はじめての国際学会を主催してみて

咲ママ

2022年3月9日 21:53

やっと、やっと、準備してきた国際学会が終わった。
はじめて国際学会を主催したのだ。

学会の主催すらはじめてなのに、国際学会、しかも「淡路島での現地開催」と「オンライン開催」を同時に行う『ハイブリッド形式』という難しいもの。

その主催者を私が一手に引き受けていたのだ。

とても大変な準備だった。けれど、無事に成功して、いまはほっとしている。

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学会の主催は、結婚式の開催に似ていた。
会場選びから、料理選び、参加者の決定…。(もっとも、学会の方が 10 倍は大変だけれど。)

それに、今回はハイブリッド形式だったので、加えてオンライン開催を企画しなければならなかった。現地とオンラインのコンビネーションの工夫も必要だ。

そして迎えた 3 月。
淡路島でとても良い会議を開けた。

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オンラインツールには色々ある。今回、それぞれの良さを生かした。

Zoom：講演

おなじみの、Zoom。これは講演会で用いた。
ひとつの話を、皆で一斉に拝聴するのに適している。

舞台上でだれかが話し、それを皆が、会場のスクリーンに映し出した zoom だったり、オンラインだったりで聴く。

ハウリング防止のために、会場では zoom の音声はOFFで、マイクで音を拾う。
講演者の姿は別のカメラで映しながら zoom に配信することで、オンライン参加者にも現場の臨場感を出した。

講演には、現地会場に「座長」という人がいる。司会進行役のような人。
ふつう座長は 1 人だけだけれど、今回はその座長の隣に「座長補佐」をもうひとり座らせた。これがとてもよかった。

ハイブリッド形式では、座長は、ふだんの会場からの質問に加え、オンライン上からの質問も拾わなければならない。それを隣に座った座長補佐がアシストする。
この座長&座長補佐のコンビネーションが、会議のスムーズな進行に大事だった。

ちなみに、座長がオンライン参加の場合は、現地会場に「副座長」を置いた。
副座長の役割は、会場の様子が見えないオンラインの座長に、現地の様子を伝えることだ。とてもスムーズにいった。

SpatialChat: ポスター発表

SpatialChat (スペーシャル・チャット) とは、全く新感覚のオンラインツール。
オンライン上なのに実空間に近く、近くにいる人の声が大きく、遠くにいる人の声が小さく聞こえる特徴がある。

わいわいと、大人数で自由にしゃべる場に適している。
オンライン懇親会とかにも最適だ。

「ポスター発表」ではこの SpatialChat を用いた。

「ポスター発表」というのは、展覧会のようなもの。
ポスターが貼られていて、ポスター発表者は自分の作品の近くに人が集まってきたら、ポスター内容を紹介する。ふだんは対面で行うものだけれど、今回はそれをオンライン上で行った。

ポスター発表では「REMO」と呼ばれるオンラインツールが使われることもよくある。けれど、REMO はひとつひとつの部屋が分かれていて、一度その部屋に入ると、そこから抜け出しにくい。

けれど SpatialChat は、部屋ごとに区切られていないので、自由にポスターを見て回ることができる。さらに近くの人と気軽にお話もできる。

まさに、ふつうに現地で発表を行っているのと、同じような感覚だ。
大成功だった。