50人の会社で人事評価に年間〇〇時間！

「不の解消」の方が最初に起想されやすい？！

6月～7月、11月～12月、3月～4月というのは、夏季・冬季賞与と給与改定に経営者、幹部の皆様は頭を悩ませている時期かと存じます。人事評価の結果が決まり、支給額が決まると「あ～ぁ、やっと解放される」と安心して、次の評価に向けた改善を検討しないまま、また半年後の評価を迎える・・・という循環をよく目の当たりにしてきました。

人は解決したい事（＝JOB）があると、ペイン（不安、不満、不快など）の解消か、ゲイン（根本的な解決、潜在的にあった欲求）の実現を考えるそうですが、世の中を見てみると「ペインの解消」をメイン・メッセージとする商品・サービスは皆様よく目にされているのではないかと思います。例えばエステーさんは凄く分かりやすく「消臭力」、「脱臭炭」、「ムシューダ」など「トイレ、タンス、冷蔵庫の気になる臭いを除去する」という不の解消をイメージしてもらえると分かりやすいです。ご多分にもれずHRテック業界でもよくあるメッセージとしては「〇〇の導入で人事ご担当者様の負担軽減」、「人事部門の働き方改革」をよく目にします。つまり「不の解消」が最初に起想されやすいということです。

ということで、ここまで来たら今日お伝えすることは、まずは「不の解消」だけれども、意外と各企業では気にしていない「人事評価にどれだけの時間とコストが掛かっているか？！」という点についてお伝えしていきます。

50人の会社で人事評価に掛かる時間とコスト

人事評価の運用にコストが掛かっているということについて、経営者の方に話しても「コンサルにお願いしていないし、全部自前だから、コストはゼロですよ」と決まってお答えになられ、経営者、人事のご担当共に意外と盲点になっています。

（運用コスト）＝（運用に掛かった時間）×（人数）×（時間当り人件費）

単純化すると上記ですが、運用にどの様な立場で、どれくらいの人件費の人たちが、どれだけ時間をかけているかを加味すると、人事担当、評価者、社員がどれだけ、運用に時間とコストを掛けているか、細分化されます。

（人事の運用コスト）＝（評価表の準備＋社員への通知＋提出の催促＋集計＋経営陣への取りまとめ資料作成の時間）×（人事担当の時間当り人件費）

（評価者の運用コスト）＝（目標設定＋面談＋部下に修正・助言＋進捗把握＋評価＋フィードバックの時間）×（評価者の人数）×（評価者の時間当り平均人件費）

（社員の運用コスト）＝（目標設定＋擦り合せ面談＋修正＋進捗報告＋上司との評価面談）×（評価される社員数）×（社員の時間当り平均人件費）

５０人の会社で、人事担当１名、評価者８名で試算してみました。年間で、人事担当は約１３０時間、評価者は約２７０時間、社員は約５００時間。なんと全社で９００時間以上、人事評価に時間を使っていることになります。さらに１時間当り人件費（月給、賞与、法定福利費などを時間換算）を掛けると、全社で約２３０万円かかっていることになります。

人事評価の負担はココ！

人事担当が最も時間を要するワースト項目

①社員にあった人事評価シートを配布する準備　②提出された人事評価シートにミスがないかチェック　③社員の人事評価シートの集計・一覧化　④等級や組織ごとに評価分布の分析等で、概ね年間130時間弱という試算です。

評価者が最も時間を要するワースト項目

①部下の目標チェック、差戻し、修正アドバイス　②部下の人事評価シートの結果やコメント　③面談で評価者が8名ほどで年間およそ270時間という試算で、1人当り30時間超

社員が最も時間を要するワースト項目

①目標設定の上司提出、差し戻し後の修正（平均2回ほど）　②人事評価シートの自己評価記入で社員50名ほどで年間およそ500時間という試算で、1人当り10時間です。

紙やエクセルの人事評価から、クラウド人事評価に移行することで最も評価業務から解放されるのは、人事担当の方です。評価業務が約80%は効率化できると思われます。特に③④の時間が大幅に減る分、人事評価のフォローアップや教育、人材育成の施策などに時間をかけられるのです。

評価者はなぜ、人事評価シートの記入や面談の準備に時間が掛かるのか？それは「評価期末に社員1人ひとりの仕事ぶり、プロセス、成果を思い出すのに時間が掛かっている」のです。よくよく考えると目標設定の時と、評価期末の時くらいしか人事評価シートを双方に見ないわけですから、6ヶ月を振り返るのは至難の業です。時間は掛かるし、曖昧さが残る、上司から「この評価でいいのか？」と言われ、部下から「私の評価はこれですか？」と言われると、人事評価のが来ると頭を悩ませるのは至極当然といえます。

クラウド人事評価のポイントは「スキマ時間の活用」

紙やエクセルと違いクラウドの利点は、「いつでも、どこでも、どんなデバイスでも」評価ができるという点です。社員と評価者がお互いに同じデータを見ながら確認や、コメント入力ができるので、わざわざデスクの引き出しや、PCファイルを探して部下から提出してもら必要がない訳です。

クラウド・シップで1on1の見える化

1on1をするにしても、社員と評価者が同じ画面を見ながら、目標ごとにSNS感覚で進捗やアドバイスの記録を残す、「エビデンス添付」機能で、進捗に対する根拠資料をアップするなど、スキマ時間に情報を更新するクセ付けで、評価期間が6ヶ月経ったときに、スムーズに評価ができると、評価者－社員双方、評価業務の効率化と、コミュニケーションの強化や、認められる－褒められるという組織での承認・称賛文化の醸成が期待できます。

【導入効果シミュレーション】特典のご案内

クラウドに掛かる費用は、評価業務の効率化によって十分ペイできると私たちは考えております。但し、これまで十分、人事評価制度を使いこなせていなかったり、面談・フィードバックをしていなかった企業にとっては、少し、コミュニケーションに掛かる時間・コストは増えるかもしれませんが、今回の記事のように「スキマ時間の活用」で、「クラウド人事評価で時間が増えたよ～！」とならないよう、工夫は必要です。

今回は社員数50名の場合の人事評価の運用コストをお伝えしましたが、社員数30名、社員数100名の運用コストのシミュレーション資料もあり、例えばクラウド人事評価の導入をお考えの方であれば、導入に掛かる費用と、その結果得られる効果（＝費用対効果）も判断材料として必要だと思いますので、是非、ご活用頂ければと思います。

ご希望の方は下記フォームよりご回答を頂ければと存じます。（note初心者で、まだ特定の方だけ見れる機能など上手く使いこなせる自信がないので・・・すみません）