頼りになる人が実践する質の高いレスポンスとは？【信頼の裏付け】
今回の記事は、質の高いレスポンスについてご紹介します。
仕事だけでなく、プライベートのコミュニケーション述としても活用できる内容ですので、ご興味のある方は、ぜひ最後までお付き合いいただけたらと思います。
頼りになる人の共通点と行動とは？
皆さんにとって、頼りになると感じる人の特徴はどのような人でしょうか。
先日『頼りになる人に成長するためにはどうしたら良いか』という相談をいただきました。
頼りになる人という表現は良く聞きますが、頼りになるという表現は人の感じ方や場面、環境、期待によっても異なります。
例えば…
成果を指す場合もあれば、相談やサポート力のことを指す場合、仕事をやりぬく力であったり、発言力や行動力を指す場合など人によって様々です。
一般論で答えを出すこともできますが、一般論と実際の場面が一致しないこともあります。「頼りになる」などの、主観に左右されるような抽象的な表現だと特にこのような一般論とは異なるケースが多いですよね。
気になった私は、頼りになる人はどのような人なのか、現場の職員たちに聞いて調べることにしました。
その結果、頼りになる職員として名前が挙がった職員たちには「レスポンスがいい」という共通点があったんです。
つまり、普段の行動の中で質の高いレスポンスができると信頼を生みやすいということです。
レスポンスの質が高いというのは、ハイレベルなコミュニケーション技術の一つです。レスポンスの質が高いと仕事でも成果を出しやすかったり、成功する人が多いだけでなく、プライベートでも人が集まりやすくなります。
質の高いレスポンスとは…
レスポンスとは、反応・応答・返事という意味です。
では、質の高いレスポンスとはどのようなものなのか…
相手の言葉の意味や文脈だけでなく心情や状況を理解して、丁寧な言葉で素早く反応・応答・返事をすることです。
優れたレスポンスが与える仕事への影響
優れたレスポンスが出来ると仕事で以下のようなメリットがあります。
信頼の構築に繋がる
効果的なコミュニケーションが出来る
問題を迅速に解決できる
情報が集まる
信頼の構築に繋がる
質の高いレスポンスができると、同僚や上司、外部や取引先からの意見や要求に素早くかつ適切に対応することができます。相手は「対応してもらってよかった」と思うようになり、信頼の構築に繋がります。素早くかつ適切に対応することで、相手に安心感を与えて誠実な印象を与えることができるからです。
効果的なコミュニケーションが出来る
普段から質の高いレスポンスを意識すると、効果的なコミュニケーションが出来るようになります。質の高いレスポンスでは相手の思いや状況を考えた丁寧なコミュニケーションを行うことが前提です。そのため、自然と相手を中心としたコミュニケーションになり、相手が心を開きやすくなるため、円滑なコミュニケーションに繋がるんです。
問題を迅速に解決できる
質の高いレスポンスではスピード感が大事になります。スピード感をもってレスポンスすると、自分と相手（チーム）とのやり取りも増加し修正や会話の量が増加します。そのため、意見交換を行いやすくなり、多角的な視点と思考で対処出来るようになるため、問題を迅速に解決できるようになるんです。
情報が集まり成果を出しやすくなる
優れたレスポンスができる人は、他の人からの信頼が生まれ、相談やコミュニケーションに来る人が増えていきます。これを繰り返すと仕事や状況に関する重要な情報が集まりやすく、仕事をスムーズに進められるようになります。
レスポンスの質を高めるポイント（7つ）
素早さと適切さ
状況に応じて速やかで的確なレスポンスを心がけましょう。レスポンスを求められる時というのは、多くの場合、問題の発生であったり、悩みの相談であったり、何かを前進させたいというケースが大半です。そんな時だからこそ、スピード感と内容が適切であるかどうかは重要なんです。
クリアなコミュニケーション
情報や意見を明確に伝え、相手が理解しやすいようにコミュニケーションを工夫してみましょう。言葉や情報が正確で分かりやすく伝えられると、誤解や混乱を最小限に抑えることができます。
柔軟性と対応力
状況が変わった場合に柔軟に対応し、新しい情報にも敏感に反応できるように努めましょう。変化に適応することや柔軟に対応しようとする姿勢は信頼を高めることができます。
共感と理解
相手の立場や感情に理解を示して共感することで、より良いコミュニケーションが生まれます。自分を理解してくれると思えると話しやすくなりますよね。このプロセスがあることでで信頼が築かれます。
冷静な判断
ストレスのかかる状況でも冷静な判断を心がけましょう。感情的な反応をしてしまうと、相手はあなたに相談する意欲がなくなってしまいます。逆に、冷静で客観的な判断をしようとする姿勢は信頼を生みます。
フィードバックの受容
提供されたフィードバックを受け入れて、改善すべきところがあれば積極的に改善するように努めていきましょう。相手の話を受け入れる姿勢が誠実な姿勢として相手に伝わり信頼を高めます。
誠実な態度
約束や時間を守り、誠実な態度で接することは信頼を築くうえで重要な要素になります。約束や時間を守るなどの基本的な姿勢は、相談をした相手に安心感を与え、あなたを信頼できるようになります。
優れたレスポンスを行う上での注意点
相手を焦らせたり無理させる
レスポンスをする際にスピード感は重要ですが、相手を焦らせたり無理に繋がるようなレスポンスになっていないかを注意しましょう。ストレスやプレッシャーを与えるようなレスポンスになってしまうと相談する意欲がなくなってしまいます。相手の表情や言葉、状況を理解することを心がけてみてください。
無礼な言動
相手への敬意や配慮に欠ける態度や言葉遣いにならないように気をつけましょう。タイミングも重要です。自分自身にそのつもりはなくても、無視や放置などに思われないような適切なタイミングを考える必要があります。優れたレスポンスは相手をよく観察し尊重することが前提であるという意識を持つようにしてください。
情報不足での回答や過度な感情表現
相手の思いに共感することは大切ですが、情報不足などの曖昧な状態での共感や過剰な感情表現には注意が必要です。事実と感情が混同してしまい、混乱させてしまう可能性や信頼を損なう可能性があるためです。冷静に確実な情報収集を行ってレスポンスすることを意識してみましょう。
非協力的な態度や他人を非難する
どんなに的確なレスポンスが出来たとしても、非協力的な態度や他者を批判するような言動があると信頼を失ってしまいます。仕事はチームワークや協力が必要不可欠であり、そのためには他者を受容する姿勢が大切です。ありがちなのが、問題が発生した際に他人を非難するような言動です。問題が起こった場合は問題にスポットを当てて、建設的なアプローチが出来るようにを心がけましょう。
自分のレスポンスを日々振り返ることが大切
レスポンスの質を高めるには、自分自身の満足ではなく、相手がどのような思いを持ったのかを確認することが大切です。
良いレスポンスとなるように、自分自身で注意や意識をすることは大切ですが、何よりも相手の反応や評価を聞き入れる姿勢が重要です。
レスポンスをした後に、そのレスポンスは役に立ったのか、タイミングは良かったか、わかりにくいところはなかったかなどを相手に確認すると、振り返りやすくなります。
また、自分がしたレスポンスを箇条書きなどでメモしておくと、後に見返すことができて求められるレスポンスの傾向が読めるようになります。過去に自分が求められたレスポンスに基づいて、知識の引き出しを増やしておくと柔軟な姿勢で迅速に質の高いレスポンスができるようになります。
是非、試してみてください。
まとめ
頼りになる人には信頼があり、信頼の裏付けになるのは質の高いレスポンスであるということをご紹介しました。
冒頭でもお伝えしたように「頼りになる」という言葉や「信頼」という言葉は、主観に左右されるため、状況や場面、環境によって求められる行動が変わる可能性もあります。
しかし、コミュニケーションという基本は的な行動の質が高いと、信頼を損ねることは少なくなります。このことについては、仕事や生活の中での人ととの関わりの中で共通のものだと思います。
レスポンスの質を高めるポイント（7つ）
①素早さと適切さ
②クリアなコミュニケーション
③柔軟性と対応力
④共感と理解
⑤冷静な判断
⑥フィードバックの受容
⑦誠実な態度
以上7つを意識してみてください。少し意識して行動するだけで、結果は大きく変わります。
貴重なお時間を割いて、長時間お付き合いいただきありがとうございました。この記事を読んでくださった一人でも多くの方の何かになれたら幸いです。
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