2024年度32名入社決定！リファラル採用成功の鍵は、”制度や仕組み”でなく”マインドセット”
こんにちは！Micoworks人事の徳永です。
Micoworksには約2年前に入社をしており、現在は採用全般のマネジメントを担当しています。
ありがたいことに、私が入社した2022年9月と比較すると社員数が約3倍となり、たくさんの優秀な仲間に入社を頂いています。
特に2024年は多くの方を採用しましたが、力を入れたリファラル採用経由で32名の方が内定承諾しています。（2024年11月現在）
決定したポジションは、CSやセールス等のBiz職種はもちろん、エンジニアリングマネージャーのようなエンジニア×マネジメントの経験をお持ちの方も決定しています。
これまでも、リファラル採用で入社が決定することもありましたが、いつも決まった人が紹介してくれるとか、たまたま転職する人がいたから紹介するといったラッキーパンチ的な決定が中心で、リファラル採用がカルチャーにはなっていませんでした。（2023年度は13名の決定）
今回は、そんな状態から年間で32名、半年で24名の方がリファラル入社するほどリファラル採用を活性化し、「まずはリファラル採用ができないか考えよう！」といったカルチャーをどのように根付かせていったのかをご紹介させて頂きます。
リファラル採用は仕組みでなくマインドセットが大事
取り組みをご紹介する前に、私なりに導き出したリファラル採用を活性化させるために大事な考え方についてお話したいと思います。
「仕組みよりも社員のマインドセット」が大事だということです。
リファラル採用を活性化しようと思うと、紹介してもらった社員にお礼を準備した方が良い？社内の雰囲気を知ってもらうためイベントを企画する？紹介しやすいようにカードをつくる？等、仕組みや制度をつくることを考える方も多いと思います。
これらは無駄にはならないと思いますが、一時的な取り組みで終わってしまったり運営コストがかかったりと、費用対効果が悪くなるケースもあると思います。（スタートアップ人事は忙しい！）
（余談）私もCOO八重樫からリファラル採用を強化しよう！！と話があった時に、こんなイベントやりましょう！こんなショート動画を作りましょう！等プレゼン資料をつくって提案しましたが、今考えるとやり切れてなかっただろうな…と思いぞっとします…笑
私たちは、これまでの仕組みから大きく制度は変えずに、ちょっとした取り組みで社員の意識を変えることに取り組みました。
リファラル採用活性化に向けて社員のマインドセットを整える為に大事なのは、以下の3つです。
1．言い続けること、賞賛すること
2．会社のリーダーが背中で見せること
3．社員の自社への解像度をあげること
ユニークな仕組みを入れなくても上記を徹底的に追及することでリファラル採用をカルチャーにすることが出来ます！
これらを実現するために何を取り組んだのかを具体的な取り組みと共にご紹介していきます。
１．言い続けること、賞賛すること
リファラル採用をカルチャーにしていくためにまず一番にやるべき事は「言い続けること、賞賛すること」です。なんの仕組みやクリエイティブも必要なく、リファラル採用を活性化させたい人が協力すればすぐに取り組める施策です。
弊社がどのように進めていったのかをご紹介します。
STEP1：リファラル採用をやる理由を発信力のある人から伝える
リファラル採用がまだ社内のカルチャーになっていなかった私たちは、まずはなぜリファラル採用を活性化させたいのかを全社員が集まるAll Handsで説明をしました。
リファラル採用を自分ごとだと思っている社員は少ないと思いますので、この場で全社で取り組んで行きたい旨を伝えていきました。
これを伝えるとき重要なのが誰が伝えるかです。「この人に協力したい」「この人は会社への熱量が高い」と社員が思うような人から発信することがポイントです。
採用チームからの発信だと少し自信がないなという場合は、社員からの信頼が厚い方をリファラル採用のプロジェクトに巻き込んでその方から発信してもらうのもアリかもしれません！
弊社も特に採用人数が多い部門については、その部門内でリファラル採用の協力者を立てて、その方から部門Mtgでのリファラル採用に関する発信をしてもらっていました。
STEP2：目標を設定し、定期的に進捗を共有する
次にご紹介したいのは、定期的な情報発信です。
リファラル採用をカルチャーとして広めるには、まずリファラル採用に取り組むことが当たり前である雰囲気をつくる必要があります。
弊社では、毎週月曜日に開催される全社朝会でリファラル採用に関する発表を行っていました。
発表の内容は以下の通りです。
・リファラル採用に関する目標の進捗の共有
・入社決定した方の紹介
・この1週間でリファラル採用に関するアクションをした人の紹介
リファラル採用に関する目標設定については、弊社の場合四半期ごとの内定承諾者数の目標を設けていました。紹介数については、目標は設けていませんでしたが、月々の紹介数がどのように伸びているかをグラフで紹介していました。
目標を設定し共有することで自分ごととして捉えてくれる社員が増えたと感じています。
また、朝会は全社員が参加することもあり、リファラル採用に関する何かしらのアクションをした方をスライドにまとめ全社で拍手を送るようにしていました。
こういった「目標を共有し合う」「日頃の些細な出来事も共有」というちょっとしたアクションから、リファラル採用に取り組むのが当たり前であるというカルチャーが少しづつ根付いていったと感じています。
STEP3：協力してくれた人に拍手を送る
そして、最もリファラル採用を活性化させる上で大事なのは、協力してくれた社員を賞賛することです。
前述した朝会等全社員が集まるような場で拍手を送るだけでなく、経営メンバーからの四半期の振り返り等でも感謝を伝えていきました。
また、Slackでリファラル採用channelを作成し、そこでリファラル採用に関する投稿をした社員には、”最高スタンプ”でアクションを讃えるという行動を行っていました。
このスタンプでの賑やかし等は、社員の巻き込みが重要ですので、最初の頃は人事チーム全体で積極的にアクションを起こしていましたが、徐々に全社的に盛り上がるようになっていきました。
これまでも、リファラル採用が強い企業さんから「リファラル採用は報酬を贈るよりも拍手を送ることが重要である」と教えてもらっていましたが、本当にそうだなと実感しています。
2．会社のリーダーが背中で見せること
よくリファラル採用に関する目標を社員のOKRに入れる、評価制度に紐づける等の取り組みをされている企業様もあると思います。
私たちは、OKRに入れる等はせずにManager以上の役職の社員に対して個人目標の設定を行い、進捗を追っていく取り組みを行いました。
具体的には、Manager以上は四半期で1名の紹介、経営メンバーは四半期で3名の紹介をするという数値目標を設定し、ManagerミーティングやSlackで紹介状況の共有をしていきました。
これはリファラル採用以外の全ての人事施策で言えることですが、メンバーに協力を仰ぐには、まずは会社のリーダーが取り組んでいる姿を見せなければ社員はついて来ないと考えています。
方法は、スプレッドシートを使って誰が何人紹介しているのかを可視化し、紹介が上がってない方には誰に声を書けるかを書き出してもらい進捗状況を確認すると言ったシンプルな取り組みを半年間継続しました。
目標を大幅達成する人もいれば、残念ながら達成できなかった方もいますが、「まずは自分たちがやって見せよう！」というマインドを醸成することができたと感じています。
3．社員の採用に関する解像度を高めること
社員にリファラル採用に関するアンケートを行った際に多かったのが「採用要件としてどんなスキルが必要なのかがわからない」「紹介の仕方がわからない」「どう声をかけたらいいかわからない」という自社が採用したい人物像の認知不足に関する声です。
よく考えてみると、日常的に採用に関わる社員以外は、上記がわからないのは当然ですよね。社員の皆さんの採用に関する解像度を上げていくために、以下の施策に取り組みました。
施策1：採用計画と最低限のスキル要件を全社員に公開
ほとんどの企業が、会社のHPに求人票を公開していると思いますので、社員もそこを見に行けばどんなポジションを募集しているかわかるはずです。しかし、いつまでに何人採用するのかは求人票では把握しきれませんし、一つ一つ求人を見に行くのは社員にとって負担にもなります。
弊社は、全社員がアクセスできるNotionに「募集ポジション」ページを作成し、ポジション名・想定グレード（レベル感）・最低必須要件・必要なタイミングを簡単にまとめ、社員が一目で募集ポジションを理解できるようにしました。
上記に加えて、特に急ぎのポジションや採用を強化したいポジションは、全社朝会で事業部のManagerにポジションの詳細を解説してもらい、理解度を高めてもらうようにしていました。
施策2：会社の推しポイントを理解するためのワークショップを開催
AllHandsについて紹介しているこちらの記事でも書かせて頂きましたが、会社の魅力を言語化するために会社のショートプレゼンを作成するワークショップを行いました。
社員が感じている会社の魅力は、人それぞれ違ったりします。
このワークショップでは、Micoworksに入社した理由をチームメンバー同士で共有するところから始まり、会社全体・事業・人・カルチャー・働き方等のカテゴリに対して魅力だと感じる事をポストイットで書き出してもらい、それを3分程度のプレゼンにまとめて発表してもらうという方法で進めていきいました。
日々関わる業務によって違った要素やキーワードが出てくるので、新しい魅力発見にもつながり知人に声かけする際のネタになったという声がワークショップ後に上がっていました！
施策3：新入社員の方に採用に関するオンボーディングを開催
リファラル採用は新入社員の方をいかに巻き込むかが重要だと考えています。
理由としては、大きく2点です。
1点目は、入社直後は会社への期待度が高まっているタイミングだからです。ほとんどの方が複数企業の選考を受けてその中から入社する企業を決めているわけなので、最も好印象を持った会社へ入社しています。会社のことが好きでなければ知人におすすめすることはできないと思いますので、入社初期が最もリファラル採用しやすいタイミングでもあるのです。
2点目は、まだリファラル対象となる知人が枯渇していないからです。入社歴が長い社員は、既に複数の方にリファラル採用で声をかけているため、声かけ対象者が枯渇しているケースも多いです。新入社員の方は、まだリファラル採用で声かけをしていない状況なので、対象になる方が複数いる可能性が高いです。
そんなリファラル採用成功のキーパーソンとなる新入社員の方をリファラル採用に巻き込む為に取り組んだのは、入社から2～3ヵ月後に行う「リファラル採用座談会」です。
この座談会では、同時期に入社した新入社員を集めて、リファラル採用に関する情報のインプットやワークショップを通じたアウトプットを行います。具体的には、リファラル採用のフロー、募集ポジションの詳細、会社紹介の方法、リファラル採用制度の詳細をお伝えしていきます。
凝った内容を準備しているわけではないですが、入社初期からリファラル採用に関する認知度を高め、「この会社は自分たちで仲間集めをするんだ」というカルチャーを知ってもらうために非常に有効な手段だと感じています。
制度面で取り組んだこと
これまで、マインドセットを変えるということを中心にお伝えしてきましたが、制度面で取り入れたものもありますので、一部ご紹介させて頂きます。
リファラル会食の活性化
知人を招待できる社内イベントを企画している企業も多いと思いますが、私たちはそういったイベントを企画する代わりに、リファラル会食費用の費用補助アップを行いました。
そもそもリファラル会食とは、社員とその知人がリファラル採用を目的に食事に行くことを指しますが、もともとその会食の費用を補助する制度がありました。
リファラル採用を活性化するタイミングで、期間限定でこの費用補助の金額を1.8倍に増額しました。そうすることで良い食事をしながら近況話さないか？と声かけがしやすくなりました。（私個人もこの制度を活用してリファラル採用に成功しました！）
イベントもカルチャーを知ってもらう上で非常に良い取り組みですが、運営の負担も大きいですし、参加する外部の方にとってもハードルが高くなりがちです。リファラル会食は、気軽に実施できるので、非常におすすめの制度です。
さいごに
リファラル採用について取り組んだことをご紹介させて頂きましたが、どれも人事の徹底力と社員の巻き込み力を意識すればすぐに取り入れられる内容だと感じられた方は多いのではないでしょうか？
特別な施策や制度を導入しなくても、社員の声を聞いてどこに課題があるかを明確にし、そこを改善していくためのちょっとした取り組みを行えばリファラル採用をカルチャーにすることができます。
また、リファラル採用を活性化させることは、社員が会社をより理解するキッカケになるだけでなく、全社として一つの目標を追うことになるため一体感が醸成され、組織サーベイの数値の改善にも繋がったのではないかと感じています。
今後は、優秀な転職潜在層の方々をリストアップしてアプローチを行うメモリーパレスのような直接つながりのある知人以外への声かけ等も行いながら、「自分達で仲間集めをするのが当たり前の組織」として採用活動に取り組んで行きたいと考えています。
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