【挑戦！】ディレクション奮闘記その１
こんにちは。バックオフィスをメインでマネジメントしている在宅フリーランスです。
🐤山下はこういう人🐤
総務、経理、労務の実務8年のキャリア。
マネジメントをメインに4社のバックオフィスチームのリーダーを担当。
現在、社長の右腕として3年に渡り、ベンチャー企業メインにクライアント様と相談しながら、運用やルールの構築をさせていただいております。
マネージャー視点から実務に役に立つ情報をお届けします＾＾＊
本日は！
先月末より始まった私の新たな挑戦。
ディレクションの対応の
仕組み構築が始まりました。
いや、もうこれは
ディレクション対応というよりも、
プロジェクト管理に近しいかもしれません。
とはいえ、秘密保持もあるため、
本対応について
書けるところまでしか書けませんが。
自分の挑戦の記録として、
何をしてきたかを
週1で書いてみるというのを
やってみようと思います。
ご興味のある優しい方は
見てやっていただけると嬉しいですし、
アドバイスがあればぜひくださいませ。＾＾＊
私のミッション「仕組みを作り、渡すこと」
私の本対応のミッションは２つある。
①ディレクションの対応と仕組みを構築する
②仕組みを作って、舵をとれる人へ受け渡す
つまりは、
クライアント様のスケジュールを事前に把握し、
全体像を把握しつつ、プロモーション活動に応じて
やることを逆算的に片っ端からリストにして
SNSもプロモーションにかかる事務対応も
すべてを把握して、お客様のサポートに入る。
そして、その仕組みを作った後、
後任に受け渡すという重大ミッション。
や、ハードル高くねぇか・・・？(;'∀')
もはやこれはプロジェクトなんじゃないか・・？汗
すでに会社対応をチームでしているところを
複数管理しているのに
クライアント様の進捗を追いつつ、
各SNSの配信状況を見ながら、
適宜、事務方に指示もするだって・・・？
広範囲すぎる対応に驚きつつも、
現状できることからやっていかないと
課題は解決できないので。
私なりに、ちまちまといろいろと
やらせてもらうことにしました。ってのが、
今週までの流れになります。
2週間ほどでやったこと
前任からの引継ぎが見込めない中で、
手探りで仕組みを作る必要があったので。
2週間ほどでやったことは、以下です。
・クライアント様とMTGの時間をいただき、互いのゴール地点をすり合わせる
・クライアント様が求めていることの把握
・別の方にご依頼していた時に困ったことの把握
・月のプロモ回数、SNSの発信媒体、投稿スケジュールの把握
・事務タスクのリスト化
・プロモーションに必要な準備物の確認、発信先の確認
・事務フローの確認
・SNS対応にあたるスタッフの確保、アサイン手続き
・自分のやるべきことの把握
2週間でやった事をリストアップしたら、
恐ろしいくらいやってました・・・・。
プロモーションとともに
事務対応も動くため、それに必要な発信媒体や
対応フローまで把握が必要になるので。
膨大な情報を集めつつ、優先順位をつけて
計画的に進めないといけないと思いました。
世の秘書さんは、どうスケジュール管理されているのでしょう。
すごいですね。
スケジュール把握のためにガントチャート作る
スケジュールを把握するためにまずやったのは、
ガントチャートを作ることでした。
作ったのいつぶりかなってくらい
久しぶりでした笑
そして、ガントチャートがこれほど役に立つのかって、
震えるくらい可視化できましたね。
いつからいつまでに何をするのか。
少し明確になってきたと思っております。
今はSNS関連のものしか作れていないので。
これをプロモーションの対応にも移行して、
タスクリスト的に使えると
スタッフにも可視化したいですね。
次のやることとして、来週作りこんでいきます。
目標を決めて進みます！
今月の目標を決めておきたいですね。
今月から完全にディレクションの引継ぎが
移行していく形になるそうです。
そのため、ミッション達成のためには
まずは私がしっかりとクライアント様と
伴奏できる形をとる必要があります。
なので、まずは3か月後に、
SNSもプロモーションの対応も
クライアント様と伴奏できる体制を作ります。
そのために、今月は以下に力を入れていきます。
①クライアント様の思考に合わせた歩幅の調整
②1ヶ月のスケジュールの把握
③各SNSの対応スタッフのアサイン
④各スタッフのスケジュールを把握できる仕組みづくり
コツコツ積み上げて
爆速で形にできるようにやり抜いていきます！
なんだか日記みたいになってしまいましたが、
今日はここまでです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。