チームメンバーとリアルタイム共同編集！ドキュメントコラボレーションのススメ
リアルタイムドキュメントコラボレーションは、チームの生産性にとって非常に重要です。チームメンバーと共に共通の目標を達成し、ドキュメントにまとまりを持って取り組むことが、成功への鍵となることが多いのです。特に、異なる場所や時間帯で働く従業員を抱える今日の企業では、その傾向が顕著です。
そのため、チームが遠隔地にいても、リアルタイムドキュメントコラボレーションツールを利用することで、生産性を向上させることができます。以下では、市販されているドキュメントコラボレーションツールの中から、あなたのチームに最適なものを選ぶためのヒントをご紹介します。
ドキュメントコラボレーションツールとは？
ドキュメントコラボレーションツールを探す際に重要な機能について詳しく見ていく前に、リアルタイムドキュメントコラボレーションツールとは何か、そして何に使われるツールなのかを理解する必要があります。
基本的には、複数のユーザーが一つのドキュメント上で共同で作業し、その最終版をオンラインで作成するために設計されたオフィススイートです。リアルタイムドキュメントコラボレーションツールには通常、少なくとも3つの主要コンポーネントが含まれています：
ワードプロセッサ
表計算エディタ
プレゼンテーション資料エディタ
この方法を使えば、他のユーザーとドキュメントを共有して、変更を提案したりコメントを残したりすることができます。同時に共同で編集することも可能です。リアルタイムドキュメントコラボレーションツールは、セルフホスト型もありますが、一般的にはクラウド上で利用できます。
では、素晴らしいリアルタイムの文書共同作業ソリューションには、必要不可欠な機能について詳しく見ていきましょう。
複数フォーマットのサポート
電子文書ワークフローでは、さまざまな文書フォーマットを使用する必要があります。例えば、DOCX、DOC、ODT、RTF、TXT、PDFはテキスト文書の最も一般的なファイル形式です。また、スプレッドシートやプレゼンテーションで使用される他のファイル拡張子もたくさんあります。
異なる種類のドキュメントを扱う際の互換性の問題を避けたい場合は、複数のフォーマットをサポートするリアルタイムドキュメントコラボレーションツールを選ぶことをお勧めします。サポートされているフォーマットが多いほど良いです。
ファイルアクセス管理
オンラインで文書を作成することは、多くのユーザが関わる複雑なプロセスです。大きなチームに所属し、リアルタイムで共同編集するために何かを共有する場合、各チームメイトに必要なアクセス権限を設定できることが重要です。例えば、価値あるアイデアを提案できる有能な人には、フルアクセスを許可するのが良いでしょう。
また、校閲が得意な人には、原文を変更せずにコメントを残せる権限を与えることもできます。このように、柔軟なファイルアクセスコントロールは、コラボレーションプロセスをより効果的にするために、ドキュメントへのアクセス許可を迅速に付与したり、取り消したりする自由を与えます。
コラボレーション機能
生産性の高いオンラインコラボレーションを実現するには、適切なアクセス権でドキュメントを共有するだけでは不十分です。プロセス全体をより簡単にする特定の機能が必要です。通常、推奨される最低限のリストには、自動保存、バージョン履歴、バージョン管理、変更履歴、コメント、ユーザータグ付けが含まれます。これらの機能はすべて、共同執筆者による誤入力を防ぎ、より迅速でシームレスなドキュメントコラボレーションプロセスを可能にします。
コミュニケーション
効果的なドキュメントコラボレーションはコミュニケーションなしでは不可能です。リアルタイムでドキュメントを作成するためには、より早く作業を完了させるために、意見やアイデアを活発に交換する必要があります。ミスコミュニケーションや誤解は、作業の遅延や共同執筆者の生産性の低下につながります。コラボレーションプロセスでこのような問題を避けたい場合は、テキストメッセージチャットや音声通話などのリアルタイムコミュニケーションツールに頼ることができます。
統合性
最高のリアルタイムドキュメントコラボレーションツールを選ぶ際に考慮しなければならないもう一つの重要な要素は、その統合能力です。例えば、あなたのニーズにぴったり合った強力なソリューションがあっても、それを既存のITエコシステムに統合できないとしたら、本当に困りますね。
この目的のために意図されていないソフトウェアを統合し、すべてのプログラムを正しく動作させようとすると、追加コストや時間の無駄につながります。そのため、リアルタイムドキュメントコラボレーションツールは、他のソフトウェアとの統合が容易でなければなりません。
オンラインとオフラインからのアクセス
リアルタイムドキュメントコラボレーションでは、全員が安定したインターネット接続を持っていることが必要です。しかし、数日間仕事を休んでインターネットにアクセスできない静かな場所に行くこともあるかもしれません。
このような場合、インターネットに接続しなくてもオフラインでドキュメントを作業できることは非常に重要です。ドキュメントコラボレーションソフトウェアがオンラインとオフラインの両方で機能することは大きな利点です。そのため、WiFiがなくても常にコラボレーションプロセスに参加することができます。
モバイルデバイスへのアクセシビリティ
私たちの生活は非常に活気に満ちています。かつてはデスクトップコンピューターだけが共同作業のためのデバイスでしたが、今ではその時代は終わってしまいました。現代においては、いかなる状況においても接続を維持できるモバイルデバイスが必要不可欠です。そして、モバイルデバイスを使用してドキュメントにアクセスすることは、今や欠かせない機能となっています。iOSとAndroidの両方が最適な選択肢となります。
セキュリティ
リアルタイムで共同作業を行う場合は、常にデータの保護を確認する必要があります。特に法的な契約書やビジネスレポートなどの機密文書を扱う場合には、その重要性が高まります。データ漏洩や不正アクセスを避けるためには、リアルタイムドキュメントコラボレーションツールにはセキュリティ機能が必要です。例えば、シングルサインオン（SSO）、二段階認証（2FA）、データ暗号化、バックアップなどの機能があり、ドキュメントの安全性を確保できます。
手頃な価格
理想的なリアルタイムドキュメントコラボレーションツールを選ぶ上で重要なヒントの一つは、その価格体系です。常にリアルタイムでドキュメントを共同編集する必要があるわけではありませんので、あまり使用しないソフトウェアに多額の投資をするのはおすすめできません。
しかし、安すぎる価格のツールを選ぶ必要もありません。むしろ、手頃な価格帯のツールを選ぶことが理想的です。無料試用期間があると尚良いですね。しばらくそのソリューションを試してみて、自分のニーズに合っているかどうかを判断できるからです。
ONLYOFFICE Docs：
安全なドキュメントコラボレーションツールで、あらゆるチームに適している
上記のすべてのヒントを考慮して、必要な要素を選択することができます。市場には多くのリアルタイムドキュメントコラボレーションツールがありますので、選択は簡単ではありません。リアルタイムで多くのコラボレーションを行い、データセキュリティを重視するのであれば、ONLYOFFICE Docsを試してみてはいかがでしょうか。
ONLYOFFICE Docsはオープンソースのオフィススイートで、テキスト文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、フォーム、PDFの5つのエディタを備えています。ONLYOFFICE Docsは、上記の基準に完全に準拠し、以下の利点があります：
Microsoft Officeフォーマット(OOXML)の完全サポートと他の一般的なフォーマットとの互換性；
柔軟なアクセス許可：編集、閲覧、コメント、レビュー、フォーム入力、またはアクセス許可の取り消しのためにドキュメントを共有することができます；
複数の共同作業機能：自動保存、バージョン履歴、バージョン管理、変更履歴、共同編集モード（高速および厳密）、コメント、ユーザータグ付け；
テキストメッセージのための内蔵チャットと、ドキュメント内で直接コミュニケーションするためのTelegramアカウントを接続するプラグイン；
Nextcloud、Seafile、ownCloud、SharePoint、Alfresco、Plone、Confluence、Nuxeoなど、さまざまなファイル＆同期サービスやドキュメント管理プラットフォームと簡単に統合できます；
オンラインエディタと同じエンジンで構築された、Windows、Linux、macOSのオフラインドキュメント編集用の無料デスクトップアプリ；
外出先での共同作業に便利なAndroidとiOS用の無料モバイルアプリ；
セルフホストデプロイメント、シングルサインオン、2段階認証、HTTPS、Jason Web Token、プライベートルームでのリアルタイムデータ暗号化など、充実したセキュリティ機能；
公式ウェブサイトからONLYOFFICE Docsをダウンロードし、あなたのチームがリアルタイムでドキュメントをコラボレーションしながら生産性を向上させるためにこのソリューションが必要かどうかを判断してください。
ONLYOFFICE DocSpace：
安全なドキュメント管理
もしドキュメントコラボレーションをしたいけれど、どこから始めればいいか分からない場合は、すぐに利用できるONLYOFFICE DocSpaceをおすすめします。
ONLYOFFICE DocSpaceは、簡単に使えるドキュメントコラボレーションのプラットフォームです。チームで一緒に文書を編集するための「コラボレーションルーム」、アカウント不要で閲覧できる「パブリックルーム」、またはお好みに合わせた「カスタムルーム」の3つのルーム種類から選ぶことができます。管理者が3人までいる場合は、STARTUPという完全無料のアカウントをご利用いただけますので、ぜひお試しください。