テレワーク時代における、オフィス有効活用術とは？
こんにちは！コザワです。東京は30度を超えて、すっかり夏ですね！夏生まれのコザワとしては、本当にワクワクしております！更に、かき氷大好き人間として、ひんやり氷に合う季節になって嬉しい限りです！
とはいえ、まだ身体が夏に慣れていないと思いますから、皆様も、水分補給や適度な休息を心掛けて、夏を満喫してくださいね♪
さて、本日は、「テレワーク時代における、オフィス有効活用術とは？」というテーマです。コロナをきっかけに、テレワークが進み、オフィスを移転・縮小した、という企業様も多いのではないでしょうか？そんな中で、「そもそも、オフィスって、要るの？」「どううまく使うの？」を考えておられる経営者・人事の方も多いと思います。今日は、そんなオフィスの活用術をお伝えします。
では、行ってみましょう～＼(^o^)／
テレワーク導入で見えてきたデメリットとは？
コロナをきっかけにテレワーク化したことで、在宅勤務、サテライトオフィス勤務、何なら、ワーケーションなど、時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が一気に加速しました。これは、コロナが起こした世界的イノベーションだとすら思います。テレワークを導入するメリットには、ワーク・ライフ・バランスの実現によるメンバーのモチベーション維持や満足度の向上があげられます。また、パートナーの転勤に伴った離職防止、採用の幅が広がったことによる優秀な人材の確保があげられますね。その一方で、見逃せないデメリットが潜んでいることも事実です。
コミュニケーション不足
1点目は、コミュニケーションの問題です。従来のオフィス勤務では、働く時間も場所も同期されていたので、仕事のちょっとした相談がしやすかったり、何なら、仕事以外の話もしやすかったので、「人となり」が分かって、心理的安全性の確保ができていました。しかし、テレワークではコミュニケーションが取りづらいという難点があります。特に、新人は自分からコミュニケーションを取ることに抵抗があったりするとも言われています。雑談の機会が減ることで、それぞれの従業員が抱えている問題に気づきにくくなってしまうのです。また、顔を突き合わせて話をする機会が減ることで、すれ違いが生じ、正しく情報が伝達されないという問題も、仕事の質の低下につながっています。さらに、視覚的にメンバーの様子が見えないことから、チームワークが低下したり、士気が下がったりする傾向にあります。
他部署との連携が希薄化
2点目は、他部署との連携問題です。元々、オフィス勤務だったとしても、部署間コミュニケーションは大きな課題の一つだと言われていました。ただ、物理的に顔を見ることで生まれたり、廊下の雑談でコミュニケーションが生まれたりする副次的な効果は少なからずあったと思います。ただ、この課題が、テレワークになることで顕著になり、他部署で同じ情報収集をしていたり、情報共有が遅れることで決裁遅れが発生するなど、仕事のスピード感低下につながる傾向が生じています。
テレワーク時代におけるオフィスの4つの役割
もちろん、私たちニットもフルリモートです。テレワークのメリットは享受させてもらっているなと感じますし、デメリットの解消法もノウハウは蓄積しています。ただ、今日は、あえて、デメリットも無視できないテレワーク時代に求められるオフィスの役割について考えていきましょう。
企業のビジョンやミッションの浸透
1点目は、企業のビジョンやミッションを共有する役割です。働く時間や場所が異なったとしても、企業という一つの組織で働く上で、ビジョンやミッションの共有は欠かせません。これらは航海における羅針盤のようなものです。目指しているもの、向かおうとしている場所が共有され、メンバーがワガゴトで捉えることは重要ですね。企業が何を目指しているのか、今何に注力しようとしているのかをメンバーが理解してこそ、パフォーマンスの最大化につなげることができると思っています。
つまり、これからのオフィスのあり方として、企業理念や経営戦略などを自ら発信し、オフィスに来ればこれらを体感できる場所であることが求められます。
メンバーのコミュニケーション円滑化
2点目は、メンバーのコミュニケーションを活性化し、円滑に業務を進めていくことです。離れているよりも同じ空間にいる方が、自然とコミュニケーションが生まれます。特に、未来について語るディスカッションやキャリアを迫る1on1など、膝を突き合わせて会話することで出てくる新しいアイディアや何気ない会話のなかにヒントがあることが多いものもあります。円滑なコミュニケーションのすり合わせを行うことが、共に過ごすオフィス空間だと容易になります。これからの新たなオフィスのあり方として、単なる業務をする作業場ではなく、せっかくオフィスで仕事をするのであれば、どのようにメンバー同士のコミュニケーションを活性化し、モチベーションアップにつながる空間にすることができるか？を思考することが求められます。メンバーが強制的ではなく、自発的に「オフィスに行きたい！」と思わせるオフィス環境整備がポイントとなりますね。
対外的な信用価値向上
3点目は、オフィスがあることで得られる対外的な信用価値です。今や、コワーキングオフィスやレンタルオフィスを導入する企業が増えているとはいえ、自社オフィスがある企業と自社オフィスがない企業を比較すると、信用性が高いのは前者だと感じます。また、顧客と打ち合わせをするための場所や資料などの送付先といった連絡先情報としても、固定オフィスの存在が重要です。また、「採用」においても重要です。オンラインでの面接も増えていますが、最終面接や内定通知の段階でオフィスに来てもらって、オフィスの雰囲気や社内の空気感を伝えることで、信用度が上がったり、動機形成の一部となり得ます。更には、私自身は広報なので、メディアさんの取材があった時に、取材できる場所と映える社内スポット（できれば屋上とかもありがたい）などはとても重要視しています。
自由な働き方の象徴
4点目は、自由な働き方の選択肢を取っているシンボルとすることです。これからの働き方は、従来の毎日出社・9-17時までオフィスに一様に集まって、ただ仕事をするだけ、という形が良しとはされない時代になります。フレキシブルな時間に会社で働けるようにしたり、働くお父さん・お母さんメンバーのために、小さなお子さんをオフィスに連れてこられる託児所を併設したり、月に１回オフィスでたこ焼きや鍋パーティーをしてみたり、体操や仮眠が取られる場所を用意したり…。当社ニットも、オフィスにビールサーバーがあります（笑）
テレワーク時代の新たなオフィス有効活用術5選
フリーアドレス促進
出社する頻度が下がったことで、一人一デスクが必要なくなった企業も多いと思います。ただ、せっかくフリーアドレス化しているのにも関わらず、席が何となく固定化していませんか？そうなると、結局、コミュニケーションはいつものメンバーとなり、せっかくのフリーアドレスが効果的に活用されていないことになります。フリーアドレスを促進する一番の方法は、「毎日、違う席に座る」というルールを設けること。また、席を固定化しないために、当たり前ですが、私物は席に置かない。こういったことが重要です。
出社する日をそろえる
出社・リモートが混合しているハイブリット型勤務の方であれば、なんとなく行くとか、偶然的に集まるとかって形になります。それもフレキシブルさがあっていいのですが、チーム単位で、全員で出社する日を決めることで、会議をリアルでやって、ランチをみんなで食べるということを週一でもやれると、親密度合いは全く違ってきます。
新人は出社
新人は、社内での関係性がまだ構築できていないので、オンラインだと、「ちょっといいですか？」が聞きづらい傾向にあります。そこで、例えば、入社半年間はオフィス出社と決めるなど、一定のルールを設けることも一つの策です。出社していると、社長とフラッと会話することができたり、先輩の営業電話を盗み聞きできたり、同期と悩みを共有できたり…といった「偶然の副産物」を得られることがたくさんあります。結果、会社へのエンゲージメントが高くなり、心理的安全性が確保され、成長スピードが早くなります。
部署間合同ミーティングの導入
部署間の連携やコミュニケーションを円滑にし、業務の滞留をなくすために部署間合同ミーティングをオフィス開催するのもおすすめです。通常、部署間だと、ビデオ会議などを使って会話することが多いですよね。しかし、部署間の連携をスムーズにさせるためには、部署を超えたコミュニケーションの場を設けることが大切です。月に1-2回程度でも、ある程度時間を区切って進捗状況の確認や課題に対する議論ができる場を設けて顔を合わせておくことで、その後チャットを使ったコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
仕事以外のことが出来る環境を整備
オフィス不要論が叫ばれる中で、逆にオフィスを持つのであれば、仕事スペースの充実はもちろんですが、仕事以外のことが出来る多様性を表すシンボルにするのも一つの手です。先述したように、働くお父さん・お母さんメンバーのために、子連れ出社OKにして託児所を併設したり、オフィスで料理ができるようにしたり、体操や仮眠が取られる場所を用意したり…。
企業としてのシンボルやショールーム化する事例
企業理念や経営戦略を発信するためのブランディングに活用するシンボルとして活かすこともできます。
スポーツブランドのadidasさんのモスクワオフィスは、天井の照明部分にサッカーボールをイメージさせるデザインを施し、受付をまるでスポーツジムさながらの仕様に近づけているようです。マネーフォワードさんは、魅せるオフィスになっており、私が訪問した際もオフィス内を案内してもらったのですが、企業理念が至るところに描かれていたり、社長が社員と同じ席に並んで座っている様子が見られたりと社風が伝わってきました。私の前職であるリクルートは、会議室がハワイ、ローマ、アテネ…など世界の都市名になっており、「11時からローマ集合！」と言うのがワクワクしていました。また、東京駅直結の51階建てビルだったので、窓に面した会議室は、見晴らしが最高。採用シーズンでは、人事が全てその会議室をブロックして面接を行い、更には51階の社員食堂へ連れていって景色でも口説いていました。スマートロックのビットキーさんは、京橋の一等地にあり、入室方法は当然ながら自社製品。顔認証などの最新のロック解除や個室ブースが並んでおりショールーム化していました。
当社ニットも、フルリモートではあるのですが、五反田にオフィスがあります。400人のメンバーのうち、オフィスへ来る人は、日によって変わりますが、常時4－5人でしょうか。ただ、内装は拘っています。フリーアドレスはもちろん、オンライン商談がしやすい個別ブース、映えるエントランス設計、企業のビジョン・バリューを貼り、くつろげるラグスペースもあります。そもそも、入口で靴を脱ぐスタイルを取っています。これは社長の拘りです。ただ、当社は基本的にフルリモートではあるので、オンライン会議をやる時に、オフィス組も、一人ひとりつなぐことで、オン⇔オフの情報量の格差は発生しないような配慮もしています。
最後に
いかがでしたでしょうか？オフィス不要論も大きな話題となっていますが、私個人的には、オフィスはあった方が良いと思っています。ただ、強制的に出社ということではなく、メンバー自身が自らの意志で、「出社したい！」と思ってもらえるようなコミュニケーションや環境整備は必須だと感じています。ただ集まって盲目的に仕事をするのではなく、集まる目的を定め、効率的に・効果的に業務のパフォーマンスを上げる設計をすること。
また、オフィスデザインを自社のブランディングツールとして活用したり、ショールーム的な存在にしたりすることで、PR効果も図ることができるため、その観点の設計も重要になってくると思います。
本日は以上です！最後まで読んでいただいて、ありがとうございましたm(__)m
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