「忙しくて仕方ない人」の忙しさを解消する方法

毎日、やらなければいけないことに追われ、昼食も
まともに取れず、それでも会社からは残業をするなと
言われ、ヘトヘトに疲れ切っている…

もしかしたら、あなたもそんな日々を送ってるかも
しれませんね。

今回は「忙しくて仕方ない人」の忙しさを解消する
方法についてお話しします。

仕事が忙しい人の4つの特徴

実は私もいち営業として仕事している時は毎日
終電で帰る日々を送っていました。

その当時は

お客様へのアポ取り
企画書の作成
営業活動
受注管理
納品管理
請求管理
事後訪問
クレーム対応
メンバー育成
メンバー同行
チーム売上管理
提案相談
社内会議
上司への営業報告

これらの仕事を毎日行なっていました。
特にチームリーダーになってからの忙しさは、今から
考えても想像を絶します。

月の残業時間は150時間は余裕で超えていました。

ただ、当時はこれで良いと思っていました。

要領が悪い自分には成績を上げるためには、人より
長く働くしか手がないと思っていたのです。

しかし、今思うとかなり無駄なことをやっていたと
思います。

仕事が忙しくなる人の特徴は、大きく分けると

人に任せられない
起きてから対処する
何度も同じことを繰り返している
考えている時間が長い

と言った特徴があります。

逆に仕事ができる人の特徴は真逆です。

自分がやらなくて良い仕事をどんどん人に任せる
起きる前に処理をしている
パターンを解析して短時間で処理する（考えている時間が極端に短い）

ではどうしてこのような差が生まれるのでしょうか？

時間管理マトリクスの使い方

あなたも「時間管理マトリクス」を一度は目にした
ことがあるのではないでしょうか？

スティーブン・R ・コビー博士の「7つの習慣」の
第3の習慣「最優先事項を優先する」で提唱された
時間に関する考え方です。

縦軸と横軸を「緊急」と「重要」で取り、それぞれ
の象限に仕事を分類していくというものです。

そして忙しい人の特徴は第一領域「緊急かつ重要」
と第三領域「重要ではないけど緊急」の二つで
自分の仕事のほとんどが埋まっています。

そしてそれぞれの象限には以下のような別名が
ついています。

まず一番大事なことは、この四象限の中で
最も時間を使わなければいけないのは
第二象限「緊急ではないけど、重要な仕事」です。

ここの時間をどれだけ増やせるかが忙しさから
脱却するための鍵です。

さらに言えば、この時間を最大化するためには
どうしたらいいかを考えることが時間管理の
戦略と言っても良いでしょう。

まず簡単なところから、

第四象限は「緊急でもなければ重要でもない」
仕事ですから、全面的にカットしましょう。

もうやらないと決めます。
（これは決断するだけです）

次に第三領域。

この領域の仕事は「行っていると仕事をやった気になる」
仕事という意味で「錯覚」と言われています。

例えば自分が何も発言しない、ただ聞いているだけの
会議に何時間も出て、終わったころには夕方になって
いたとします。

それでも「今日の会議も長かったなあ」
「いや～疲れた」と何となく仕事をした気になります。

ところが、実際に自分が行った生産活動はほぼ
ゼロです。

つまり仕事をしたのは気のせいなのです。

この第三領域に関しての基本戦略は

「人に任せる」

です。

第三領域は自分がやらなくてもいい領域なので、
そういった仕事はまとめて他の人にやって
もらうのが定石です。

仕事を振るのが下手な人は、この仕事を抱え込む
癖があります。

「頼むのが申し訳ない」
「自分がやった方が早い」

などの理由を付けて自分でやっている場合が
多いですが、これは自分の時間単価が分かっていない
可能性が高いです。

あなたが本当にやらなければいけない仕事に
時間を割くことが最も人の役に立っているのです。

例えば、私はあるときから部内にかかってくる電話
に出ることを止めました。

最初のころは「お客様をお待たせしてはいけない」
と教えられていたので「電話にはワンコールで出る」
ことをしていました。

しかし、殆どの電話は自分宛ではなかったし、電話
に出るたびに仕事が中断されて集中力が途切れました。

そこで、私は「電話に出ない」と宣言しました。

また自分が電話をかける時間を決めて、その時間に
まとめて電話することにしたので、基本は全て折返し
にしました。
（本当に緊急の内容だけ繋いでもらいました）

これだけで随分生産性が上がりました。

このように第三、第四領域はバッサリと切り捨てて
行くことで、あなたの生産性は確実に上がりますので、
ぜひ今日から取り組んでみてください。

次回は問題の第一領域の減らし方の解説をします。