生成AIによる今後の職業変化 No.6 （高リスク職業： 5. 一般事務員）
今回は「生成AIに代替されるであろう高リスクの職業」から一般事務員をさらに深堀りしていきます。
事務所の運営をサポートする多岐にわたる業務
一般事務員は、企業や組織の事務所で日常的な業務を幅広く担当し、事務所のスムーズな運営を支える重要な役割を担っています。主な仕事には、文書作成、データ入力、電話や来客対応、スケジュール管理、会議の準備や議事録作成、ファイリング、郵便物の仕分けや配布などがあります。さらに、部署間の連絡調整や簡単な経理業務、備品管理なども業務に含まれることがあります。企業や組織の規模によって業務範囲は異なりますが、どの職場でも欠かせない存在です。
この仕事では、基本的なパソコンスキルや正確で効率的な作業能力、そして柔軟なコミュニケーション能力が必要です。また、複数の業務を同時に処理する力や、優先順位を適切に判断する能力も求められます。組織の様々な部門と関わるため、幅広い知識と対応力が必要であり、時には機密情報を扱うこともあるため、守秘義務を徹底する姿勢も欠かせません。
現在の状況
一般事務員は、多くの企業や組織にとってなくてはならない存在です。日常業務を幅広く担当し、部署間の連携を支える役割を果たすことで、組織全体の円滑な運営に貢献しています。企業の規模や業種を問わず需要がある職業ですが、近年のデジタル化やAI技術の進展により、従来の業務の多くが自動化されつつあります。この変化により、一般事務員の役割にも変化が求められています。
将来予測
AI秘書が定型業務を代替
AI技術の進化により、多くの事務作業が自動化されると予測されています。自然言語処理や機械学習を活用したAI秘書は、スケジュール管理や文書作成、データ入力といった従来の一般事務員の業務を高い精度でこなせるようになります。その結果、一般事務員の需要は大幅に減少し、人間にしかできない高度な判断や創造性が求められる業務にシフトしていく可能性があります。
AIの影響
文書作成やデータ入力の自動化
AIが高度な文章生成能力を持つようになり、企画書や報告書などの文書作成が自動化されます。また、OCR技術との組み合わせにより、紙文書のデジタル化やデータ入力作業も効率化されます。スケジュール最適化の自動化
機械学習を活用したAIが関係者の予定を学習し、最適なスケジュール調整を自動で行えるようになります。会議の設定や出張の手配もAIによって処理されるため、人間の手間が大幅に削減されます。電話応対の自動化
自然言語理解と音声認識技術を活用することで、AIが電話での問い合わせに対応し、必要に応じて適切な部署や担当者に転送することが可能になります。これにより、電話応対にかかる負担が大幅に軽減されるでしょう。
今後に向けた対策
AI時代の一般事務員には、AIと協働しながら付加価値の高い業務を担う能力が求められます。具体的には、データ分析スキルを習得し、AIが出力した情報を適切に解釈して経営判断に役立てる力が重要です。また、社内外とのコミュニケーションや調整といった、人間ならではの柔軟性や創造性を活かせる業務に特化することも有効です。
さらに、AIツールを効果的に活用し、業務プロセスの設計や改善を行えるスキルを磨くことで、AI時代にも欠かせない存在としての地位を築くことができます。業務の変化に対応しながら、自らのスキルを高める努力を続けることが、一般事務員としての未来を切り開く鍵となるでしょう。
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次の記事では、先に述べた「生成AIに代替されるであろう高リスクの職業：6. 校正・編集者」を深堀りしていきます。お楽しみに・・・。
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