プロジェクトが失敗する理由とその効果的な回避方法

プロジェクトを管理は、難しい仕事です。多くの努力と忍耐、そして説明責任を必要とします。プロジェクトマネジメントの価値は、プロジェクトが成功したときに証明されます。しかし、時にチームの最善の努力にもかかわらず、多くのプロジェクトが軌道から外れてしまうことがあります。プロジェクトの成功率はプロジェクトマネジメントソフトウェアの登場により改善されましたが、まだもう少し改善の余地があるのが現状です。

プロジェクトマネージャーの大多数は、キャリアの中でプロジェクトの失敗に直面したことがあると言います。ある調査によると、回答者の約12%が組織内でプロジェクトの失敗に直面したことがあると回答しています。健康問題、仕様の不明確さ、市場リスク、自然災害など、マネージャーは多くの避けられない状況に対処しなければなりません。

しかし、プロジェクト失敗の原因にはどのようなものがあるのでしょうか。このブログでは、プロジェクトマネジメントの主な落とし穴とそれを回避する方法について説明します。

プロジェクト失敗の主な理由

プロジェクトが失敗したとみなされるのは、あらかじめ設定された予算とスケジュールの中で、期待通りの成果が得られない場合です。また、目標とするROIを達成できないプロジェクトも失敗とみなされることがあります。これ以外にも、目的や組織の優先順位が変わることも、プロジェクト失敗の原因になります。

しかし、プロジェクトの失敗の原因はこれだけではありません。ここでは、プロジェクトが失敗する原因と、その効果的な解決策を紹介していきます。

1. プロジェクトスコープが不十分または未定義

多くの組織では、手持ちのプロジェクトが組織の能力を上回っています。時には、そのような組織が目標や戦略を十分に定義しないまま、複数のプロジェクトに着手してしまうことがあります。その結果、プロジェクトは大失敗に終わることもあります。このような事態を避けるためには、プロジェクトスコープをきちんと定義しておくことが有効な手段となります。

しかし、プロジェクトスコープが明確に定義されていない場合、チームは従うべき適切な方向性を得ることができず、顧客は関連する条件を明確にすることができません。その結果、プロジェクトチームの効率が低下し、リソースの浪費、納期の遅れ、予算の制約が生じます。

これは、どうすれば防げるでしょうか？

プロジェクトマネージャーは、このプロジェクト失敗のリスクを回避するために、明確に定義されたプロジェクト範囲管理計画を作成する必要があります。この計画には、次のような重要な詳細を決める必要が出てきます。

• 成果物、プロジェクトフェーズ、タスク

• プロジェクトのタイムラインとマイルストーン

• タスクの要件、依存関係、制約条件

上記の内容は、プロジェクトをスピーディーに軌道に乗せるために役立ちます。また、プロジェクトチームにとっても、すべてを軌道に乗せるための参考資料となるでしょう。

2. ドキュメンテーションの不備

プロジェクトのライフサイクルが進むにつれて、管理職は文書化を怠りがちです。彼らのチームは、タスクの完了と納期の遵守に忙殺されているからです。そのため、プロジェクトマネージャーは、関連するタスクの進捗を把握することが難しくなります。これは、プロジェクト失敗の大きなリスク原因となり、プロジェクトを軌道から外す機能不全を発生させます。

では、どうすれば防げるでしょうか？

マネージャーは文書化を義務付ける必要があります。プロジェクトのライフサイクルの各段階において、文書化を行う必要があります。プロジェクトトラッカー、フィージビリティレポート、コミュニケーションプラン、トレーサビリティマトリックス、クローズアウトレポートなどが、チームリーダーがプロジェクトの文書化に使用できるツールとして挙げられます。

プロジェクトプロセスを文書化することで、チームの足並みをそろえることが重要です。チームメンバー全員が、自分の役割と、これまでに何が行われたかを理解することができます。その結果、プロジェクト遂行の流れをスムーズにしてくれるでしょう。

3. 強いチームが育たない

マネージャーは、プロジェクトを成功に導くために、複数の依存関係に対処する必要があります。そしてそれは、チームの全員が率直にコミュニケーションをとり、必要な時に支え合ってこそ達成できるものです。チームメンバー間の連携不足は、コンフリクトやミスコミュニケーションを生み、プロジェクトサイクル全体に悪影響を及ぼす可能性があります。

こういったリスクは減らしたいですよね？

プロジェクトのリーダーとして、あなたはそのようなことが起こらないようにしなければなりません。ダイナミックなチームを早期に確立し、以下のような様々な活動を通じて、チームのアジリティを維持する必要があります。

• デイリースタンドアップミーティング

• 社内の問題を解決するための週1回のプロジェクトコール  

• 個別チェックイン  

• チームビルディングのための活動を手配する

チームがしっかりしていれば、意見の相違を抑え、プロフェッショナルな方法で解決することができます。結局のところ、強いプロジェクトチームを作る鍵は、チーム全体が一定の時間内にゴールに到達するようにすることにあるのです。

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