今一度、オフィスワークを見直してみませんか？
フリーランス、一人ビジネス、小規模事業者・中小企業経営者のみなさま
不況にもかかわらず、しっかり利益を出し続けている企業や一旦業績が落ち込んでもV字回復できる経営力の高い企業の共通点は何だと考えられますか？
いろいろな共通点があると思いますが、オフィスワークの観点からは、次の5つが考えられるのではないでしょうか。
経営者が経営に専念できている、もしくは経営のことを考える時間を確保できている。
お金の流れが見える化できている。
販売実績など事業運営上の重要なデータが蓄積され、分析できる状態になっており、経営判断に活かされている。
全社的に業務の流れに滞りがなく、滞りが発生したら早期に解消している。
マーケティング力・営業力がある。
いかがでしょうか、あなたが経営する事業や企業では、これらの共通点についてどの程度できていると考えられますか？
各共通点において、あまりできていないように感じるという事業者・企業も多いのではないでしょうか。
その場合、何らかの問題が生じているはずです。
この機会に、改めて見直していきましょう！
1）経営者が経営を考える時間
経営者が忙しく経営について考える時間を十分に捻出できないために、早期に経営判断を行って行動に移すことができずに、チャンスを逃してしまった、損失が大きくなってしまったというご経験はないでしょうか？
事業の規模が小さいほど、経営者がプレイヤーであり事務仕事もやっているというやむを得ないという事情を抱えている事業者・企業もあるかと思いますが、解決策として以下のことを検討してみてはいかがでしょうか。
今より効率的に進められるようにIT化や業務フロー改善を行う
自分以外の人（社内スタッフもしくは社外アウトソーシング）に任せられるよう仕組み化する
2）お金の流れの見える化
お金の流れが見える化できていないため、運転資金がショートしないか不安に感じるということはありませんか？
それは、資金繰りの管理や売掛金・買掛金の管理ができていないからではないでしょうか？
私のコンサル経験の中で、売掛金の管理が出来ていなかったために、請求漏れや回収漏れがあっても気付かず、売上代金が入金がされないままになっていたという企業が数社ありました。
せっかく売上を作ってもその代金が入金されなければ、対応する仕入や経費は既にお金を支払っているため、その分が大赤字になってしまいます。
たいへんもったいないことです。
まずは、この先の売上の入金、仕入の出金、その他の収入金額や経費の支出金額の確定値や予測値を1ヶ月単位で半年分か1年分記録して、資金繰り表を作成してみましょう。
先で運転資金が不足することはないのか、足りない場合はいつ頃借入を行うなどの対策を行えばよいのかという見通しが立ちます。
資金繰りを管理していると、金融機関からの融資を受けやすくなるというメリットもあります。
予測値と実績値を比較することは、売掛金の回収漏れを発見することもでき、売上や仕入れの改善のための経営判断を早期に行うことが可能となります。
余談ですが、売上や仕入の管理については、2023年10月導入のインボイス制度への対応も考慮すると、クラウドのパッケージシステムを利用されることをおすすめします。
資金繰り表作成に役立つばかりではなく、売れている商品の把握や、在庫管理も行いやすくなります。
もはやシステムを利用しないで処理する人件費のほうが、システムにかかるコストよりも高くつく時代になっています。
3）重要なデータの蓄積と分析
データの記録はしているものの紙ベースであったり、デジタルデータであっても複数のファイルで管理していたりなど、集計がされにく状態になっているため、分析用にデータを集計できていないということはありませんか？
また、経営戦略を考える上での重要項目（例えば商品、顧客の属性など）などが記録されていない（蓄積がない）ということはありませんか？
そもそも、必要なデータの蓄積があって集計されていなければ、分析なんてできませんよね。
経営判断において、経営者の勘も大事ですが、それを裏付けるデータ分析の結果があってこそ、どの商品が売れ筋なのか、どの顧客層の売上が伸びているのかなどの事実を知ることが出来ます。
事実を正確に知ることで、商品構成や顧客層、売り方の見直しなどについて具体的な施策を考えることが可能となります。
データが蓄積できるようになれば、そのデータやデジタル技術を活用して、ビジネスモデルの変革、DX(デジタルトランスフォーメーション）を実現することが可能となります。
また、金融機関から融資を受ける際や、補助金申請の際に必要な事業計画書においても、根拠となるデータから導き出された施策が盛り込まれていないと説得力に欠け評価されにくくなります。
デジタル時代に適応したデータの管理方法や、経営判断に必要な管理しておくべき項目を見直しをしましょう。
4）業務の流れの滞りは早期に解消
生産・販売・会計・人事・労務などの基幹業務をはじめ事業運営上発生する業務全般について、滞りなく問題なく迅速に処理が行われているでしょうか？
例えば、見積→受注→納品（サービス提供）→請求→代金回収までの販売の業務プロセスの中で、何か問題が生じていることはないでしょうか？
もし、ミスやモレが多い、対応が遅いなどの問題が発生していたら、その原因を特定して、早期に解決しましょう。
問題を放置しておくと、これまで築いてきた顧客との信頼関係や、努力して作った売上の利益が、失われる可能性があります。
特に問題が発生していると認識していないとしても、現状の業務のやり方を定期的に見直して、さらに効率的でコストも抑えられる方法はないか検討することも重要です。
5）マーケティング力・営業力
自社が扱っている商品・サービスが効率よく売れるための仕組みができていますか？
顧客との商談に時間を多くかけることができていますか？
商品・サービス提供後のアフターフォローも行って、リピート率を高められていますか？
商談の時間を最優先しているものの、少ない人数で業務をこなしているため、仕組み作りやアフターフォローまでなかなか手がまわらないというのが実情ではないでしょうか。
仮に管理部門の業務を効率化して時間を捻出することが出来たなら、新たに人を採用することなく、管理部門のスタッフを活用して、今まで対応出来なかったことができるようになるかもしれません。可能性は高いです。
もし、管理部門でIT化・デジタル化を進める余地があるなら、まずは管理部門の効率化から取り組んでみてはいかがでしょうか。
以上、5項目に関して、多くの事業者や企業で生じていそうな問題を挙げてみました。
オフィスワークのやり方を見直すきっかけとなれば幸いです。
具体的に何から始めたらよいか相談をしたいという方は、こちらからご連絡ください。