【サロン経営者必見！キャンセル料の決め方完全ガイド】〜今さら聞けないキャンセル料の基本と実例〜

こんにちは石井です。
この記事では、正しいキャンセル料の設定についてお話ししていきます。

まだ、キャンセル料を設定していなく、お客様からのキャンセルに頭を悩ませている方はこちらの記事を先にお読みください。https://note.com/mensis_schola/n/n1d48fe2a3b75

1．キャンセル料設定・請求のやり方

キャンセル料の設定・請求は、サロンの利益を守るために重要ですが、設定や請求の方法次第では無効とされる場合もあります。以下では、キャンセル料が無効となるケースや適切な決め方、請求における注意点を解説します

２.設定や請求が無効になる場合

まず、キャンセルポリシーが明記されていない場合、キャンセル料の請求が難しくなります。ポリシーが開示されていないと、顧客側で支払い義務が不明瞭となるため、サロンが損害を立証しなければ請求ができません。

サロンで「どの条件でキャンセルとするか」「キャンセル料がいつ発生するか」を明記したキャンセルポリシーを設定し、ホームページなどで開示することをお勧めします。また、消費者保護の観点からも、キャンセル料の請求額が高額すぎると法律で無効とされますので、請求額は「平均的な損害額」を超えないように注意が必要です。

3．キャンセル料の決め方

キャンセル料は、サロンの平均的な損害額を基準に設定します。一般的には施術料金の「当日50％」「前日30％」が相場とされますが、各サロンにおける正確なキャンセル料を決めるための計算式があります。

1. 予約がキャンセルされなければ得られた粗利益額

2. 予約日当日に他のお客様が来ない確率

この2つを掛け合わせることで、キャンセルによってサロンに生じる平均的な損害額を算出します。

【例】私のサロンのワンカラー料金で計算しますね。

ワンカラー：13,700円
原価：1,000円（ネイル材料は3％〜10％が相場）
当日予約が入る可能性：0%（予約受付を次の日からに設定している為）
粗利益額：12,700円　

※ネイルサロンの場合売上原価に人件費は含みません

当日のキャンセル料は12,700円以内で設定するのが妥当です。
前日キャンセルの場合は、予約が入る可能性が20％であれば、請求額は10,160円以内になります。

仮に
・飛び込みで来店
・告知で埋まる
・キャンセル待ちで埋まる
など、当日30％の確率で来店が見込める場合は
請求額は3,810円位なら請求可能ということになります。

すぐ埋まる状況であれば、キャンセル料はいただけません。

《お客様が来ない確率について》
"当日キャンセルの場合"
普段、当日予約や飛びこみのお客様がどれくらい来るか?

"前日キャンセルの場合"
前日に予約するお客様は全体のどれくらいいるかを元に、
大体の確率を出します。

路面店や大型店舗など出ない限り、個人・小規模サロンは当日キャンセル枠に入れられないことがほとんどだと思います。
話は外れてしまいますが、キャンセルが出た時の対策もしてくださいね。

4．キャンセル料の支払い義務と上限

キャンセルポリシーが明記されており、妥当なキャンセル料を設定していても、支払いを拒否する顧客は一定数存在します。悪質な顧客の無断キャンセルを防ぐため、支払い請求は継続する姿勢を持ちましょう。
他のサロンでも同じ行為が繰り返されないよう、業界全体にとっても有益です。毅然とした対応を行うことが、結果的に他のサロンやサービスの保護にもつながります。

サロンがキャンセルポリシーを公開している場合、顧客にはキャンセル料の支払い義務が発生し、支払わない場合には延滞料も請求できます。延滞料を設定する場合も、必ずポリシーに明記してください。ただし、上限を超える金額の請求はできない点に留意が必要です。

未払いが続く場合、個人で対応する手間を省くために専門家に相談することも検討すると良いでしょう。無断キャンセルには時効もありますので、早めの対応をおすすめします。

とは言え、請求額と専門家に依頼した時の手数料の兼ね合いで請求したくとも、金額によっては悩んでしまうと思いますので、私が実際に依頼した、サイトをご紹介いたします。

ノーキャンドットコム【美容版】

他にも似たようなところもありますので、比較検討してみてください。

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あとがき

本記事を通じて、キャンセル料の設定や請求についてお伝えしました。
ネイルサロンはキャンセル設定をしても実際は頂いていないケースが多いのではないかと思います。もしかしたら悪質な顧客を産んでしまっているのかも知れません。

サロン経営を支える皆様にとって、キャンセル料の設定はお客様との信頼関係を築きつつ、安定した経営を保つためにとても重要な要素です。無断キャンセルが発生した際にただ悔しい思いをするのではなく、適切なポリシーを設定することで、双方にとって公平で納得のいく解決を。

キャンセル料はあくまで顧客対応の一環であり、無理に請求をすることが目的ではありません。むしろ、事前にポリシーを明確にすることで信頼関係を築き、健全な関係を維持するための手段として捉えていただければと思います。

経営者としてキャンセル料設定に悩むこともあるかと思いますが、この記事が少しでもお役に立てることを願っています。

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次の投稿ではキャンセルポリシーの決め方についてお話ししていきます。