はじめての展示会出展のすすめ

こんにちは。Masstery部の秋山です。

11/10(水)～11/13(土)の4日間、名古屋で開催されていたメッセナゴヤ2021に出展してきました。Masstery単体としては初めての展示会への出展でしたので、手探りながら工夫を凝らしました。今後出展を検討している方の参考になれば幸いです。

展示会準備

では早速、展示会に向けた準備から振り返ってみたいと思います。まず、展示会参加にあたっては、出展者から頂いた手引きを読み込み、必要な書類や約束事項などを細かくリスト化し、ToDoリストとして管理しました。
準備期間も2か月くらいあり、時間的な余裕はあったので、じっくり当日のブースの外観やオペレーション、搬入～搬出のことも考えて備品リストを作成していきます。コロナ感染症予防品、ボールペン、ハサミなど基本的な文房具はもちろん、パーテーションにひっかけるパーテーションフックなど細かな備品も用意しました。なので、特に当日にこの備品がない！というような声はなく、しっかり考えて準備できていたと思いました。

また、今回はMassteryでは初めての出展ということもあり、予算の関係で最小限での出展にし、ブース装飾もなるべく費用をかけず、会社に既にあるものは利用し、自分たちで制作できるものは制作するスタンスでした。

しかし、限られた予算の中でも製品のチラシは外注化してリッチなものにした方が見栄えよいという判断で、製品のチラシのみネットで数社に見積もりを行い発注しました。これは振り返って見てファインプレーだったと思います。その後、同じデザインでタペストリーやポスターにも活用したので、良デザインかつ幅広い用途で使うというコスパMAXとなりました。

配布物は製品のチラシの他に、会社案内、製品の詳細資料の3種類を用意しました。

動画の制作も並行して進めていきました。詳細までこだわったため、納期ギリギリにはなりましたが、無事納品を行い、動画をスクリーンで流す準備も整いました。

そして、これらの他にも、コツコツと書類を主催者に提出したり、什器のオプション品をレンタルするための決裁を社内で取ったり、備品やチラシを印刷する手配を行ったりしました。

そして、当日の数日前に展示会での持ち物や会場までのアクセス、入館方法などをメンバーに共有して、いざ当日を迎えます。

用意する備品リスト

少し話は逸れますが、せっかくなので、これから展示会を行う方もいらっしゃると思います。弊社が実際に持って行った備品リストを公開したいと思います。椅子や机などの什器は主催者側より用意いただきました。

■備品リスト
・製品チラシ
・製品詳細資料
・会社案内
・タペストリー
・光沢紙のポスター
・パーテーション用フック
・出展者証予備
・PCスクリーン
・HDMIケーブル
・Lightning端子とHDMI端子をつなぐケーブル
・iPhone充電器
・モバイルルーター
・スピーカー
・延長コード
・マスク
・使い捨て手袋
・消毒液
・非接触体温計
・タオルペーパー
・ティッシュペーパー
・ウェットティッシュ
・ティッシュペーパー
・商談用アクリルパネル
・養生テープ
・ボールペン
・ハサミ
・カッター
・クラフトテープ
・ホッチキス
・付箋紙
・油性マジック
・ゴミ袋

その他ソフト面では以下を準備しました。

・動画データ
・チラシがなくなった場合の元データ

本当はタペストリーを壁に引っかけるために作ったのですが、思ったより小さいものを発注してしまい、急遽A4の光沢紙を買い、A0サイズに組み立ててパーテーションに貼り付けました。(印刷のプロパティ設定で「面付け」を選択し、12枚に分けて印刷するだけなので誰でも簡単にでき、オススメです。)

もう少し予算がある方は、ジャンパーやパーカーなどカジュアルな恰好で揃えたり、机の上にかけるオリジナルの布を用意しても良いかと思います！

展示会当日

今回は４日間の出展という長丁場だったので、一部メンバーは４日間いたり、１日間だけの参加のメンバーもおりますが、大体２日間ごとのシフトとなるように組みました。かつ、弊社は東京の会社なので、全員名古屋へ出張です。泊まりでの出張は久しぶりでテンションが上がり、他企業の説明を聞いたり、なかなか刺激的でした。

今回はあまり当日のメンバーに動きや役割を設けず、自主性に任せて運営していました。特に参加した若手メンバーの覚醒により、たくさんの方にご説明やお話をさせていただく機会をいただきました。とても良いフィードバックもいただくことも出来、充実した4日間でした。

各日程が終わったあと、参加メンバーで懇親会に行けたこともとてもよかったです。なかなか東京にいても都合が合わず、開催することができなかったので。裏話も聞けたり、とても充実した時間でした。（途中から記憶はありませんが、、）

懇親会は、名古屋で有名な風来坊に行ったのですが、とても美味しかったです！特に手羽元と味噌カツの串はハマりました。２日間連続で行ったのは内緒。笑。東京だと品川にあるようなので、今度行ってみようかな。笑

(反省)事前の目的意識の共有

最後に今回の一番の反省点ですが、展示会に参加してみて特に感じたことは、なぜ展示会に参加するのかの目的をより明確にし、詳細まで当日参加するメンバー(社内協力者含む)に事前共有すべきだったと思います。
同じ出展活動でも、企業PRが目的なのか、たくさんの人に製品の説明をすることが目的なのかなど、個々でこのあたりの意識がずれていても運営はできはするのですが、結果の最大化を図ることがどうしても難しくなるので、目的の共有は大事だなと感じました。準備や展示会当日の段取りばかりに気を取られて、どのように話かけるのかは個人任せになりがちなので、次回開催するときはこのあたりのことは意識したいと思いました。

振り返りミーティング

展示会終了後の次の日に参加したメンバー全員に集まってもらい、振り返りのミーティングを行いました。ミーティングを行って出た良かった点と反省点を以下に記載していきたいと思います。

良かった点
・今回出展したエリアの位置が角（通路2面に面した）場所を取ることができ、単純に2倍の来場者様にお声掛けできた。
・文化祭のような一体感が出て楽しかった。
・チームのメンバーだけではなく、他の社内メンバーにも来てもらうことで、より幅広いアプローチ方法を知ることができた。あわせて、製品に詳しくない人の意見も聞けてよかった。

反省点
・パッと見、どのような製品を売っている会社か分かってもらえるように（他社との差別ポイントを明確化）するため、キャッチーなワード（ノンプログラミングやローコードなど）も含めて展示するとよいと思った。
・スクリーンは立って説明することを前提に設置するとよいと感じた。
・日ごとで振り返りの時間を最後に設けられるとよかった。
・足腰が大変辛い＆翌日に響くので、1時間交代・2時間交代などで適宜休憩時間や他のブースを見て回る時間を取れるとよいと思った。
・チラシに掲載する情報は文字情報よりも、パッと見で理解できる図解情報の方に力点を置くのもありかと思った。
・導入事例や導入済み会社を掲載できたらよりよかった。

など、こちらに書ききれないことも含めてたくさんの意見が集まりました。今回のミーティングで出た意見を次の展示会に反映したいと思います。

今回ご参加いただいたメンバーの方、ありがとうございました！！この場を借りて御礼申し上げます！！

まとめ

今回、展示会に参加できたことで特によかったと思うことが、あまり関わることのなかったメンバーとも関わりを持てたことです。実はまだ転職してまだ数か月しか経っておらず、なかなか話す機会もなかったので、展示会を介して話をできたことはとても貴重でした。また、製品の知識をさらに吸収できたこと、普段マーケティング業務に携わっていて多くの来場者様とお話しできたことはたいへん貴重な経験でした。

次回、同様の展示会を行う際は、さらにより良いものにしていきたいと思います。

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ご一読いただき、誠にありがとうございました。　秋山