新規プロジェクトをペーペーが動かすときに必要なこと

”じゃあやっといて！”

という一言で、
入社5日目にして新勤怠登録システムを
運用していくというプロジェクトが動きました、0から経理&1人目人事のおまゆ(@Omayu_note)です。

現在、業務の簡素化と正確性の向上を目的に、
打刻管理システムを作り直すというバックオフィスらしい業務を担当しております。
前職ではメンバーとして、そういったシステムに対して『面倒や！』『機械いれて小難しくしてどうする！』とヤジを飛ばす側の営業だったのですが、ついに自分自身が構築する側となりました。

改めて0から作ってみると、
勤怠管理という重要なもの×就業時間が人によって違う
など、数えきれない複雑性があり、従業員の名前を登録するにもオペレーターの方と90分電話してやっとできるような、大変な作業でした。

また、設定したあとは導入におけるメリットがあるように
イレギュラー対応を考えたり、新しいシステム導入に向けた浸透のための資料を作成したりと、やることは山積みです。

昔大先生一年目のケントくんに習ったCanvaを駆使し、短時間でそれっぽいポスターを作成したのが今日でした。

"何をすればOKか”の解はどこにもないので、
0からタスクを思考し、動き、振り返り、不足がある部分は修正していくという仕事の繰り返しです。

昨日は自分自身がもがくあまり、カマスの話で白熱してしまいましたが、

https://note.com/omayu_note/n/nb9f1c0c37793

今日は、私が今関わっているような、”来て間もない人が全体に影響のあるプロジェクトを動かす際に必要なこと”を中心に共有してみます。

何はともあれ”進行中のもの”であり、実際にうまく行くのかどうかは6月16日の運用開始日まではわからないのですが

もがきつつも大切だと思い行っていることをお送りします。

①関係者全員のワークフローをつかむためのヒアリング

依頼されたPJTが関わる前後で、時間軸×空間軸（部署×拠点）ごとにどのような動きがあるのかをヒアリングします。

例えば：

<時間軸＞
・日々入社と退社のタイミングで打刻をし、管理。
打刻ミスについては、タイムカードに直接記入し、上長の承認印を押す。
残業する際は残業申請書を都度記載し、現段階での総残業時間を上長が常に把握できるように管理しておく。
・締め日を過ぎたら、①タイムレコーダー②残業申請書を提出する
・経理がタイムレコーダーをもとに全員分の残業時間を手計算する
・残業申請書との齟齬をチェックする
・データをクラウドシステムに手打ちで行い、所定残業時間に見合った支払いをする

＜空間軸＞
①地域別
東京：毎日タイムレコーダーで出退勤を入力しておく。月末までは放置

拠点：残業申請書はなし、月末に”出勤簿”という形で就業時間を送信している
②部署別
東京営業事務：コロナのため出退勤の時間がほかの従業員と違う。

営業：日々打刻をしているが、直行直帰の場合はタイムカードに直接記入している

工場：日々打刻をし、残業申請書も提出しているが、累計の計算は経理がやるスタイル（2階）1階は部長と次長で残業時間の累計をダブルチェックしている様子

など。営業でいえば顧客先と同じように、部署によっても慣習や頻度、提出方法が違うケースが、特に中小企業などには多いようです。

しっかりとフローが違う部署はないか？イレギュラーは発生しないか？をチェックします。

②自分なりのプロジェクトにおけるMission設定

新しいプロジェクトが走るときには必ず目的があります。
そこに自分なりの従業員の人へ届けたい想いやブラしたくない軸を決めます。ポイントは”自部署”単位ではなく”組織単位”の目標を置くことです。

例えば：
”勤怠システムのオンライン化による、経理の記入効率化”
＋社内管理における”面倒”を一つでも減らす

このテーマを決める理由は”決まりなのでやってください”という押しつけがましい依頼を避けるためです。

前提、従業員の方の多くは”会社に来るために会社に来ている”のではなく、”自分のミッションを達成するために会社に来”ています。

なので、”決まりなんで”では説明不足です。その方が簡単ですけど、長期的に見て納得感がないため、プロジェクトの達成率に影響してきます。そのため、”どう貢献することで”どんな効果をもたらせるのか"を事前にイメージしておくと、後で浸透施策を考えるときや、新しくオペレーションを組み替えるときに信念が湧いてきます。

③①②をもとにした皆さんが受けるメリット＆デメリット洗い出し

新しい施策の浸透に向け、対象者をロールプレイする目的です。

例えば：
新しい打刻システムを入れることによるメリット
・正確な打刻をすることで、給与が正確に振り込まれる

デメリット
・今までタイムカードで日々確認できていた自分の勤怠が
見えなくなる
・イレギュラーが起こった時に、記入するものがない
　ie)直行直帰の場合はどうするの？など

→こう記載すると
”あれメリットは当然のことしか記載がないのに、デメリットが多いな、、デメリットを解消できる施策はないかな”
や”メリットとして新しく付随できるものないかな？”と思考することができます。

この工程ではメリデメを記載し、
デメリットが多い場合はその打開策を、メリットとして不随できるものを探し、乗せるようにすることがポイントです。

④資料に記載した情報を関係者各位にぶつけてみる

自分で作ったものを上司にぶつけてみましょう。
本日痛いほど学びましたが、自分の上司だけではなく、
現場の管理監督者に時間をもらうことが重要です。

なぜなら、経理など内部を見ている人からは見えないものがたくさんありますし、今回のような”恒常的に発生しない業務”についてはいくら上司でも想像しきれないパターンがあります。

そのため、上司ともう一人、できれば今回のプロジェクトによる変更点が一番多そうな部署のトップに充ててみることが大切です。

⑤自分はあくまで納品責任者として最適な話者を立てる

最後は、大切なことです。
例えば、前職の、小学校中学校の先生方と英語教育を作る営業を行っていた時には”アジェンダにおける影響の深度×広さ”によって支店長や年配の先輩社員を連れて訪問しました。

このように、適切な話者を、まるで物語を作るように
設計し、最後に”めでたしめでたし”となれるように閉じきることが重要です。

"いやこれ大事やで！"
"触れてないけどこれやったん？"
"そもそもこれ、ズレてますやん！"
等ございましたら是非！是非ご意見ください即座に戦略修正します！