セールスサポートから業務設計ユニットへ。異動組2人の本音トーク🗣️
はじめましての方もそうじゃない方もこんにちは〜！SmartHR 業務設計ユニットのnamizoです！
SmartHR 事業推進本部 Advent Calendar 2024もすでに10日目…
実はnote投稿は3年ぶりでしてなにを書くか正直迷いましたが、10日目はちょうど折り返しくらいだしふんわり読める感じにしようかな？と。
というわけで私からは、セールスサポートから業務設計ユニットに異動という完全一致の経歴をもつ同ユニットのdateさんとともに業務設計ユニットの業務 やってみてどうだったかを対談形式でお届けします！
先に期待値調整ですが、めっちゃタメになるお話しだとか壮大なオチがあるとかがあるわけではなく、終始「こんなことあったね〜」的な思い出話になる予定ですので温かいココロで読んでいただけますと🙏
ちなみに…みなさん今までの記事はもう見ていただけましたか？
どの記事もテイストが違って楽しく私たち事業推進本部のことを知ってもらえる内容になってるので、ぜひお時間あるときに読んでみてくださいね😊
▶︎SmartHR 事業推進本部 Advent Calendar 2024
対談メンバー
まずはさくっと自己紹介から！
date
・2020年 セールスサポートとして入社
・これまで営業事務/セールスサポートをメインに経理の経験もあり
・2024年1月から現在の業務設計ユニットへ異動
namizo
・2017年 セールスサポートとして入社
・当社含め多業種で一貫して営業事務/セールスサポートを経験
・2022年1月から業務設計ユニットの前身となる全社Opsグループ BizOpsユニットへ異動
元々は同じくセールスサポートとして入社し、タイミングは違えど同じく異動で現在業務設計ユニットにて働くこの2人で、異動後を振り返りながら業務設計ユニットの業務について話していこうと思います🙌
※対談形式なので途中です・ますがなくなったりしますがご了承ください🙇
異動前はどんな業務をしてた？
namizo：まずは異動前ユニットの業務も軽く触れておきますか！私たちがいたのはセールスサポートチームで、今の事業推進本部内にある業務支援の前身チームでしたね。
date：ですね！業務でいうとざっくりこんなかんじですかね？
・契約締結・請求関連の支援業務
・見積作成・契約書作成・請求対応・関連する顧客対応など
・業務オペレーションの設計
・売上/請求管理ツール（Zuora）への契約情報登録など
namizo：いわゆる営業事務的な業務がベースだったけど、ただ常にZuoraには触れてたね。契約情報の設定業務がメインだったし、当時私たちがセールスサポートにいた時はZuoraのシステム管理者みたいな役割を持つチームがまだ明確になかったから、「こういったことZuoraでできるかな？」みたいなテストとか検討もセールスサポートでしてるときもありましたね。
date：逆にセールスがメインで使ってるSalesforceはほぼ触らなかったですよね。すでに専任のOpsチームがあったから。
namizo：たしかに。Zuoraを絡めたセールスサポートが関わる業務オペレーションの設計とかはしてたけど、SalesforceもだしZuoraもシステム自体の設計とか改修とかはしたことなかったですね。
業務設計ユニットの役割は？
namizo：今度は今現在所属する「業務設計ユニット」の役割についても触れておきたいな！…..なんて書こう
date：24下期のチームキックオフの資料持ってきましょう！
namizo：賛成👍
というわけで以下キックオフ資料から拝借してきました🙏
ちょうどアドベントカレンダー2日目にMgrの大浦さんがわかりやすく具体的に書いてくれてたのでこちらも！
業務設計ユニット
名通り、Bizサイドの業務オペレーションの設計を行っています。現場か上がってくる要望に対し、Salesforce、Zuora、BigQueryなどツールを駆使して対応しています。業務範囲はマーケ/IS/セールス/CS/コーポレート/グループ会社と、かなり領域も広く、求められる知識も深めです。加えてスピード感も大事で、マルチタスクプレイヤーが多いです。
「新しい商品を売る」となったときにどんな対応をするかというと、こんな感じです。
・料金体系の確認/検証（Zuora）
・商品カタログ追加、見積、契約書、請求書を作れるように整備
（Salesforce、Zuora）
・Salesforceの商談で売上計上できるように整備（Salesforce）
・全社KPIの集計への追加対応（BigQuery、Redash）
また、全体最適を考えた改善も行っています。実は3年ほど前まで、社内の変化のスピードにオペレーション設計が間に合わず、一時的に最適化を繰り返しその場を凌いできました。Salesforceは気付いたときにはハウルの動く城のように、いびつな構造に。どこかを変えると、どこかが崩れちゃう。まぁ〜大変。そこで理想のToBeを描き、今後の変化するスピードにも耐えられるように再設計も行っています。
業務設計ユニットに異動して大変だったことは？
namizo：業務設計ユニットでは、関わる関係者が多岐に渡ったり少し時間がかかる設計に関してはプロジェクト（以下、PJ）を立ち上げて進めます。主に設計ユニットメンバーがオーナーになって現場チームや開発チームを巻き込んでゴールまで進めてくイメージですね。私たちはセールスサポート時代の経験でZuoraに近しかったのもあってZuora関連のPJにアサインされることが多いかも。dateさんは異動してすぐにいくつかPJのオーナーを任されてましたよね？やってみてどうでした？
date：そもそもPJをやるのが初めてで右も左もわからないから本っ当になにもわからなかった(笑)PJの対象業務も現運用の分岐が多すぎて本当に考えるのが大変で…なにから始めたらいいかもわからないし、PJの進め方の正解もわからない、いろんなこと考えなきゃいけないって状態でした。
namizo：わかる！もちろんユニットの他メンバーもサポートしてくれるけどそれでも最初は本当に何から始めればいいかわからなかったなぁ。考える → やってみる → 手戻り → 考える…を何回もした記憶が…。今でも正直進め方の正解はわからないですね。
date：どこまでシステム化するかの線引きも難しいと思ってて、よく「3年耐えれる持続可能なオペレーション（設計）を」って言ってるけど、100％で作り込んじゃいけないなとも思いました。どうしてもシステム化できない部分とかだってあるからそのあたりの判断軸とかはいろんな人から意見を聞いたりして参考にしました。
namizo：セールスサポートの時はある程度正解があっていろんなケースで経験を積めば積むほどいろんな正解を知っていくから何か新しい業務が出てきても答えをイメージしやすいみたいな感覚があったけど、PJは正解というかゴールを考えるところからやらなきゃで、迷うし思考も手も止まるしで…
date：どこまでやれば正解なんだろうとか考えちゃう。慣れてない間はすごい不安でしたね。
namizo：不安わかるなぁ。周りに壁打ちしてくれる人がたくさんいてくれて本当に助かってました私。ちょっと話は変わりますが、セールスサポートの時より関わる部署が一気に増えたことも個人的には大変だったかも。
date：それは会社自体が大きくなったことも影響してますよね。前は「ここに言ったら解決する」みたいな先が結構明確だったけど今は関わる部署が幅広くてそうでもないみたいな。
namizo：たしかに。会社の規模・関係部署含む組織体制がものすごく目まぐるしく変わるイメージですね。変化が多いかつ早くて「誰に聞けばいいかわからない」みたいなボールが会社全体で増えてる感じします。
異動してよかったことは？
namizo：大変だったことばっかり振り返ってるからよかった話もしておきましょ(笑)個人的にはセールスサポート時代の業務知識や経験は結構活かせるものがあったなと感じてるとこかな。
date：そうですね。実際の（Zuora）設定業務をやっていたのでそこも含めてこれまでの業務フローを理解できてるのはでかいかも。
namizo：当時は契約締結後のZuora設定業務がメインだったから、Zuoraを現状どう使ってるかの基本知識は持ててましたもんね。オペレーション設計する時もその知識は活かせてたと思う。例えば、システム改修やオペレーション変更による既存業務への影響範囲の特定とかにはかなり役立ちましたね。
date：私は自分のキャパが広がった気がします。なんていったらいいんだろ…関係先も増えたし考えることも増えたことで前よりも広い視点で物事を見れるようになった気がします。
namizo：うんうん。今回の異動で今までの経験も無駄にせずさらにステップアップみたいな感じで新しい分野にチャレンジできてる感があるなとは思いますね！大変だったけど…(笑)私はdateさんが異動してきてくれてZuora業務に知見が深いメンバーが増えたことがだいぶ心強かったので、その点でもdateさんに感謝です🫶
We are Hiring!
namizo：特段オチもなく思い出話みたくなっちゃた(笑)
date：最後に大事なお知らせ入れておきましょ！
というわけで大事なお知らせです！
こんな感じで日々試行錯誤しながら業務を進めている私たちですが、やるべきこともやりたいこともまだまだ大盛りの状態です！
その山を一緒に超えていってくれるメンバーがもっと増えてくれると嬉しいな〜と思ってます☺️
もし事業推進本部やSmartHRに興味あるかも？って方がいらっしゃったらぜひカジュアル面談もご検討ください！お待ちしています🫶
事業推進本部には業務設計ユニットのほかにもたくさんのユニットがあり連携しながら業務を進めています🤝
そんな事業推進本部の中身を知れるSmartHR 事業推進本部 Advent Calendar 2024ぜひ読んでみてくださいね〜🙌
次回は12/16(月)配信予定
データアナリストのisseiさんの記事ですよ〜！お楽しみに🎵