バックオフィス業務DXの落とし穴-ダイエット編 Part 1｜メタボを見抜け！
こんにちは！フォネットの長田（おさだ）です。
このページでは、当社が学校や行政、自社を含む企業の組織DXをサポートする中で得たノウハウを、記事にまとめてお届けしております。
前回の記事では、「人がやる必要のない仕事は、機械に任せて自動化する」と結論付けました。
しかしながら、現実問題として自動化は一部のルーティーン業務に限られるという事例は多いのではないでしょうか。
「一部業務は改善されたが、それ以外は旧来のオペレーションが継続している」なんてことも。
なぜなのでしょうか？
この記事を読んでほしい人
管理職・チームのリーダー
自組織におけるICT/DX推進の担当者
仕事に追われて疲れ果てている人
※本記事では、Microsoft社のアプリケーションに言及するため、マイクロソフトの商標とブランド ガイドラインに準拠して製品名を記述しております。
※マイクロソフトの許諾を得て使用しています。https://www.microsoft.com/
1. メタボ化している業務を見抜く
ダイエット成功のポイント
突然ですが、成功するダイエットってどんな方法だと思いますか？
「食べないダイエット」や「●●だけ食べるダイエット」など、極端な方法で短期間に効果を上げようとしたけれどうまくいかなかった……
そんなご経験を、誰しも一度はされているのではないかと思います。
では、ダイエットに成功する人は何が違うのか？
筆者は最近、十代のころから繰り返してきたダイエットとリバウンドに終止符を打ち、ムリなく減量＆サイズダウンに成功しました。
それには、２つのポイントがあります。
①ダイエットの要点を押さえているか
②そのうえで、習慣化できているか
②の習慣化は、わかりやすいですよね。
「毎日ウォーキングしている」
「夜７時以降は食べない」など、
健康な習慣を維持していると少しずつ身体は改善されていくものです。
日常（バックオフィス）業務も、同じです。
「RPAで劇的な業務改善を」とついつい考えがちですが、業務のダイエットも「習慣化」が大事なのです。
問題は①、要点とはいったいどういうことなのか？
2. 脂肪は表面から見えない
メタボの例
ダイエットと逆で、悪い習慣が続けば太ります。
内臓に脂肪がついて、メタボリックシンドロームの診断を受けることになりかねません。
内臓は、人体の中で非常に重要な仕事を担っています。
脂肪は、内臓の周りに付きますが、外から（肌の上から）は見分けがつきません。
ただ「太っている」ということがわかるだけで、具体的にどの部分にどのくらいの脂肪がついているかは、CT検査でもしない限りわからないのです。
日常業務でも、同じことが起きています。
例えば、Microsoft Wordで「本当にやるべき重要な仕事」に関連する書類を作っているとします。
表現を考えぬき、あとはPDFで共有するためのレイアウトを整えるだけ。
いま、あなたは一生懸命スペースキーを連打しています。
レイアウトを整えるという、そのためだけに。
これは果たして、「本当にやるべき重要な仕事」なのでしょうか？
答えは「ノー」です。
3. なぜ見抜けないのか？
では、なぜスペースキーを連打することが「メタボ化した業務である」と気づかない（気づけない）のか？
それは、ソフトやアプリの機能を知らないからです。
先の例では、Microsoft Wordの機能を正しく知っていれば、「段落記号」「箇条書き」「インデント」などでメリハリのある文書作成は可能です。
書式設定も「スタイル」を使えばかなりの部分を自動化できますよね。
他にも文書作成に関することで自動化しようと思ったら、大体の機能は搭載されています。
つまり、前回の記事で「人がやる必要のない仕事は、機械に任せて自動化する」と結論付けたことは、実は片手落ち。
本当は、逆なのです。
結論
「機械に任せて自動化するポイントを知っているから、人がやる必要のない仕事を特定できる（ゆえに自動化できる）」が正しい表現なのです！
このように、メタボ化した業務は、重要な仕事と一体化しており、さも重要な仕事であるかのように擬態しているのです。
いかがでしたでしょうか？
次回はいよいよ、脱メタボの方法について、解説します！ご期待ください！