わからない、わかってくれないのは言語化ができないせい: 言語化のコツ教えるから来い
もやもやする感情や他人の言動や業務上の問題を紐解く
ハゲるほど頭を使い続けて (まだハゲてないけど) いつの間にか得意になっていた言語化するスキル。
"理解したつもりでいるけど、もやもやするけど、なんだろこれ。"
"今のこの人の発言、うまく言えないけどなんか引っかかる。"
“明確に言えないけど、この方針はダメな気がする”
"よくわかんないけど、反対。何か嫌だ。"
こういった感情を紐解く。これらを放置すると、ストレスが溜まる。それで済めばいいが、ビジネスにおいては悪影響を与える可能性が高い。例えば、説明能力がない社長が社員の意見を十分な説明無しに突っぱねて、社員の反感を買い、労働力を大放出していたのを見たことがある。逆も然りで、上司に提案するも十分に説得できないために却下されて、本人の能力不足にもかかわらず、 “あの上司はダメだ”と嘆いてしまう人もいた。このように、"黙って従え" というように突き放すのは楽である。しかし、周囲に煮え切らない思いをさせないようにするには、納得のいく説明が要る。
言い換えると、適切に言語化した説明さえできれば、ある程度自分の思い通りに事を進められるケースが増える。それは、皆我に屈服せよといった覇権的な推進ではない。というより、協力関係を築いて、建設的にプロジェクトを前に進めたり、効果的な交渉をしたりするのに役立つことを意味する。なぜなら、言語化すると自然と論理性が高まり、他人にとって納得しやすいからだ。"なんとなくこうしたい" と言われるのと、"こういう理由で、みんなのためになるだろうから、こうしよう" と言われるのはどちらがいいかは明白である。
ということで、言語化のステップを言語化していく。少しでもヒントになれば幸いだ。私の言語化プロセスを簡素化すると、以下のようになる。
観察 => 原因特定 => 解決
とにかく観察が大事。いかに観察して、多くのヒントを集めるかが大切である。数学的に言えば、できるだけ多くの変数を集められれば、正確な解を求められるということである。
言語化のステップ
結論、言語化は観察から始まる。自分や他人の行動、自分の感情、起きたことを整理して、それを具材に答えを導き出す。
問題提起 (感情/問題を見つける)：漠然とした不快感や疑問に気づく。
思い出す (特定の感情を感じた瞬間を想起する)：その感情を強く感じた具体的な事柄を思い出す。よくわからない感情を言語化するとき以外はスキップしてもよい。なぜなら、この思い出すという工程は、感情のトリガーを発見することが目的であるため。
観察する (特定の感情を感じたとき/問題が起きているときの状況をリストアップする)：具体的な事柄を客観的かつ明確に述べる。
逆を考える (もし事象がなかったら、逆だったら)：その出来事がなかったら、または逆だったら同じ感情を抱くか考える。
原因特定 (感情の原因を特定する)：深掘りして根本的な原因を特定する。
仮説立て ("ということは？"で論理展開する)：感じたことから推論を始める。
解決策を考える：原因に基づいて具体的な対策を立てる。
例1：自分の感情を言語化する場合
1.問題提起 (感情/問題を見つける)
なんかもやもやする。やる気が出ない。
2.思い出す (特定の感情/問題を感じた瞬間を想起する)
次の会議の資料を作るタスクに取り組もうとしていた。
3.観察する (特定の感情を感じたとき/問題が起きているときの状況をリストアップする)
夕方だった。
嫌いな分野ではない。
資料にまとめる内容は専門性が高い。
馴染みのない内容ではないが、あまりその分野について詳しくない。
資料をまとめるために、時間をかけて頭を使い、調査する必要がある。
何から取りかかればいいかわからない。
4.逆を考える (もし事象がなかったら、逆だったら)
もし、昼だったら？
もやもやするかもしれないけど、もやもやしなかったかもしれない。
もし、嫌いな分野だったとしても？
もやもやする
もし、資料にまとめる内容は専門性が低かったら？
もやもやしない。
もし、馴染みのある内容であったら？
もやもやしない。
もし、あまり時間をかけて頭を使わなくても、達成できることだったら？
もやもやしない。
もし、何から取りかかればいいかの手順がはっきりしていたら？
もやもやしない。
5.原因特定 (感情/問題の原因を特定する)
少し疲労がたまったときに、多くのエネルギーを消費するような作業に対してもやもやを感じた。
6.仮説立て ("ということは？"で論理展開する)
ということは、やったら疲れそうだなと思うと、やりたくなくなる傾向がある。(= 多くのエネルギーを消費し得るタスクを無意識に脳が避けようとしている。)
7.解決策を考える
多くのエネルギーを消費しなくてもいいように、
Chat GPTやMicrosoft Copilotを使って、機械に大部分を任せる
過去、誰かが作った資料を真似する
自分で調べてもわからなかったフリをして、早々に同僚や上司に聞いてしまう
自分でツールを作って、作業の一部を自動化する
馴染みの無い分野だったが今後もこの分野に携わるので、理解を深める時間を別途取る
多くのエネルギーを消費できるように
体力をつける、もっとよく寝る
次回以降ラクにするための方法、仕組みを考案する
テンプレを作っておく
資料をまとめる分野に関するWiki、資料、記事等の情報を一か所にメモしておく
例2：他人の言動を推察して言語化する場合
1.問題提起 (感情/問題を見つける)
プロジェクトのスケジュールが遅れてしまっている
2.思い出す (特定の感情を感じた瞬間を想起する)
(よくわからない感情を言語化するとき以外はスキップしてもよい。なぜなら、この思い出すという工程は、感情のトリガーを発見することが目的であるため。この例の場合、スケジュールが遅れているという問題が明白のため、この工程を飛ばす。)
3.観察する (特定の感情を感じたとき/問題が起きているときの状況をリストアップする)
チームメンバーが当初の見積もり以上に時間をかけているタスクがいくつかある。
他部署とのやりとりが必要な工程で遅れが生じている。
メンバーの一部が、自分のタスクに関してほとんどフィードバックを出さず、進捗状況が不透明である。
プロジェクト全体の把握が難しく、現状が不確定であるため、タスクの見直しが必要と感じている。
4.逆を考える (もし事象がなかったら、逆だったら)
もし、各メンバーが予定通りにタスクを進めていたら？
スケジュールに対する不安や焦りは軽減されたはず。
他部署との連携が円滑に進んでいたら？
遅延の原因が減少し、計画通りに進められたはず。
メンバーが進捗報告を定期的に行っていたら？
状況が把握しやすくなり、進行に関する不透明さが減少しただろう。
5.原因特定 (感情/問題の原因を特定する)
チームメンバーのタスク進行
フィードバック不足
他部署との連携遅れ
6."ということは？"で論理展開する
ということは、メンバーがタスクに必要以上の時間をかけているかもしれない
ということは、優先順位が曖昧である可能性がある。
ということは、他部署との連携プロセスに改善が必要かもしれない。
7.解決策を考える
チームメンバーの進捗状況を定期的に確認し、リソース配分や役割を見直す。
定期的な進捗報告とミーティングを設け、プロジェクト全体の進捗状況をより透明にする。
他部署との連携遅延に関して、フィードバックプロセスの改善策を話し合い、プロジェクトへの影響を最小限に抑える。
タスクの優先順位を再評価し、最終的なスケジュールに合わせて適切に調整する。
最後に
論理的に物事を説明できるようになると、上司、部下、同僚、家族、友人と正確な意思疎通ができるようになる。すると、自分の意見を的確に批評してもらえる。いい意見であれば通るし、通らなくても納得のいく理由でボツになる。それでも理不尽なことは起こり得るのが世の中の常とは思うが、多少なりとも改善することは保証する。
言語化できていなかったときと、できている時を比べるとはるかに感じるストレスは減ったし、むしろ楽しいとさえ感じる。ぜひ、試してほしい。また気付いたことがあれば、追記する。