報告書の焦点は未来 (vol 228)
なかなか分かってもらえんな〜
報告書の視点。古新聞記録を提出する文化ではつまんないのに。
ツイートだけで行動修正は起きないし、数回の話で習慣は変わらない。
分かってるけど、ちょっと挫けます。
振返りとその先を考える重要性。なんで伝わらなかった？
「報告書の目的、焦点」前回よりストレートに。
拠点の実績報告、多くの定例報告書が求められます。大半は日本の要求。数字をまとめる作業だけでも手間がかかります。
正直なところ、多くは出しておしまい。それで満足してもらえるから😅。提出後に質問ないし、この数字、何に使ってんだろ。
出すものはササッと終え、自分達の未来に時間をかける。こっちが重要。
いくつかの報告書は自分達に大切なもの。数字に加え、マネジャーに状況判断や次の行動を質問、対策を考え、今の活動状況を再確認する。それらを文字にした報告書。
月例報告書を提出する時点は、既に翌月。翌月後半のことも。
それでも意味のある報告書とは何か、何故か。
前月中や月末の時点で、分析、振返り、失敗認識、反省、学習、再発防止対策など、拠点長やマネジャーとして既に行動を始めています。前月の状況判断に基づいて、現在進行形の今月があります。
ところが、状況判断と行動の相関は頭の中にあって「経験・判断→行動」の対応ストーリーは暗黙知のまま。マネジャー個人の経験や記憶のみで、組織の財産、形式知になっていません。
暗黙知を形式知に近づける文字化。これが報告書の目的なんです。
前月実績の報告書には、事実や数字の記録と分析に加えて
「前月から見た未来の行動＝今月や来月の行動」の計画
があってこそ意味が生まれます。
月例報告書で大事なのは、現在進行中の行動、前月から見た未来の行動。
実績・分析・判断から行動計画への繋がりを文書化しながら整合性確認。
文字化は鳥瞰、あれっ？と思ったり検討の抜けも見つかります。
だからこそ、自分達のための報告書には未来(計画)のことを書く。報告書に未来・行動計画が書けないのは、まだ行動開始がないことと同義⁉️
組織としての進化は望めません。
The focus of business management is “the future”, not “the past”.
We have many tasks to perform and report on: analyzing data from the past. Certainly, analyzing data is important. However, if the analysis and study of data does not influence future behavior, then it is a waste of time.
What did you read and learn from your analysis of past data?
What behavioral modifications or new actions will be taken as a result of what was learned? Our reporting is required that focuses on the future.
How much of your report is mentioning the future actions & plan?
ビジネスのマネジメントのフォーカスは、過去ではなく未来です。
私たちには、過去のデータの分析を行って報告するタスクが数多くあります。確かにデータの分析は重要です。しかし、データの分析や研究が未来の行動に影響を与えないのなら時間の無駄です。
過去のデータの分析から何を読み取り、何を学んだか。学んだ結果としてどのような修正や新行動を起こすか。未来に焦点を当てた報告が求めらます。
あなたのレポートには、どれだけ未来の行動や計画が書かれていますか？
報告書という名の記録ならやめたら〜⁉️の本心も、拠点長もサラリーマン。出せと言われりゃ出している自分のアサーション不足を反省😅。
ならば現地のマネジャーに要求する報告書はどうよ。
拠点責任で数は限定するから、報告書には次の計画を入れる。形式知の蓄積につながる報告書を意識して欲しいな。
と考えつつ、自分のツイートを読むと舌足らずに気付きます。だから、一度の発信や話で伝わらない。同じ趣旨の繰返しや単語を煮詰めてこそ琴線に触れるのかもしれませんね。
行動変容を目指して、新たな念仏「報告の焦点は未来」が定着するまで。
100回でも200回でも煮詰めて発信、これが拠点長の役割です。
最後までお読みいただき、ありがとうございます。
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