#36 フォルダ多くない？
【私の仕事術：❸資料作成のコツ】
シンプルなフォルダ管理方法でストレス激減
皆さん、パソコンの「フォルダ管理」ってどうされていますか？
例えば・・
・仕事の案件（事業計画、●●プロジェクト等）
・仕事内容ごと（申請、企画書等）
・目的（一時避難用、保存用等）
と、色々な管理の仕方がありますよね。
でも、
「えーっと、あのファイル、どこだっけ？どのフォルダだったかな。。」
と、フォルダをクリックして開いて中を見て閉じて・・という状況、皆さんも身に覚えありませんか？
「あの時のExcel、どこに保存したかな？」
というように、皆さん、ファイル名よりも、どのソフトやアプリで作ったかの方が、よく覚えていないですか？
そこで、今回は作った資料をどう管理すると便利か、そのコツをご紹介します。
それは、
『アプリケーション単位でフォルダ管理する』
です。
実際、私のパソコンのフォルダは基本的にソフトウェア単位（拡張子単位）で管理していまして、ドキュメントを開くとこんな感じです。
この方法のメリットは
❶ファイルが、とにかくすぐに見つかる。
「あのパワポ、どこだっけ？」と探す時に見るフォルダが「PowerPoint」というフォルダだけなので、時間かけずに見つかります。
❷メールとかダウンロードしたデータの管理が簡単。
ダウンロードフォルダの整理とか、メールの添付ファイルなどをパソコンに落とす時にどのフォルダに入れようかと悩む事ありませんか？この方法だと新しくフォルダを作ることもなく、入れるフォルダがアプリのフォルダ１つなので、迷わず、まとめてドーンと入れて終わりで、とっても簡単です。
前回の「#35 上手いファイル名のつけ方」で決めた命名ルールと組み合わせれば更に便利になります。
結果として、フォルダ整理やファイル管理、検索等に使う時間が大幅に削減されて、ストレスが本当に無くなりました。
さらに、もう１つこれは良いなと思っているメリットがあります。
❸これまでの仕事の振り返りが一目でわかる
これはもともと想定していなかった効果ですが、四半期や半年に一回、評価の時期になると、自分のやってきた仕事を棚卸しして評価シートに記入すると思いますが、その時にとても役立ちます。
「2021年の上期って、何をしたっけ？」って、思い出しながら書いていたりしませんか？
大きい仕事は覚えてますが、細かい仕事も色々やってきたはずなのに、思い出そうとすると思い出せない・・もしくは時間がかかるなんて事もありますよね？
その時に、私はフォルダの中を見ます。日付順にファイルを並び替えて、そのファイル名を眺めていると、
「あー、あの時この仕事、したした！」
とか
「あの案件、この頃に始めたのかー」
って振り返りがすぐにできて、それを見ながら評価シート書いていたので、短期間で書けました。だいたい一番に、かつ細かく書く事ができたと思います。
仕事していると、当たり前すぎてあまり意識しない、気付かないですが、フォルダ整理やファイル管理などの情報やデータの管理は意外と手間だったりストレスのかかる作業でかつ、時間もそこそこ使うと感じます。
こんなやり方ですが、情報やデータ管理のストレスから解放されれば幸いです。
もちろん、これも人それぞれの性格やこだわりがありますので、ご自身のやりやすい方法で良いですが、ぜひお試しください！
★★★
最後まで読んでいただきありがとうございます。これまでご紹介した仕事術がこちらからもご覧いただけます。お読みいただけると幸いです。