【効率化！】コミュニケーションコスト削減術

こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤

総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。

マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊

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スタッフを抱えるごとに問題となることは
コミュニケーションコストをいかに削減するか・・・！！

ですよね。

もう本当にこれは永遠の課題だなって思っております。

私自身もバリバリクライアントワーカーなので
クライアント様相手にもとても意識していることです。

ちょっとした工夫で
コミュニケーションコストは大幅に減らすことができます。

一貫して大事なのは

「相手の時間を奪わないことを意識すること」

この軸をブラさず、コツを意識しないと
やり取りの効率が悪い、伝達ミスや二度手間が生じ、
時間もリソースも浪費してしまいます。

今回は、
コミュニケーションコストを削減するための
具体的な方法をアウトプットしていきたいと思います＾＾＊

前提条件：相手の時間を奪わない

もうとにかくこれです。
私が意識しているのは、とにかくこれだけです。

相手の時間を奪わない工夫を
どれだけ自分が考え抜いて、行動に落とし込めているか。

これだけなんです。

スタッフであれ、クライアントであれ、
時間は有限で大切なものです。

相手の時間を大事にできないのに
自分の時間を大切にしてほしいとは
私には言えません。

相手の時間を奪わないために
自分がどれだけのことができるのかを
まずは前提に考えてみましょう。

それでは具体的な方法を
どんどんピックアップしていきます。

①指示の出し方を工夫する：シンプルな言葉遣い

指示を出す際は、明確で簡潔な言葉遣いが大切です。

複雑な言葉や曖昧な表現を避け、
相手に「何をすればいいのか」が即座に伝わる言葉を選びましょう。

たとえば、「できるだけ早く」や「適当に」などの抽象的な言葉ではなく、

「〇日までに」や「この内容に沿って」
と具体的な指示を加えるだけで、
伝達ミスを防ぐことができます。

また、要点を箇条書きにすることで、
相手がさらにわかりやすくなります。

②マニュアルを作成する

指示が一貫していないと、
作業の進行に支障をきたします。

そこで、
共通の基準としてマニュアルを整備しておくと、
作業の進め方が明確になり、
誰もが同じ方向を向いて業務に取り組むことができます。

マニュアルには、作業手順や注意点、
業務のゴールなどを記載しておくとよいでしょう。

またマニュアルの充実によって、
「指示が漏れていた」「意図が伝わらなかった」といった
トラブルを未然に防げます。

「マニュアルを読んで対応して！」
ができる環境なだけで
本当に引継ぎが楽になりますよ！

③コミュニケーションのルールを設定

スムーズなやり取りを実現するためには、
あらかじめコミュニケーションのルールを設定しておくと便利です。

たとえば、以下のような感じですね。

・連絡手段を統一する
・報告のタイミングを決める
・スレッドが流れるため引用やメンションをつけて
前後がわかりやすいようにする
・表題に【確認依頼】【共有】と目的をつける

細かいかもしれませんが、
基本的なルールを決めるだけで
効率は格段に上がります。

④役割分担の明確化

コミュニケーションの無駄を省くためには、
チーム内での役割分担をはっきりさせることも効果的です。

担当者が明確でないと、
誰がどのタスクを処理すべきかわからず、
確認作業が増える原因にもなります。

各メンバーの担当領域と責任範囲を明確にし、
分担を決めることで、やり取りの重複を防ぎましょう。

役割が明確になれば、指示や確認のやり取りが減り、
スムーズに業務が進みます。

⑤定期的なミーティングの設定

コミュニケーションコストを削減するためには、
情報の共有を目的とした定期的なミーティングも有効です。

週に1度、あるいは月に数回のミーティングを設けて、
進捗報告や今後の課題を共有することで、

個別のやり取りが減り、
全員が同じ情報を持つことができます。

ただし、ミーティングの時間が長くなりすぎないように、
議題を事前に決めておき、効率的に進行する工夫も必要です。

⑥タスク管理ツールの導入

タスク管理ツールを活用することで、
業務の進捗状況や担当者の作業状況を簡単に確認できます。

例えば、slack、Asanaなどのツールを使えば、
各タスクの進捗や期限、担当者を一目で把握できるため、
やり取りの手間が減ります。

また、タスク管理ツールを使うと、
過去のやり取りを追跡することもできるため、

情報の確認が容易になり、
二重のコミュニケーションコストがかからなくなります。

コミュニケーションコスト削減でサクサク業務を進めよう

コミュニケーションコストを削減するには、
ルールやツール、時間設定などを工夫し、
やり取りの無駄を省くことが重要です。

チーム全体でルールを統一し、
各自が役割とルールを守ることで、
業務の効率は飛躍的に向上します。

今回あげたものは
ごく一部の工夫だと思っています。

きっともっといろんな方法で
互いの時間を奪い合わない仕組みが
少しの工夫でいくらでも作れるはずです。

まずは自分から相手に歩み寄ってみてくださいね。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。