打刻レスの勤怠管理を辞めたら組織が成長した話(1/2)
こんにちは。上場スタートアップで人事労務を担当してるせのです。
6月はムシっとしてきて、アイスがおいしくなってくる季節です。
今回は勤怠管理についてのお話です。
現職に転職して直後の１年、はじめて労務専任となり「まずは１年間、月次と年次の業務をキャッチアップする」とコーポレート責任者とお約束を交わしてスタートした労務管理。
最初の壁は、勤怠管理でした。
ちなみにですが、未経験領域ありでもOKで入社したら「すみません～マニュアルできてません～」とのお達し。そういったことは過去の経験からある程度慣れていたので、ＯＫＯＫ。笑 口頭でレクチャー受けるその場で、社内Wikiのツールesaを使ってガシガシマニュアル化していき、月次業務はあっという間に50本ほどの業務マニュアルにまとまりました。社内Wikiって便利～を体感。
話を戻して、勤怠管理で立ちはだかった壁と、どう乗り越えたかついて。
せのに訪れた勤怠管理の壁３つ
壁① オフィス移転で打刻レス廃止→未打刻オンパレード
勤怠管理を始めたころは、社員は執務室を出入りする際にセキュリティカードをドアに「ピッ」と当てるだけで勤怠打刻が完了し、労務担当がそのデータを取得して、勤怠システムにデータ取り込みすることで個人の勤務データが作成される運用となっていました。
社員としては共連れ入退出をしてしまったことにより未打刻となった分の修正や、休暇・残業申請をすればよかったわけです。
ところが、せのの勤怠管理開始３か月でオフィス移転となり、設備上従前の運用ができず・・・社員が自ら打刻アクションをする必要が出ました。そのタイミングで、ラクローなど打刻レスシステムへの移行も検討の土台に上がったのですが、現状の課題や検討期間の問題もあり、WEB打刻、Slack打刻ができる現状の勤怠管理システムはそのままに運用変更。
変更発表時、社員の皆さんから、明らかに「まじか…！」という反応をもらいながら、不安を抱え新しい運用を開始しましたが、結果は惨敗。未打刻のオンパレードで「打刻してー！（実際はもっと丁寧に言っている）」と追いかけまわす１か月になりました。これはアカン。ここから勤怠管理改善の道のりが始まりました。
壁② Slack打刻への移行で浮彫りになった勤怠意識と理解の低さ
行動変容するための根本的な問題を解決しないといけない。当時平均年齢30歳弱という組織全体が若く、当社が１社目の社員や、第二新卒も多い状態で、打刻レスがスタンダートであったり、毎日ぽちっと打刻する習慣が社会人として当たり前になっていない社員が大半でした。
ゆえに「忙しくてできない」「負担が増えた」という声もたくさん出ましたし、現場マネジャーが一番打刻成績がよくない、そんな状況。労務担当の目線からすると「いやいや～」と、色々思うところあると思いますが、企業として勤怠管理が何のために行われ、適切に行われないとどのようなリスクがあるのか、という目的を理解している社員は、マネジャーを含めて皆無といっても過言ではありませんでした。
壁③ 組織が200名目前 → マネジャー育成しないと無理
そんななか、社員はどんどん入社し、１年で1.5倍～2倍近くの増加率。エラー件数、指導対象者はどんどん増えていき、1対1コミュニケーションの限界ということもあり、早急に管理基盤の構築が必要となりました。勤怠管理から派生する安全衛生関係のインプットもせねばなりません。50→100で構築しておきたかったところですが、100→200で取り組むことに。
どうやって壁を乗り越えたか
さてどうするか。以下の３つの柱を軸に、アクションを行ったことで、組織としての勤怠管理レベルは着実に向上しました。ただし、１年がかりでした。笑
・個人の基礎力向上
・キーマンとスクラム管理
・習慣化と風土づくり
もしかしたら別の近道があったのかもしれませんが、直近のゴールとして置いていた個人と各部門の勤怠管理が自律的になされる状態となりましたので、参考として次の記事で詳しいことをお伝えしようと思います。
勤怠管理の改善アクション
↓↓↓