Googleサイトで作るグループウェア（１）ーグループウェアとはなにかー
この記事を読んで欲しい方
Googleワークスペースを企業DXに導入したが、上手く広げられていない方
Googleワークスペースを導入しようと考えてる中小企業の方
無料のGmailやクラウドアプリだけ使っているテレワーカー
GIGAスクールなどでGoogle for Eduを導入している学校
①Googleサイトはホームページを作る道具じゃない
「Googleサイトはホームページを作る道具じゃない」と書くと、えっ？と思う人がたくさんいることでしょう。
もちろん、ホームページを簡単に作れますし、会社のホームページを作っている人はたくさんいるでしょう。
しかし、GoogleがGoogleサイトでおすすめしているものは、ホームページじゃありません。
それは、「社内ポータル」と言われているものです。
②社内ポータルってなに？それ、おいしいの？
「社内ポータル」という言葉は、残念ながら日本では馴染みのない言葉です。
ポータルとは、入り口・玄関を示す言葉ですが、ブラウザーを起動して、最初に表示されるページがポータルなのです。
今、GoogleChromeブラウザーを使っていれば、ポータルにはGoogleの検索窓が表示されているはずです。
「社内ポータル」を作成することは、会社でブラウザーを起動した時に、表示される最初の画面を、自分たちで作ることができるという意味なのです。
③グループウェアとはなにか
グループウェアと聞いて、最初に思い浮かぶのは、多分「サイボウズ」という会社のグループウェアでしょう。
彼らの作っているグループウェアは非常に使い勝手がよく、導入費用も安価で、私も以前は使っていましたが、今では完全にクラウド対応になり、更に使い勝手が向上しています。
さて、グループウェアとはなんでしょうか？
いわゆる会社の中で使う総合ツールであり、例えば、スケジュール管理、掲示板、ファイル管理、稟議などのワークフロー、タイムカードなどの機能があります。
ところが、Googleが無料や有料で提供している多種多様なサービス、いわゆるGoogleワークスペースは、グループウェアなのでしょうか？
以上のように、社内ポータルとは、情報の集約という視点での言葉であり、グループウェアとは、会社の機能としての視点であることが分かります。
この２つの視点のアプリケーションは、総じてコラボレーティブ・ソフトウェアと呼ばれています。
④Googleワークスペースとはなにか
Googleワークスペースは、たくさんのクラウドツールでできていて、みなさんも利用したことがあるでしょう。
その筆頭がGメールです。Gメールを使うことは、無料で安全なメール環境を手に入れることであり、Googleが提供している沢山のクラウドツールをGメールのアカウントで1つにまとめる「鍵」となっています。
それ以外にも、ファイル保存のGoogleドライブ、書類作成のGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライド、WebアンケートのGoogleフォーム、スケジュール管理のGoogleカレンダーやToDo、GIGAスクールでおなじみのClassRoom、コミュニケーションのGoogleチャットやGoogleミート、そして社内ポータル作成のGoogleサイトなど、すべてクラウド上で無料で使えるものばかりです。
では、Googleワークスペースはなぜ、「サイボウズ」のようなグループウェアの画面を持っていないのでしょうか？
それは、日本と欧米の会社の作業環境、特に部屋の構造の違いに起因していると考えています。
欧米型の個室に近い部屋だと、小さなツマミから、ヒュッと飛び出すUIが好みのようになるのでしょうか？
しかし、日本人の私としては、Googleに「サイボウズ」のような、日本の大部屋的な一覧性のある、グループウェアの画面が欲しいのです。
今のGoogleのアプリランチャーと呼ばれる9つの点をクリックして呼び出す方法は、操作的には非常に面倒くさく、見通しも悪いです。
そして、この面倒くささをなんとかしたいと考えて、白羽の矢を立てたのがGoogleサイトでした。
⑤Googleサイトがグループウェア化の最後の1ピースだった
それまで私は、会社のホームページをGoogleサイトで作成していましたので、Googleワークスペースで日本的なグループウェアをどこまでつくれるのかを、試してみることにしました。
そして、試行錯誤の結果、出来上がったのが、今回から紹介していくGoogleサイト版グループウェアです。
ただし、作成するに当たって、きちんとした仕様を決めました。
それが「クラウドトップ」という考え方です。
クラウドトップの考え方は、別投稿に譲りますが、この仕様を決めることで、クラウドアプリの十分な操作性と俯瞰性を両立させることができました。
そして、半年の試行錯誤を経てGoogleサイトでの自作グループウェアは完成しました。
Googleサイトが、Googleワークスペースをグループウェア化するための、最後の1ピースだったのです。（続く）
