ミーティングの無駄をなくし、生産性を上げる！効果的なミーティングのあり方

「会議は生産性の墓場」という言葉があるように、多くの企業でミーティングの無駄が指摘されています。
特に、ミーティングのためのミーティングを重ねてしまい、本来の業務に集中できないという状況は、多くのビジネスパーソンが抱える悩みじゃないでしょうか。

では、どのようにすれば、無駄なミーティングを減らし、生産性を向上させることができるのでしょうか？
なぜ、ミーティングは無駄になってしまうのか？

• 目的が明確でない: 議論の方向性が定まらず、結論が出ない

• 参加者が多すぎる: 議論が活性化せず、時間がかかる

• 事前準備が不十分: 資料が準備されていなかったり、共有が不十分だったりする

• 議事録が残っていない: 議論の内容が共有されず、同じ議論が繰り返される

効果的なミーティングの5つのステップ

1. 目的を明確にする

   • ミーティングの目的を具体的に定め、参加者に事前に共有する

   • 目的に沿った議題を設定し、時間配分を計画する

2. 参加者を限定する

   • ミーティングの目的に必要なメンバーだけに絞り込む

   • 必要に応じて、サブグループに分けて議論を進める

3. 事前準備を徹底する

   • 資料を事前に配布し、参加者に予習してもらう

   • 議事録を作成する担当者をあらかじめ決めておく

4. 時間を厳守する

   • 開始時間と終了時間を守り、だらだらと時間を浪費しない

   • 時間配分を意識し、議論が脱線しないように注意する

5. 結論を明確にする

   • 議論の最後に、結論をまとめ、次のアクションを決める

   • 議事録を作成し、参加者に共有する

ミーティングを効果的にするためのその他対策

• オンラインミーティングの活用: 遠隔地との連携や、移動時間の削減に繋がる

• アジェンダの徹底: 事前に議題を共有し、参加者に準備を促す

• 結論を事前に決めるべきものは決めておく: ミーティングで議論する必要がないものは事前に決めておく

• 定期的なミーティングの見直し: ミーティングの頻度や内容を見直し、必要なものだけを残す

ミーティングは、コミュニケーションを促進し、業務を円滑に進める上で重要なツールです。

しかし、目的意識が薄れてしまい、単なる時間つぶしになってしまうことも少なくありません。
効果的なミーティングを行うためには、目的を明確にし、参加者を限定し、事前準備を徹底するなど、いくつかのポイントを押さえることが重要です。

これらの対策を実践することで、ミーティングの時間を最大限に有効活用し、生産性を向上させることができると思うのです。

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