【情報伝達力】業務の引きつぎで大切なこととは？

前回の記事では、順応力についての記事をご紹介しました。

私は、5月から前店と比較して規模が2倍になる店舗の店長を担当することになり、その引継ぎをしてもらっています。

今回はその業務引継ぎでお互い気を付けるべきことをご紹介したいと思います。

この記事を読んでいただくと皆様の業務の引継ぎの参考になります(*‘∀‘)

～マニュアルはシンプルに作ること～

私は10店舗以上を巡った上で店長をしており、引継ぎをすることもされることも経験しております。

その上で大切にしていることは、簡単なマニュアル📋は作成しておくことです。

なぜなら、マニュアルというのは自分の知識をまとめるという意味でも重要ですが、相手にわかりやすく伝えるために必要だからです。

例えば、私は大手予備校に4年間働いており、相手にいかにわかりやすく伝えるかということを重要視していました。

そして、わかりやすく伝えることで相手から尊敬されたり、相手を成長させる（教育に携わる）喜びというのも知っています。

（教えるのがうまい人は、めっちゃ尊敬されますよ！(*‘∀‘)🎈）

そのため、ごちゃごちゃした関連資料の山などを引継ぎしないといけないことがあるかもしれませんが、引継ぎされる側はまずその資料を読みません。

シンプルなマニュアルを作成し、それを引継ぎされる側に調整・変更してもらうようにしたほうがはるかに時間の効率化になります。

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～店舗同士の違いを明確にして伝える～

次に私は、その店舗のその地域による特徴を確認します。

例えば、お得意先の特徴や取り扱っている商品、お客様の特徴や時期における対応などが結構異なっていることがあります。

地域の違いやお客様の違いは売り上げ💰にかなり大きく関連しているので、必ずチェックすることをお勧めします。

そして、さらに確認すべきはその店舗の特徴を踏まえて、新しい店舗の長所と短所を探すようにしています。

例えば、新しい店舗は清掃が行き届いていない店舗でした。

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つまり、引継ぎを受ける側からすると、清掃することで仕事環境がよくなればスタッフのやる気などが向上できそうだと考えられるのです。

逆に、長所はさらに伸ばすことをオススメします。

例えば、配属先の店舗では、規模も増えており、お客様に提供できるサービスが増えました。

医療であれば”在宅サービス”というのがあって、お品物をお客様（今回でいうと患者様）にお届けすることができるのです。

こういったサービスは前の店舗ではできなかったので、さらに模索していきたいと考えてます。

～背景や原因を明らかにして伝える～

そして、マニュアルと関連しますが、「なぜこのようなルールとなったか」をしっかり伝えることです。

皆さんも新しい環境で働くとき、「なんでこのルールがあるんだろう」って疑問に思ったことがありませんか？

実際に理由があって、そういったルールになってると話を聞くと、もっと簡単にできる解決策が思い浮かんだり、シンプルにする方法などを模索できるパターンが結構あります。

私は、他店舗からの移動だったので、前任者が当たり前のようにこなしていた業務が本当に必要なのかと疑問に思うことができました。

その時に、おそらく前任者は必要だと思っていることでも、私は必要ではないと思うことに気付くことができたのです。

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～最後に～

いかがでしたか？

引継ぎというのは、会社であれば必ず必要な業務の一つだと思います。

大切なのは、自分ひとりでいいという自己満足ではなく、後任者がさらに働きやすくなる環境をセッティングしてあげることではないでしょうか。

（もちろん、何でもかんでも細かく丁寧に教えてあげることが一番良いというわけではないですからね！）

自分は今引継ぎを受けていますが、これから自分が引継ぎをするときにどうしようかと考えながら業務をしていますので、よかったら皆さんも意識してみてください。