提案書のストーリー構成で勝ち抜く！初心者のためのプレゼン作成ガイド【実践ストーリーフレーム公開】

皆さん、こんにちは。リヴァンプ・アカデミーの坂詰です。
今回のブログでは提案書のストーリー構成についてご紹介します。

ストーリー構成は目的の明確化から

提案書の作成は、構成をどのように組み立てるかが初心者にとっては大きな課題です。私自身デザイン部門出身で、入社当初は提案の機会が少なかったため、クライアントへの提案が増えてからは、構成を考えるのに苦労しました。インターナルの打ち合わせ後、上司から「この内容をスライド5枚にまとめて」と指示され、何から手をつけてよいか分からず困惑したこともあります。経験を積むことで、クライアントへ伝えたいポイントを元に効率的に提案書を作成できるようになりますが、これには時間がかかります。
そこで、慣れていない方には、まず提案の目的を明確にすることから始めることをお勧めします。
例えば、「スタッフを一人雇用したい」という提案がある場合、なぜそれが必要なのか、誰に提案するのかをまずはっきりさせます。これを理解することで、提案書の構成がスムーズに組み立てられます。

下図の例であれば、「単純に人手が足りずに業務が回らない」、「現在一人体制の業務があり、スタッフが辞めてしまったら他にできる人がいない」など提案する人によって理由は多数あるので、そこを明確にするとその後の内容が考えやすくなります。
また、提案相手も「業務の管理について」であれば上司になりますし、「提供するサービスについて」であればクライアントの担当者になります。

資料が伝えたいメッセージを明確に

提案の目的や相手が明確化できたら、次はその相手に伝えたいメッセージを考えます。これは提案書の背骨になる部分であり、資料を通して何を伝えたいかを明確化する作業になります。伝わりやすいメッセージには「事実」と「意見」が必要になります。どちらか一方だけになってしまうと論理的ではなくなり、提案に説得力が出ません。
例えば下図のようにスタッフの増員を提案したい場合、「人が足りていないので仕事が回らず残業が増えている」（事実）のみですと聞いている側は「だから？」で終わってしまいますし、「新たにスタッフの雇用をしてほしい」（意見）のみですと「なぜ？」となってしまいます。

相手に伝わりやすいメッセージを作成するには「人が足りていないので仕事が回らず残業が増えています。なので、新たにスタッフの雇用をしてもらえませんか」というように、事実と意見の両方が必要になります。
このメッセージを提案書の背骨とし、残業時間のグラフや、人手が足りていないことで発生したクレーム、増員した場合のメリットなどを資料に落とし込んでいきます。もちろん、その際には最初に明確にした提案相手に響くような内容が必要です。

ストーリー構成はフレームに落としこむ

メッセージを明確化できたら、いよいよスライドに落とし込んでいきます。ただここで迷うのが、どのような順番で内容を入れたらよいのか、何が必要になるのかという点です。
これは慣れれば段々できるようになりますが、最初のうちはかなり時間がかかる作業です。慣れるまでは、フレームを使って作成しましょう。悩む時間を短縮でき、仕事の効率化に繋がります。
これが絶対というわけではないのですが、私たちの研修では下記のストーリーフレームに入れて作成していただいています。

上図のすべてが必要というわけではなく、濃い青の部分のみでも提案書として成り立ちます。今回の例を当てはめてみると、下図のような形でストーリー構成をつくることができます。

これらを1枚ずつスライドにまとめるわけではなく、例えば目的・ゴールと背景は同じスライドにまとめても問題ありません。
反対に、現状分析は、データを複数のスライドにわたってグラフなどで見せることによって、説得力をより強めることができます。
背景と課題・問題点に同じ内容を入れてしまう方がいますが、背景は「提案をするに至った理由」であり、課題・問題点は「提案が採用され実行した場合に起こりうる問題点」です。異なるので注意してください。

このように、目的からメッセージ、ストーリーと段階を分けて作成することで、はじめは手の付けどころがわからなかった提案書の作成もできるようになります。皆様もぜひ試してみてください。

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