKBccRLwfBEYxb92yagcx4Ejj8ycqFdET69jAro/template/preview
テンプレートがいい方はこちらをダウンロードしてください。
いかがでしたでしょうか？
気にいってもらえたら、ぜひ「報告トラブル事前防止アンケート」実践しましょう！
２ アンカー（「ハッピーアンケート（報告編）」を思い出させるきっかけ）
「報告トラブル事前防止アンケート」は今すぐ準備で実践できます。
３ 今すぐ準備しましょう
「報告トラブル事前防止アンケート」を実践するには次の準備が必要です。
今すぐ準備しましょう！
① アンケートの方法を決めます
・ 上司に直接、個別に質問する
・ 定例ミーティングで上司に質問する
・ 上司との1on1等で上司に質問する
・ 上司にお願いし、入力してもらう
② Googleフォームの入手（Googleフォーム活用する場合）
文中からGoogleフォームを入手してください
③ 「アンケートシート」のダウンロード（シートを活用する場合）
文中からダウンロードしてください
４ いつ実践しますか？
「報告トラブル事前防止アンケート」いつ実践しますか？
実践したいと思った方は今ここで実践時期を決めましょう！
・ 今日
・ 明日
・ 明後日
・ 次の定例ミーティング
・ 来週の月曜日
決めた実践時期を手帳やカレンダーに書き込みましょう。
「報告トラブル事前防止アンケート」実践と記入した付箋を手帳や
パソコンに貼ってもいいです。
「報告トラブル事前防止アンケート」の紹介は以上でおひらきです。
皆さんの報告力が更に向上し、上司とスムーズなコミュニケーションがとれることを心から願っております。
実践したらＸ（Twitter）への投稿、またはNoteへコメントしてもらえたら嬉しいです！
今日も、「日刊7秒しかけ」を読んでくれてありがとうございます。
それでは、また明日！