ナワバリを捨て、属人化の高みを目指す。

お疲れ様です。総務部総務課マモたろうです。

今回は属人化がテーマです。
私は仕事の属人化は積極的に目指すべきものだと考えています。
それは組織の中で「その人」しかできないということは、ナンバーワン、オンリーワン、プロフェッショナルになると考えるからです。

しかし、組織では「属人化の解消」がしばしば課題となります。その人がいないと、書類の場所がわからない、操作方法がわからない、進捗がわからない……。確かに問題です。この問題は本当に属人化が原因なのでしょうか。
人手不足、コスト、マネジメント等の結果として属人化しただけではないでしょうか。

結果として属人化する原因は、以下があげられます。

属人化の原因
①人手不足やコストの制約があり、1人が業務をするケース
②業務設計が休暇や病気を想定していないケース
③専門知識・資格が必要なケース
④チームの仲が悪く協業できないケース
⑤担当者が業務を抱え込んで離さないケース
⑥企業が成長せず同じ業務を続けるケース

①人手不足・コスト～、②業務設計～を解決するには、業務の簡略化かつマニュアル整備、またはアウトソーシングの検討が有効です。
③専門知識・資格は担当者と同レベルのスキルや資格をもつ人が必要であり、採用またはアウトソーシングの検討が有効です。

難問なのが、④チームの仲～、⑤担当者の質～です。
これは兆候が現れたら、早急な対策が必要です。
放っておくと「ナワバリ」に発展します。

脊椎動物としての本能なのか、業務においてもナワバリをつくります。自分事として責任をもって取り組む姿勢は良いですが、「自分の物」と思い違いが始まるとナワバリ化し、立ち入ることにさえ威嚇がはじまります。
④チームの仲～、はチーム内で個別にナワバリ化しているケースもあります。
そのため、ジョブローテーションや配置転換を最初から組込んでおくことをおすすめします。

⑥企業の成長のケースは、さらに難問です。解決するには企業が成長するしかありません。

属人化の高みとは「その人しかできない」を磨き上げることです。そのためには、研鑽の時間が必要です。「誰もができる仕事」はナワバリ意識を捨て、時間を捻出し、属人化の高みを目指してください。

担当者が「私がいないと回らない」と不幸な思い違いをさせないためにも、企業はナワバリ化を防ぎ、壊す仕組みを検討してはいかがでしょうか。

私も振り返るとナワバリ化しています。それが「認められている」ことだと感じ、文句をいいながら、ある部分では安心している自分がいます。
属人化の高みを目指すため、ナワバリは捨てるよう気をつけます。

お読みいただきありがとうございます。